ماهان سرمد

هر کارآفرین باتجربه می داند که کلید موفقیت یک سازمان سالم، بهره وری است. هر محل کار امروزی باید از این قانون پیروی کند. با این همه، در حالی که در تلاش برای افزایش بهره وری کارمندان هستیم، مشاهده می کنیم که بهره وری آنها در حال کاهش است. پس واضح است که یک جای کار ما می لنگد.

نباید همه تقصیرات را گردن اعتیاد به رسانه های اجتماعی بیندازیم. همچنین نمی توانیم به کارمندان فشار بیش از حد وارد کنیم. می دانیم که باید نظارت صحیح روی عملکرد کارمندان داشته باشیم. اما هیچ وقت از خود پرسیده اید، نظارت صحیح به چه معناست؟

تکنیک های مختلف برای افراد مختلف

در حالی که به دنبال تکنیک های مختلف برای افزایش بهره وری هستیم، فراموش می کنیم که افراد مختلف، واکنش های متفاوتی نسبت به این تکنیک ها از خود نشان می دهند.

مسئله دیگر این است که در کجا به دنبال این تکنیک ها می گردیم؟ خوب واضح است. همان جایی که هر انسان امروزی به جستجو می پردازد: اینترنت. اما اینترنت پر است از وبلاگ هایی که مطالب آن، قول بهترین میانبرها برای افزایش بهره وری به شما می دهند.

مشکل اصلی ما از همین جا نشئت می گیرد. افزایش بهره وری به چیزی بیشتر از میانبرهای سطحی نیاز دارد.

پس کمی وقت بگذارید و به یک کتابخانه نزدیک بروید و در میان کتاب ها، به دنبال بهترین روش ها برای افزایش بهر وری باشید. برای انجام کار درست، باید به نیازهای افراد توجه داشته باشید.

بزرگترین اشتباهی که ممکن است در این راه مرتکب شوید این است که تصور کنید، همه کارمندان شبیه به هم فکر می کنند. این یعنی رویکرد شما نسبت به بهره وری آنها باید انعطاف پذیر باشد.

شما نمی توانید کارایی و بره وری کارمندان را با اعداد و ارقام حساب کنید. چون همه افراد مثل هم نیستند و نمی تواند یک استاندارد خاص را برای همه به کار ببرید.

شما باید رویکردی متناسب با نیازهای آنها تنظیم کنید. دنیای تجارت جایی نیست که بتوانیم فرصت های زیادی در آن داشته باشیم. بنابراین همه ما به یک سیستم خاص احتیاج داریم. اما چه سیستمی این رویکرد فردی را امکان پذیر می کند؟

بهترین راه، استفاده از روانشناسی رفتاری است که تفاوتهای فردی را به رسمیت می شناسد و به همین ترتیب، روشهای زیادی برای سازگاری با آنها دارد.

خانواده دوم

کارمندان شما، بیش از ۸ ساعت را در روز در محل کار حضور دارند. این زمان، از زمان خوابیدن آنها در طول روز بیشتر است. همچنین، این بدان معناست که آنها وقت بیشتری را با همکاران خود می گذرانند تا با خانواده خود.

بنابراین، زمانی که در مورد کارمندان خود صحبت می کنیم، در واقع در مورد خانواده دوم خود صحبت کرده ایم. با این تفاوت که این خانواده را خودمان انتخاب می کنیم. پس هنگام مصاحبه باید انتخاب درستی داشته باشیم، حتی اگر به معنای پرسیدن سوالات عجیب و غریب باشد.

زمانی که از یک ساختار شبیه به خانواده صحبت می کنیم، این یعنی هر کارمند می تواند هر روز بر خلق و خوی افراد دیگر مجموع تأثیر گذار باشد. پس تنها در مورد نیازهای فردی آنها صحبت نمی کنیم، بلکه باید به تعامل بین آنها هم توجه داشته باشیم.

شما می توانید با ایجاد تغییرات در محیط کار، روح و ذهن کارمندان را به طور کامل تغییر دهید. برای این کار باید از اصول عمیق روانشناسی استفاده کنید. البته این بدان معنی نیست که در کلاس های روانشناسی ثبت نام کنید، بلکه به معنی مشاهده دقیق برای درک عمیق تر است. پس چشمان (و ذهن) خود را باز نگه دارید.

