زمانی که کار کمتری داریم چه باید بکنیم؟ چطور بهترین استفاده را ببریم؟

بسیاری از اوقات کارمان وضعیت ناخوشایندی پیدا می‌کند. خسته هستید و به کارها نمی‌رسید. مشغله زیادی دارید و مهلت کارها رو به پایان است. می‌دانید باید هر چه زودتر کاری کنید تا به کار سرعت دهیم. ولی هر کاری می‌کنید نمی‌توانید سرعت انجام کار را بالا ببرید. در واقع فقط به‌سختی می‌توانید با تلاش زیاد پشت سر برنامه زمانی تعیین شده بدوید. مشکل کجاست؟ روزهایی که کار کمتری داشتید!
وقتی کار کمتری برای انجام دادن دارید و مشغله‌هایتان کم است، شاید بهتر باشد به‌جای وقت گذرانی کارهای بهتری انجام دهید. معمولاً وقتی فشار کار کم است بهترین کار کمی تفریح و استراحت یا برنامه ریزی است. احتمالاً کمی کتاب خوانی، تماشای ویدیو یا کمی تفریح کنید یا پرداختن به مسائل دیگری که هیچ ارتباطی باکارتان ندارد، برای این اوقات خوب و مفید باشد.
اگر وقت را تلف کنید بازدهی پایین می‌آید. کار کندتر پیش می‌رود و روزها به هر حال سپری می‌شوند. ولی وقتی حجم زیادی از کار بر سرتان می‌ریزد دیگر راه فراری ندارید.
خوب شما تنها نیستید. همه ما چنین وضعیت داریم. گاهی کار کمتری داریم و گاهی از فرط فشار کار دائماً خسته‌ایم. خسته‌تر از آن که بتوانیم دائماً پر انگیزه و پر انرژی، ساعات طولانی کار کنیم. گاهی هم انرژی ما به دلایل دیگر کم می‌شود. مثلاً ممکن است این خستگی فصل باشد، یا به خاطر سفر اخیری که داشتید یا درگیری‌های دیگر خارج از کار. پروژه جدید، کنفرانس و هزار مسئله دیگر که فکر شما و منبع انرژی شما را مشغول کند، می‌توانند به‌طور مشابه شما را خسته کنند.
ولی سؤال این است که چطور باید با این دوره‌ها کنار آمد؟ چطور باید از این چرخه معیوبی که در آن گیر افتاده‌ایم خلاص شویم؟ چطور باید بازدهی کارمان را مجدداً بالا ببریم و بتوانیم مجدداً احساس شادی کنیم؟ چطور از زمانی که کار کمتری داریم برای زمانی که تحت فشاریم بهره بگیریم. راه حل مدیریت زمان است.

مدیریت زمان برای استفاده از بهینه از دوره‌هایی که کار کمتری دارید

مدیریت زمان فقط به این معنی نیست که برنامه ریزی کنید تا زمان از دست رفته نداشته باشید. برنامه ریزی برای زمانی که انرژی پایین دارید هم یک نوع مدیریت زمان است. نتیجه آن هم چیزی جز بالا بردن بازدهی و کوتاه کردن یا از بین بردن دوره‌های پر تنش نیست. در ادامه چند استراتژی معرفی می‌شود که تأثیر مثبتی در این مورد دارند

وقتی کار کمتری دارید برای آینده برنامه ریزی کنید

یکی از اشتباهات رایج ما این است که تصور می‌کنیم زمانی نامحدود در اختیار داریم. مثلاً ممکن است در طول روز چیزهای مختلفی حواس ما را پرت کنند. از صحبت کردن با افراد دیگر گرفته تا چک کردن بی‌مورد ایمیل‌ها، اپلیکیشن ها، شبکه‌های اجتماعی و … . شاید در ظاهر این موارد به شما انرژی دهند ولی در اصل زمان ارزشمندی که دارید را از شما می‌گیرند. در نتیجه در آینده نزدیک شما می‌مانید و کارهای عقب مانده و ذهنی خسته.
برای مقابله با آن، بهتر است هر روز برنامه‌ای دقیق برای خود تنظیم کنید. مثلاً کارهای مهمی که قرار است هر روز انجام دهید را بنویسید و یک فهرست از کارها درست کنید. البته مشخص است که پایبندی به لیست خودش یک شرط تأثیر گذاری این استراتژی است! روزهایی کار کمتری دارید برای روزهایی که سرتان شلوغ است برنامه ریزی کنید.
شاید بد نباشد مقدار زمانی که هر کدام از فعالیت‌های داخل فهرستتان نیاز دارد را تخمین بزنید. به این شکل دقیقاً می‌فهمید چقدر از زمانتان را به‌طور قطع باید برای انجام کارهای آن روز انجام دهید و چقدر از وقتتان را آزد هستید. به‌علاوه اینکه می‌توانید برای زمان انجام آن‌ها هم تصمیم بگیرید. مثلاً مهم‌ترین یا سخت‌ترین کار آن روز را تا قبل از ظهر انجام دهید. کارهای کوچک‌تر را هم بگذارید برای بعد از ظهر. یا مثلاً یک کار بزرگ برای صبح و یک کار بزرگ دیگر برای بعد از ظهر و مابقی باکارهای کوچک‌تر پر شوند. با این استراتژی می‌توانید یک روز کاری شلوغ را به یک روز معمولی یا حتی خوب تبدیل کنید.
به‌علاوه بد نیست زمانی که کار کمتری دارید، فعالیت‌هایی که به پیشرفت شما کمک می‌کنند را در میان فعالیت‌های دیگرتان بگنجانید. مثل شرکت در کنفرانس یا ملاقات با رؤسای سابق، شرکت در کلاس‌ها و دوره‌های مختلف و … . این کارها باعث می‌شود انگیزه و انرژی بیشتری داشته باشید. به‌علاوه اینکه با این کارها هم راه پیشرفت را برای خود باز کرده‌اید و هم شانس به دست آوردن موقعیت‌های بهتر شغلی در آینده را بیشتر کرده‌اید.

