اگر به اندازه کافی در دنیای کسب و کار بوده باشید، احتمالا این جوک را شنیدید که کارآفرینان تنها افرادی هستند که ۴۰ ساعت کار در هفته را به این دلیل به فرد دیگر واگذار خواهند کرد که خودشان بتوانند ۸۰ ساعت در هفته کار کنند.
در مورد آن‌ها همیشه شوخی می‌شود، ولی حقیقت این است که اگر نتوانید در حین رشد جایگزینی برای خود داشته باشید، نه تنها در انتها اسیر کار خیلی زیاد می‌شوید، بلکه همچنین پتانسیل کسب و کار خود را محدود خواهید کرد.
در نهایت، به عنوان یک کارآفرین با یک مشکل عظیم رو در رو می‌شوید؛ نمی‌توانید تمامی کارها را خودتان انجام دهید، ولی همچنین نگران هستید اگر کارها را به شخص دیگری واگذار کنید به درستی انجام نخواهند شد.
شاید حتی افرادی را استخدام کردید که از شدت فشار روی شانه‌های خود کم کنید ولی شدیدا دنبال یک راه موثر برای انجام بدون مشکل کارها هستید.
باید بگوییم با ایجاد سیستم‌ها می‌توانید برای خودتان جایگزین داشته باشید و وقت‌تان آزاد شود تا کاری را انجام دهید که واقعا مشتاق آن هستید.
یک سیستم چیست؟
اکثر افراد به اشتباه فکر می‌کنند یک سیستم به نوعی یک قطعه فناوری یا چیزی سخت است که تنها کسب و کارهای بزرگ به آن نیاز دارند. ولی سیستم‌هایی که به خوبی ساخته شده باشند می‌توانند به هر کسب و کاری کمک کنند تا گردش کار روان‌تر داشته باشند و وقت مالکان آن‌ها آزادتر شود.
یک سیستم در ساده‌ترین شکل خود ترکیبی از سه بخش کلیدی است. زمانی که متوجه شوید چطور این بخش‌ها وابسته به یکدیگر هستند، می‌توانید تقریبا برای هر چیزی یک سیستم به وجود آورید:
سیستم‌ها = افراد + فرآیند + ابزارها
- افراد – چه کسی مسئول انجام کارها است؟
- فرآیند – از چه مراحل یا دستورالعمل‌هایی باید برای به انجام رسیدن کارها پیروی کرد؟
- ابزار – آن‌ها برای انجام یک وظیفه به چه چیزی نیاز دارند؟
اگر هر کدام از این بخش‌ها را نداشته باشید یا به صورت واضح تعریف نشده باشند، در نهایت کنترل خود را از دست می‌دهید. اجازه دهید به یک مثال ساده نگاهی بیاندازیم یعنی: مدیریت تقویم‌تان.
- افراد – معاون شما.
- فرآیند – مشخص کنید چه زمانی به جلسات گوناگون نیاز دارید، چه زمانی می‌خواهید وقت‌تان برای فعالیت‌های مهم اختصاص داده شود و غیره.
- ابزار – تقویم یا نرم‌افزار برنامه‌ریزی‌تان.
حالا برای آشنایی با یک مثال پیچیده‌تر مدیریت خدمات مشتری را در نظر می‌گیریم.
- افراد – دستیار مجازی یا نماینده خدمات مشتری.
- فرآیند – مستندسازی شفاف در مورد این که چه زمان و چه پاسخ‌هایی باید داده شوند. انتظارات در مورد زمان پاسخ‌دهی و این که مسائل چطور باید به یک فرد در مقام بالاتر ارجاع داده شوند و آن شخص کیست.
- ابزار – صندوق پستی، نرم‌افزار مدیریت وظیفه یا میز کمک (هلپ دسک – Helpdesk).
نکته کلیدی در جایگزینی خودتان با سیستم‌ها این است که درک کنید تمامی این قطعات باید در جای خود قرار داشته باشند. بسیاری از مالکان کسب و کارها و کارآفرینان در بخش افراد و ابزارها تلاش زیادی از خود نشان می‌دهند ولی نمی‌توانند فرآیندهای خود را تقویت کنند. بدون وجود قطعه سوم این پازل، سیستم‌های آن‌ها نمی‌توانند بهترین عملکرد خود را نشان دهند.
ایجاد فرآیندهای با کیفیت
بدون یک فرآیند شفاف، محول کردن وظایف به فرد دیگر همیشه مشکل خواهد بود، هر چقدر می‌خواهد افراد یا ابزارهای شما خوب باشند. خوشبختانه، یک استراتژی ساده وجود دارد تا فرآیندهای روان و شفافی داشته باشید: از صفحه نمایش خود در حین انجام کارها فیلم بگیرید (همچنین مهم است یک دفترچه یادداشت دم دست داشته باشید تا هر بخش از کار که روی نمایشگر دیده نمی‌شود را یادداشت کنید)، این فیلم ضبط شده را در اختیار دستیار خود قرار دهید و از او بخواهید تمامی مراحل فردی کار را مستند کند.
این فیلم و مراحل انجام کار را با فردی که مسئول انجام کار است در میان بگذارید. این کار به شما اجازه می‌دهد دقیقا نحوه انجام مراحل الزامی را انتقال دهید بدون این که وقت شما را بگیرد.
علاوه بر این، فیلم ضبط شده را می‌توان ذخیره کرد تا اگر هنگامی که کسب و کارتان رشد کرد و باید تعداد کارمندان خود را افزایش دهید آن را با سایرین در میان بگذارید.
صرف وقت و تلاش برای ایجاد فرآیندهای شفاف باعث خواهد شد سیستم‌هایی با کیفیت به مراتب بالاتر داشته باشید، در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند و جلوی فاجعه را زمانی که در شرکت نیستید می‌گیرد.
منبع: entrepreneur.com