۱- پایه و اساس کار

زمانی که در مورد بهره وری صحبت می کنیم، اساس کار شما، انگیزه است. اگر کارمندان انگیزه نداشته باشند، به افرادی مخرب تبدیل خواهند شد و باید قید یک فضای کاری مثبت و خلاق را بزنید.

از همه بدتر اینکه این خلق و خو را به دیگران نیز منتقل می کنند و این عادات بد، مانند یک ویروس در محیط کار پخش می شود.

شما باید در آنها ایجاد انگیزه کنید و دیدگاه آنها را به سرعت تغییر دهید.این فرآیند دارای چندین لایه است. شما باید این لایه ها را یک به یک کنار بزنید.

اولین کاری که باید انجام دهید ایجاد یک جو صمیمی و مثبت مانند یک خانواده است. اما این بدان معنی نیست که با کارمندان خود مانند والدین و برادر و خواهر خود رفتار کنید.

در محل کار جایی برای احساسات این چنینی نیست. کمی رسمی تر. مانند خواهر زاده یا پسرخاله. مانند برخی اعضای فامیل، ممکن است نتوانید برخی از کارمندان را تحمل کنید. اما این بدان معنی نیست که به آنها بی توجه باشید.

شاید با هم پیوند خونی نداشته باشید، اما موفقیت شما به هم پیوند خورده است. این طبیعی است که شما شخصیت برخی از کارمندان را دوست نداشته باشید، اما نباید به کارمندان دیگر اجازه دهید در مورد آنها بدگویی کنند.

صرف نظر از اینکه چه احساسی در مورد آنها دارید، باید بدانند که همیشه هوای آنها را دارید و پشتشان هستید. به عبارت دیگر، باید به هر یک از کارمندان، اطمینان روانی بدهید تا آماده ریسک پذیری باشند.

اگر می خواهید بهره وری آنها هیچ حد و مرزی نداشته باشد، باید به آنها حس شکست ناپذیر بودن بدهید.

پیشتر گفتیم که کارمندان شما مانند خانواده دوم شما هستند که خودتان آن را انتخاب می کنید. برای داشتن یک سیستم حمایتی که برای همه کارمندان مفید باشد و انگیزه آنها را بالا ببرد، باید از سابقه و پیش‌زمینه کارمندان مطلع باشید.

دلیل آن هم کاملاً واضح است. پیش‌زمینه کارمندان نشان می دهد که انگیزه آنها برای کار چگونه است. انگیزه یک مادر تنها که باید دو کودک خود را سیر کند با یک فرد دانشجو که دنبال کار پاره وقت است، تفاوت دارد. پس باید برای انگیزه بخشیدن به افراد، از انگیزه شخصی آن ها آگاه باشید.

اگرچه هرکدام از کارمندان شما اهداف شخصی خود را دارند ، این بدان معنا نیست که آنها نیازی به شما ندارند تا به آنها در رسیدن به دستاوردهای خود کمک کنید. اگر ندانید که باید چه کاری انجام دهید، ایجاد انگیزه کار دشواری است. این باعث سردرگمی و ناامید شدن می شود. 

آنها باید درک کنند که دقیقاً از آنها چه انتظاری دارید و سپس آموزش های مناسب را برای انجام وظایف فرا می گیرند. این امر اعتماد به نفس آنها را زیاد می کند و اعتماد به نفس، منجر به بهره وری می شود.

اما این اعتماد به نفس، خودبه‌خود حفظ نمی شود و باید تمام مدت آن را تقویت کرد. اینجاست که مشوقهای کوچک مفید واقع می شوند.

یک کارت هدیه ۱۰۰ هزار تومانی برای شما پولی نیست، اما به کارمندان انگیزه می دهد. آنها احساس می کنند که کارشان را درست انجام داده اند. نسبت به تلاش های اعضای تیم قدردان باشید. اینگونه آنها حس می کنند که مفید واقع شده اند و توانسته اند تغییری ایجاد کنند.

۲- نیازهای اولیه انسانی

شما می توانید انگیزه لازم، که پایه و اساس کار است، را به خوبی ایجاد کنید. اما مهمتر از آن، نیازهای اولیه انسانی است.

کارمندان شما فقط افرادی نیستند که باید کارهای روزانه را به نحو احسن انجام دهند. آنها مثل همه مردم عادی هستند. می دانم که این یک امر بدیهی است، اما بسیاری از کارفرمایان آن را فراموش می کنند.