انجام کارهای متفرقه در خانه و محل کار

اگر بتوانید برنامه ریزی داشته باشید می‌توانید از اوقاتی که کار کمتری دارید برای انجام کارهای دیگر استفاده کنید. کارهایی که می‌دانید به‌زودی اضطراری خواهند شد. به این شکل یک چرخه ایجاد می‌کنید تا هیچ وقت سرتان شلوغ نشود. یا حداقل بیش از حد شلوغ نشود. حتی کارهای کوچک هم می‌توانند مفید باشند. مثلاً مرتب کردن فایل‌ها و اسناد یا ابزار یا تعمیر کردن وسایلی که مدت‌هاست یک گوشه افتاده‌اند یا نفس‌های آخرشان را می‌کشند می‌تواند از ایجاد وضعیت‌های اضطراری و بدی که بعداً ممکن است دچارش شوید، جلوگیری کنند.
این اوقات همین طور بهترین زمان برای بررسی وضعیت سلامت خودتان است. همگی هر از گاهی نیاز به تجدید قوای روحی و جسمانی داریم. به‌طور خلاصه باید گفت باید همچنان در دورانی که کار کمتری دارید، فعال بمانید. زمان‌هایی که سرتان شلوغ نیست را به نفع خودتان به کار بگیرید و از آمدن روزهای سخت و شلوغ و پر مشغله جلوگیری کنید.

به‌علاوه بد نیست کمی با بقیه همکاران بیشتر گرم بگیرید. شاید افرادی که با آن‌ها سر و کار دارید محدود باشند. یا مثلاً ترجیح بدهید تنهایی یا با همان افرادی که همیشه هستید، وقتتان را بگذرانید. ولی از حالا باید رویه‌تان را تغییر دهید. به پیشنهاد دیگران جواب مثبت دهید و سعی کنید کمی هم با آن‌ها وقت بگذرانید. مثلاً وقت ناهار با آن‌ها باشید، یا اگر سرتان شلوغ نیست، به آن‌ها سری بزنید و کمی صحبت کنید. مطمئن باشید این تلاش‌ها بیهوده نیست. سرمایه گذاری برای ایجاد ارتباط با همکاران در زمانی که کار کمتری دارید باعث می‌شود در آینده آن‌ها با شما همکاری بیشتری داشته باشند و پروژه‌ها یا کارهایتان راحت‌تر و بهتر پیش برود. به‌خصوص زمانی که استرس و فشار کار بیشتر می‌شود وجود این ارتباطات به کارتان خواهد آمد.
مسافرت رفتن هم یکی از فعالیت‌های مفید در این اوقات است. می‌توانید مسافرت‌های یک روزه بروید. یا بخشی از روز را مرخصی ساعتی بگیرید و با خانواده وقت بگذرانید. ایجاد ارتباط با خانواده و آشنایان مسئله مهمی است. اگر روز و شب فقط به فکر کار باشید، بخش بزرگی از زندگی‌تان که در خانه می‌گذارد و با ارتباط با آشنایانتان ایجاد شده را از دست می‌دهید. یک فنجان چای دور همی هم حتی می‌تواند به‌اندازه خودش کارساز باشد.
گزینه دیگر انجام کارهای منزل است. معمولاً همه ما توده‌ای از کارهای تلنبار شده بر روی هم داریم که در این زمان می‌شود حداقل بخشی از آن را انجام داد. به‌جای تلف کردن وقت می‌توانید کارهای آینده خانه و خودتان را انجام دهید تا زمانی‌هایی که سرتان شلوغ‌تر است جایی برای نفس کشیدن داشته باشید!

بنابراین دوام آوردن در دوره‌هایی که سرتان شلوغ است یا کم انرژی هستید نیازمند مدیریت زمان اوقاتی است که کار کمتری دارید. به این شکل هم می‌توانید از اوقاتی که سرتان خلوت‌تر است استفاده کنید و هم در اوقاتی که سرتان شلوغ‌تر است کمی راحت باشید.

منبع: hbr.org