مدیریت کسب و کار: چطور کارکنان را با اهدافمان هماهنگ کنیم؟

مدیریت کسب و کار برای موفقیت کامل ضروری است. آیا ممکن است شرکت‌ها بدون اینکه بدانند هر یک از کارکنان‌شان چگونه کار می‌کند، خروجی خود را به حداکثر برسانند؟

 برند رولز رویس یکی از برترین‌های دنیای مهندسی است اما این تنها راز موفقیت آن‌ها نیست. نیل کراکت، رئیس بخش دیجیتال رولز رویس، اخیرا در روزنامه‌ی انگلیسی تلگراف اعلام کرده که اهداف یکسان گروهی باعث شکل گیری نوآوری در شرکت می‌شود. او می‌گوید با حذف سلسله مراتبِ از رده خارج، این شرکت ماشین سازی پیشرفت در همکاری و بالارفتن اعتبار شرکت در زمینه‌ی کیفیت و تجمل را مشاهده کرده است.

تغییر سلسله مراتب در مدیریت کسب و کار چیزی است که اغلب شرکت‌ها، اگر می‌خواهند در دور رقابت‌ها باقی بمانند، لازم است انجام دهند. یک گزارش از BetterWorks (مجله‌ی مدیریت کسب و کار هاروارد) نشان می‌دهد که 70% کارکنان مورد تحقیق معتقدند که کمبود هماهنگی موجب شده که از عملی کردن اهداف شرکت باز بمانند.

با وجود داشتن مدیران فوق‌العاده باهوش در اداره، اغلب کسب و کارها به دلیل اینکه اعضای گروه به خوبی با هم همکاری نمی‌کنند، دچار تنش هستند.

این یک مشکل مشخص برای مدیریت کسب و کار و  استارتاپ‌های اطراف‌مان است که کارکنان‌شان همزمان اولویت‌های زیادی را پیگیری می‌کنند. از آنجایی که اغلب افراد می‌خواهند در کمترین زمان ممکن بیشترین کار را انجام دهند، امکان حواس پرتی زیاد است؛ در این شرایط تناقض اولویت‌ها حتما اتفاق می‌افتد.

اینجاست که داشتن اهداف یکسان برای مدیریت کسب و کار ضروری به نظر می‌رسد. تنها راهی که کشمکش‌های بین کارکنان پرمشغله را برطرف می‌کند این است که بپرسیم: در حال حاضر انجام کدام پروژه وظیفه‌ی اصلی ماست؟

وقتی که در حال تلاش برای کاهش این مشکلات پیش از وقوع آنها هستید، بهترین استراتژی این است که هر ابتکار عملی را با مسیر درست شرکت هماهنگ کنید. به این صورت تمام کارکنان از مدیر اجرایی تا کارکنان رده‌های پایین بخشی از یک استراتژی منسجم می‌شوند.

مدیریت کسب و کار و هدایت گروه برای قرارگیری در مسیر درست شرکت

وقتی کارکنان تازه‌کار به یک سازمان می‌پیوندند ممکن است احساس کنند در اهداف شرکت غرق شده‌اند. ده‌ها و یا صدها میلیون دلار برای کسی که تا به حال برای یک کسب و کار با این عظمت کار نکرده باشد و هیچ ایده‌ای نداشته باشد که رسیدن به این عدد چطور امکان‌پذیر است، درآمد بسیار زیادی به نظر می‌رسد.

اما اگر یک برنامه‌ی مشخص برای چگونگی دستیابی به اهداف سازمان وجود داشته باشد و کارمند تازه‌وارد نقش خود را در کمک به شرکت ببیند، وظایفش برای او کمتر دلهره‌آور و بیشتر هیجان‌انگیز به نظر می‌رسد.

به همین دلیل است که شرکت‌ها برای هماهنگی کارکنان‌شان با مسیر درست شرکت تلاش می‌کنند. برای مثال رسانه‌ی GroundFloor در دنور انسجام گروه خود را با ارسال داستان‌هایی از کارکنانی که موفقیت کسب کرده‌اند، تقویت می‌کند و آن داستان‌ها را در سایت شرکت با ویژگی‌هایی که مشخص می‌کند چگونه یک کارمند برای رسیدن شرکت به چشم اندازش کمک کرده‌ است.