پس لازم است آگاه باشید که همه کارمندان شما در خارج از محل کار، زندگی دارند و آن زندگی باید همیشه بر کار اولویت داشته باشد. شما نمی توانید نیازهای آنها مانند غذا خوردن را برآورده کنید، اما می توانید به آنها اجازه دهید که این نیازها را برآورده کنند. البته کسی نمی گوید که در مورد این نیازها خیلی جدی باشید، مثلاً غذا را در دهانشان بگذارید.

آن مادر تنها که در بالا به آن اشاره کردیم، احتمالاً پرستاری برای کودکان خود ندارد و این می تواند مانعی برای برآوردن آن نیازها باشد، بنابراین باید این مسئله را درک کنید. همین مسئله برای دانشجویی که در بعضی از مواقع برای فارغ التحصیل شدن باید برای امتحان نهایی تلاش کند، صدق می کند.

همه افراد زندگی خود را دارند و اگر می خواهید کارمندی موثر و قدردان داشته باشید، باید به این امر احترام بگذارید.

اما مهم ترین نیاز اولیه انسان ها، حس امنیت است. بزرگترین انگیزه برای کار در ثبات و امنیت است. بنابراین طبیعتاً نگرانی های مربوط به سلامتی، بر توانایی های کارکنان تأثیر بسزایی دارند.

بر اساس آمار، تعداد کارمندان ۱۹ تا ۶۴ ساله که به دلیل بیماری مزمن، ناتوانی یا سایر دلایل بهداشتی، توانایی کار کردن را ندارند، به عدد خطرناک ۲۰ میلیون رسیده است.

این مسئله به مشکل بزرگ غیبت از کار منجر می شود. اگر کارمندان و کارگران به دلیل مشکلات جسمی مدام غایب باشند، چطور می خواهید بهره وری آنها بالا برود. راه شما برای تأمین امنیت، باید با سیاست های ایمنی و اقدامات احتیاط آمیز آغاز شود و کارکنان بی تجربه را از مناطق خطرناک دور نگه دارید.

نیازی به ذکر نیست که هر کارمند باید آموزش های ایمنی را پشت سر بگذارد، اما باید توجه داشته باشید که حوادث همچنان اتفاق می افتد، بنابراین باید اطمینان حاصل کنید که خسارت کارگران به طور کامل جبران شود.

این فقط مربوط به جبران خسارات مالی به شکل صورتحساب بیمارستان و دستمزدهای از دست رفته نیست، بلکه در مورد توانبخشی کامل است که باعث می شود زندگی شخصی هر کارمند خدشه دار نشود.

از آنجا که آنها به ایمنی شرکت شما اطمینان می کنند، اگر کار کردن برای شما صدماتی به زندگی آنها وارد کند، باید با اعتماد به نفس و بهره وری آنها خداحافظی کنید.

اما فقط غیبت از کار نیست که به بهره وری لطمه می زند. آنها می توانند سر کار باشند، اما از خستگی مفرت رنج ببرند، که به طیف گسترده ای از مشکلات روانی و جسمی مربوط می شود. 

این مسئله به از دست رفتن زمان تولید منجر می شود و معمولاً به این دلیل اتفاق می افتد که آنها وظایف بیشتری دارند که باید به آن رسیدگی کنند. ما می دانیم که هر کارفرما می خواهد وظایف در سریعترین زمان ممکن به اتمام برسد، اما اگر کارمندان نتوانند از تمام ظرفیت خود استفاده کنند، نتیجه رضایت بخش نخواهد بود.

به جای فشار آوردن به آنها برای استفاده بیشتر از توانایی های جسمی و روحی، به سادگی با اجرای برخی از ابزارهای مدیریت زمان می توانید باعث افزایش بهره وری شوید.

رسیدگی به نیازهای اولیه انسانی نیازمند صرف زمان و هزینه است، اما نتیجه آن رضایت بخش خواهد بود.

۳- آیا حرف های من را می فهمی؟

با فراهم کردن پایه و اساس انگیزشی و مراقبت از نیازهای اولیه کارمندان، بیشترین میزان کار انجام می شود. اما اگر می خواهید بهره وری آنها را افزایش دهید باید آنها را به شیوه ای مناسب درگیر کار کنید.

اما ابتدا باید مطمئن شوید که همه بینش مشترک دارند و رابطه بین کارمندان و مدیریت عالی است. به همین دلیل است که  ایجاد یک ارتباط آزاد، از اهمیت بالایی برخوردار است. ارتباطات باید در چندین سطح مختلف باشد.

قبلاً گفتیم که کارمندان شما به راهنمایی نیاز دارند، اما این بدان معنی نیست که شما به سادگی می توانید آموزش کافی را در اختیار آنها قرار دهید. هر آموزش، یک گروه از قوانین است. ما قبلاً این نکته را بیان کردیم که بهره وری با نیازهای فردی، ارتباط تنگاتنگی دارد. این نیازهای فردی به معنای سؤال است، سؤالاتی که نه تنها باید به آنها پاسخ دهید بلکه باید آنها را ترغیب کنید.

همه ما در شرایطی قرار گرفته ایم که بدون مشاوره صحیح گمراه شده ایم و کارمندان شما نیز از این قاعده مستثنی نیستند. اما یک مشکل همیشگی در مورد مسئله “ترس” وجود دارد. بسیاری از کارمندان از این می ترسند که نتوانند دانش مورد نیاز را به نمایش بگذارند و شما فکر کنید که توانایی لازم را ندارند.

شما باید این محرک ها را افشا کرده و از شر آنها خلاص شوید. در غیر این صورت، آنها به این نتیجه می رسند که بهتر است کارهای نادرست انجام دهند، اما از شما درخواست راهنمایی نکنند. به عبارت دیگر ، شما باید به آنها بفهمانید که سوال پرسیدن چیز خوبی است و باید این کار را به موقع انجام دهند.

البته فقط سوال پرسیدن مهم نیست. بازخورد و فیدبکی که شما به آنها می دهید نیز مهم است. یک واقعیت مهم در مورد بازخورد این است که همه کارکنان به یک اندازه سزاوار آن هستند.

اگر می خواهید خلاقیت کل تیم را تقویت کنید، باید برای همه کارمندان خود یکسان باشید. نباید یک نفر را به دیگران ترجیح دهید و از همه بخواهید شبیه به او باشند. 

یک رابطه باز و آزاد نباید فقط بین شما و کارمندانتان باشد، بلکه باید این رابطه را در بین آنها نیز ایجاد کنید.

۴- انسان و ماشین

رابطه بین انسان و ماشین همیشه یک رابطه پیچیده بوده است. مخصوصاً در عصر پیشرفت فناوری که مرز بین کارایی ماشین و اعتیاد به آن تا این حد باریک شده است. اما این بدان معنا نیست که خود را در محیط کار به استفاده از ماشین عادت ندهیم. در حقیقت برای رسیدن به بهره وری بیشتر، ما به ماشین نیازمندیم.

شما می توانید از تمام تکنیک های روانشناسی خوب استفاده کنید، اما تأثیر آنها بدون ابزار مناسب، کاهش می یابد. اهمیت تکنولوژی در محیط کار غیرقابل انکار است و پیدا کردن تعادل مناسب، مهم ترین چیز است.

در شرایط شغلی امروز، باید کارمندان خود را با تجهیزات مناسب مجهز کنید، اگر می خواهید که بهره وری لازم را داشته باشید. بسیاری از شرکتهای مدرن، بدون ابزارهای نوین مانند تلفن های همراه و رایانه های شخصی، حتی قابل تصور نیستند.

اما این ابزار به تنهایی سطح بهره وری نیروی کار شما را بالا نمی برند. زمانی که تکنولوژی را در اختیار کارمندان خود گذاشتید، باید به آنها اعتماد کنید. عمداً کلمه “اعتماد” را در اینجا به کار بردم. زیرا مشکل دقیقاً در همین مسئله نهفته است. بسیاری از کارفرماها از مجهز کردن کارمندان خود به وسایل مدرن می ترسند، زیرا می ترسند که حواس آنها را پرت کند و بر بازدهی آنها تأثیر منفی بگذارد.

اگر به کارمندان خود به چشم معتادان رسانه های اجتماعی نگاه کنید، آنها این عدم مسئله را درک خواهند کرد. علاوه بر این، این که آنها را به کامپیوترهای غیر قابل حمل محدود کنید، باعث می شود نتوانند در محل کار حرکت کنند و با دیگران تعامل داشته باشند. هیچ کسی دوست ندارد در قفس کار کند. این رفتار می تواند بهره وری آنها را به شدت پایین آورد.