نمایش مشارکت هر فرد به این شکل ثابت می‌کند که هر کدام از اعضا ارزشمند هستند و این موضوع افراد را برای بهبود و پیشرفت تشویق می‌کند.

تاکتیک‌های زیر را برای هماهنگ کردن تلاش اعضای گروه‌تان با چشم‌اندازی که برای دستیابی به آن تلاش می‌کنید، استفاده کنید:

1- یک برنامه‌ی پیشرفت سه مرحله‌ای و هدف‌محور تهیه کنید.

در شرکت‌تان همیشه اهداف فعلی خود را به چشم‌انداز بلندمدتی که نحوه‌ی رشد سازمان طی یک تا سه سال آینده را مشخص می‌کند، گره بزنید. همچنین اطمینان یابید که به نقش هر بخش –و هر کدام از اعضا- در طی کردن این مسیر، تاکید کنید.

برای موفقیت در مدیریت کسب و کار:

اول، اهداف سه ماهه را با اعضای گروه‌مان تعیین و به اشتراک می‌گذاریم. از تمام اعضای شرکت دعوت می‌کنیم تا در جلسه‌ی برنامه‌ریزی عملکرد سه ماهه حضور داشته باشند. این جلسات سه ساعته شامل تاثیر، موفقیت‌های کسب شده و اشتباهات سه ماه گذشته، تحلیل پروژه‌های کامل شده و همچنین چگونگی استفاده از آن‌ها و درس‌هایی که از آن‌ها گرفتیم برای دستیابی به اهداف سه ماه آینده هستند

در همین حین پروژه‌های سودآور را هم برای هر بخش شناسایی می‌کنیم بنابراین هیچ شک و شبهه‌ای در مورد مسیر درست شرکت وجود نخواهد داشت.

مرحله‌ی دوم برنامه‌ریزی ماهانه‌ی اهداف‌مان است که شامل چکیده‌ای از جلسات سه ماهه و اطمینان یافتن از اینکه هر فرد به طور مشخص می‌داند که برای دستیابی به چه اهدافی تلاش می‌کنیم.

مرحله‌ی سوم بررسی کردن است. مدیران موظفند هر هفته جلسه‌ی فرد به فرد برگزار کنند و در آن درباره‌ی اهداف کوتاه‌مدت با هر کدام از کارکنان گفتگو کنند.

عملکرد و یا موقعیت شغلی آنها اهمیتی ندارد، کارکنان باید روی پروژه‌های مربوط به اهداف ماهانه کار کنند در غیر این‌صورت با مسیر درست شرکت هماهنگ نیستند. بررسی و تکرار اهداف قدم مهمی به سمت عملکرد درست و موفقیت‌ در مدیریت کسب و کار است.

مجله‌ی مدیریت کسب و کار هاروارد و بنیاد BetterWorks طی مطالعات‌شان متوجه شدند که کمتر از نیمی از تمام شرکت‌های مورد آزمایش، پیشرفت کارکنان‌شان در زمینه‌ی دستیابی به اهداف را اندازه گیری می‌کنند. چگونه افراد بدون اینکه بدانند عملکردشان خوب است یا نه احساس باانگیزه بودن کنند؟ از آن مهم‌تر چگونه شرکت‌ها بدون این‌که بدانند هر یک از کارکنان‌شان چه عملکردی دارد، بازدهی خود را به حداکثر برسانند؟

2- به اعضای گروه برای بررسی اهداف شرکت دسترسی بدهید.

برای کارکنان فهمیدن اهداف کسب و کار تنها نیمی از روند کار است. افراد نیاز دارند بدانند که آیا کارشان نتیجه بخش است؟ و اینکه عملکردشان را به طور دقیق بدانند. بنابراین به طور منظم اعضای گروه را در مورد وضعیت عملکرد شرکت آگاه کنید. توانایی یک شرکت در طرح کردن اهداف مشخص و مشخص کردن آن برای کارکنان یکی از مهم ترین فاکتورها برای داشتن نتایج مالی خیره‌کننده و موقیت در مدیریت کسب و کار است.