با یک اقدام ساده می توانید کامپیوترهای بزرگ قدیمی را به لپ تاپ های سبک و پیشرفته ارتقا دهید. اگر نگران هزینه ارتقاء آن هستید، باید بدانید که افزایش بهره‌وری کارمندان در سال اول، آن را جبران خواهد کرد.

۵- شخصیت اصلی

بله، این شخص شمایید. شخصی که همه موارد بالا به او بستگی دارد.

اگر می خواهید کارمندانتان درست کار کنند، باید کار کردن شما را ببینند. اگر شما تنبل باشد، آنها نیز چنین خواهند بود. به یک بدنساز فکر کنید که پیشرفت خود را در آینه بررسی می کند – شما آن آینه هستید. اگر رئیس به وظایف خود تعهدی نداشته باشد، هیچ فرصتی برای بهبود بهره وری نیروی کار وجود ندارد.

البته، شما می توانید همه چیز را به گردن مدیریت ناکارآمد بیندازید، اما چه کسی مسئول آن مدیریت است؟ این تنها بدان معنی است که شما ارتباط محکمی با کارمندان خود ندارید و میزان بهره وری آنها تا حد زیادی به رابطه‌شان با شما بستگی دارد.

این بدان معنی است که باید به آنها نزدیک شوید. اگر ارتباط مستقیمی را به کارمندان خود ارائه ندهید، آنها علاقه خود را به سرعت از دست می دهند و وقت و انرژی خود را صرف کارهای موثر نمی کنند.

فکر نکنید اگر به شانه آنها ضربه بزنید یا با آنها چت کنید، ارتباط مستقیم برقرار کرده اید. باید الهام بخش باشید و به آنها انگیزه و اشتیاق بدهید. این کار را با ارائه تجربیات شخصی خود انجام دهید.

اگر اشتباه کردید، آن را بپذیرید. به وعده خود عمل کنید. به عنوان یک رهبر، بزرگترین قدرت شما در انعطاف پذیری نهفته است. شاید عجیب باشد، اما گاهی به کارمندان اجازه دورکاری دهید و ابزار لازم، مانند اینترنت، را برایشان فراهم کنید تا به بهره وری بیشتری برسید.

گاهی اوقات تنها مانع افزایش بهره وری، سرسختی و لجبازی شماست. ما قبلاً مسئله خستگی را ذکر کرده ایم. شما باید گاهی آنها را به استراحت تشویق کنید. داشتن یک برنامه حساب شده برای زمان های استراحت می تواند بسیار مفید باشد. کار بی وقفه به معنای بهتر انجام شدن کارها نیست. 

درست است که باید انعطاف پذیر باشد، اما در عین حال، همیشه باید حرف آخر را شما بزنید. نه به این معنی که به حرف هیچ کدام از کارمندان توجه نکنید. به آنها فرصت بدهید و به پیشنهادهایشان احترام بگذارید. بگذارید احساس کنند به پیشرفت کار کمک کرده اند و یکی از اعضای کارآمد تیم هستند.

اما تصمیم نهایی باید با شما باشد. آنها نیازمند راهنمایی هستند و این راهنمایی را از کسی قبول می کنند که همه جواب ها را می داند.

نتیجه گیری

حتماً تا اینجا متوجه شده اید، تمام مواردی که در مورد آنها صحبت کرده ایم، یک سیستم خاص را تشکیل می دهند=، اما این سیستم عمیقاً در آگاهی ما ریشه دارد و بنابراین برای هر فردی قابل اجرا است.

اما قدرت واقعی این تکنیک های روانشناسی در انعطاف پذیری کاربردهای آنها نهفته است. بعد از اینکه تفاوت های کارمندان خود را پذیرفتید و انگیزه های درونی آنها و نیازهای فردی را به رسمیت شناختید، فقط کافی است خطوط ارتباطات را باز نگه دارید و فناوری لازم را در دسترس آنها قرار دهید.

رمز موفقیت در این راه در یک تکنیک به خصوص نیست، بلکه در روش زندگی است. برای زندگی هم هیچ میانبری وجود ندارد. باید مشاهده کرد و آموخت. به یاد داشته باشید، برای اینکه تغییری در پیرامون خود ایجاد کنید، باید اول از خودتان شروع کنید.