یک برد اهداف را در جایی نصب کنید که همه‌ی اعضای گروه بتوانند پیشرفت سازمان را در هر زمانی که بخواهند بررسی کنند. این کار نه تنها موجب می‌شود که اهداف در خاطرشان بماند بلکه به کارکنان کمک‎ می‌کند در زمان‌های مختلف وظایف و عملکردهای خود را در قسمت‌هایی که بیشترین تلاش را می‌خواهد، اولویت‌بندی کنند.

به این صورت که ما سندی که برنامه‌ی سه ماهه‌مان را با جزئیات و به صورت رنگی نشان می‌دهد نگه می‌داریم. هر کدام از اعضای گروه‌مان می‌تواند برنامه‌ی این ماه و ماه گذشته را ببیند تا وضعیت‌مان را بررسی کند. گزینه‌های سبز آنهایی هستند که با موفقیت کامل شده‌اند. نارنجی به معنی این است که در حال انجام هستند و قرمز نشان می‌دهد که یک پروژه تاخیر دارد، متوقف شده یا هیچ‌وقت انجام نشده است.

یک مدیرعامل در استارتاپی دیگر بود که عادت داشت در هر کدام از جلسات سه ماهه تمام موارد را تک‌تک بخواند. سپس فردی که مسئول هر کدام بود اعلام می‌کرد که آیا وظایف انجام شده یا خیر.

این کار باعث شده بود که جلسه طولانی‌تر اما به شدت موثر واقع شود. افرادی که مجبور بودند در مورد اهداف سه ماهه گذشته اعلام کنند “انجام نشده”، انگیزه پیدا می‌کردند که اشتباهات و کمبودها را برای جلسه‌ی بعدی جبران کنند.

3- در مورد علت اینکه شرکت از دستیابی به اهدافش بازمانده روراست باشید

وقتی از کارکنان می‌خواهید که در برابر اهداف‌شان در جمع پاسخگو باشند، شما به عنوان رئیس شان باید همین کار را در مقابل آنها انجام دهید. اگر شرکت به اهداف کلی سه ماهه‌اش نرسیده، آن را اعلام کنید.

برای اینکه بیشتر توضیح دهیم، وقتی در سال 2016 شرکت تسلا احساس کرد در تولید وسایل حمل‌ونقل به اهدافش نرسیده، مدیر عامل آن ایلان ماسک اذعان کرد که غرور شرکت نقش بزرگی در این تاخیر ایفا کرده است. همچنین اعضای تیم تسلا به طور مشخص عواقب احتمالی مانند مشکلات با تامین‌کنندگان را هم نوشتند اما هر کس به جای اینکه دیگران را مقصر جلوه دهد، به طور منصفانه سهم خود در این بی‌مسئولیتی که باعث مشکل شده بود پذیرفت.

البته یک اخطار هم باید بدهیم: مهم نیست یک گروه تا چه حد سخت‌کوش است، هیچ سازمانی در 100% مواقع به 100% اهدافش نمی‌رسد. در مرحله‌ی بعد مهم است این شکست‌ها را بپذیریم و آنها را به کارکنان توضیح دهیم. به طور شفاف در مورد اینکه چه مشکلی پیش آمد و اینکه شرکت به چه شکل دیگری می‌توانست آن کار را انجام دهد، صحبت کنید.

در مدیریت کسب و کار، پذیرش اشتباهات آسان نیست اما به رشد تجارت‌تان کمک می‌کند چون این پذیرش شخصیتی را نشان می‌دهد که شما برای حفظ اعتماد و اطمینان کارکنان و سرمایه‌گذاران به آن احتیاج دارید.

وضوح و تمرکز یکی از مهم‌ترین عناصری است که برای موفقیت در مدیریت کسب و کار به کار می‌آید. راه مشخص کردن آن این است که یک علامت واضح قرار دهید که نشان دهد مسیر درست شرکت شما به کدام سمت است. گنجاندن ارائه‌ی عمومی در جلسات‌تان باعث می‌شود کارکنان تان نیز استراتژ‌ی‌هایی برای موفقیت پیدا کنند.

وقتی هر ابتکار عمل، وظیفه و مسئولیتی از یک مجموعه اهداف مشترک جریان بگیرد، اعضای گروه شروع می‌کنند در یک جهت حرکت کنند که این کار باعث می‌شود بسیار سریع‌تر به خواسته‌ی نهایی شرکت تان برسید.