آیا می خواهید در طول روز یا هفته، بهره وری بیشتری داشته باشید؟ کارهایی را انجام دهید که اکثر افراد موفق انجام می دهند، تا بهترین بهره را از روز خود ببرید.
اگر نصیحت های افراد موفقی مانند اپرا یا بیل گیتس برای شما جذاب نیست، به توصیه علم گوش کنید. سالهاست که تحقیقات علمی به ما می گوید که برای بهره وری بهتر باید چه کارهایی انجام دهیم. نه، لازم نیست ساعت 4 صبح، از خواب بیدار شوید.
وقتی صحبت از مدیریت کردن یک روز کاری به میان می آید، خیلی چیزها از کنترل ما خارج است. البته کارهای زیادی هم وجود دارد که به دست خودمان است. این کارها می تواند روش انجام فعالیت های روزانه ما را تغییر دهد.
1- قبل از هر جلسه، با همکاران خود هماهنگ شوید.
جک دورسی، بنیانگذار یکی از مهمترین پلتفرم های رسانه های اجتماعی، یعنی توئیتر است. از نحوه برگزاری جلسات او می شود فهمید، متصل بودن، فقط کارهایی که او برای شغل خود انجام می دهد نیست، بلکه نحوه انجام کار است.
دورسی می گوید: اکثر جلسات من با کمک گوگل داکس (Google-Docs) انجام می شود، که با 10 دقیقه خواندن و همفکری آغاز می شود. این کار باعث می شود که خط فکری همه کارکنان به هم نزدیک شود. همچنین، به این وسیله می توانند از هر جایی، کار خود را انجام دهند و سریعتر به تفکر انتقادی دست یابند.
تحقیقات نیز با نظر دورسی موافق است. بر اساس مطالعه ای که اخیراً انجام گرفته، اینکه خط فکری افراد به هم نزدیک باشد، نوعی حس کار تیمی در میان همکاران ایجاد می کند. این کار به تفکر انتقادی و نهایتاً بهره وری می انجامد.
2- به ذهنت یاد بده که چگونه “نه” بگوید.
بر اساس تحقیقات انجام شده توسط مورتن هانسن، استاد دانشگاه برکلی، “نه” گفتن به ما کمک می کند الزامات زندگی خود را کم کنیم و تمرکز بیشتری به دست آوریم. علاوه بر این، افرادی که در نه گفتن مشکل دارند، بیشتر از سایرین دچار استرس، فرسودگی شغلی و حتی افسردگی می شوند.
استیو جابز فقید، از طرفداران پروپاقرص این استراتژی بود. در کنفرانس جهانی توسعه دهندگان اپل در سال 1997، جابز به این نکته مهم اشاره کرد:
“مردم فکر می کنند، تمرکز یعنی گفتن بله به چیزی که شما باید روی آن تمرکز کنید. اما اصلاً این طور نیست. تمرکز یعنی نه گفتن به صد ایده خوب دیگر که وجود دارد. شما باید با دقت انتخاب کنید. من همیشه به خیلی از کارهایی که انجام نداده ام، افتخار می کنم.”
3- تجدید قوا
یکی از موضوعاتی که تقریباً همه مدیران موفق در آن مشترک هستند، بهره وری است. بث گرستین، بنیانگذار شرکت Brilliant Earth، به عنوان یک مدیرعامل که شرکت خود را به تنهایی راه اندازی کرد، معتقد است یک مدیر موفق باید هر چند وقت یک بار، از کار و فعالیت جدا شود و خود را شارژ کند. به عبارت دیگر، زمانی که کار می کنی، تمام تلاش خود را به کار بگیر، اما باید بدانی که چه موقع به خودت استراحت بدهی.
به اعتقاد گرستین، باید بیرون رفت، گاهی قدم زنان به محل کار رفت، به پادکست مورد علاقه گوش داد و زمانی را در کنار خانواده سپری کرد. به گفته وی، گاهی جدا شدن از کار و تجدید قوا کردن، مثلاً گوش دادن به برنامه مورد علاقه، می تواند بهره وری را بالا ببرد.
4- کار خود را به بخش های 90 دقیقه ای تقسیم کنید.
یکی از ایرادات خیلی از ما در مورد بهره وری این است که ساعت های متمادی مشغول کار هستیم. گاهی بدون لحظه ای استراحت، کار می کنیم و حتی به ناهار خوردن هم اهمیتی نمی دهیم. محققی به نام تونی شوارتز می گوید:
“هنگامی که بدن ما نیاز به استراحت دارد، سیگنال های واضحی از جمله بيقرارى، گرسنگی، خواب آلودگی و از دست دادن تمرکز برای ما ارسال می کند. اما اغلب، به آنها توجهی نمی کنیم. در عوض، ما روشهای مصنوعی برای تجدید قوا پیدا می کنیم: کافئین، غذاهای پر از قند و کربوهیدراتهای ساده و هورمونهای استرس زای بدن.”
از دید شوارتز، راز بهره وری و عملکرد مناسب در این است که مانند دوندگان دو و میدانی تمرین کنیم. یعنی هنگام صبح که بدن آمادگی بیشتری دارد، بدون توقف و با حداکثر سرعت به مدت 90 دقیقه کار کنیم. پس از آن یک استراحت مناسب داشته باشیم. در واقع، شما باید کارهای سخت و مهم را در این 90 دقیقه انجام دهید. سپس به ذهن خود استراحت دهید و اجازه دهید تجدید قوا کند. با این کار، زمانی که به میز کار خود باز می گردید، سریع تر و قوی تر کار می کنید.
5- لیست وظایف روزانه را زمان بندی کنید.
کال نیوپورت، استاد علوم کامپیوتر دانشگاه جورج‌تاون می گوید، تکنیک زمان بندی وظایف روزانه به شما کمک می کند تا در مورد کاری که باید انجام دهید، واقع بین باشید. بدون زمان بندی، این فقط یک لیست از افکار واهی و پوچ است. وی در ادامه می گوید:
“زمان بندی به شما گوشزد می کند که چه مدت زمان دارید و اینکه هر کاری به چه مقدار زمان نیاز دارد. حالا که از فاصله دورتر به وظایف خود نگاه می کنید، از زمان های آزاد خود، استفاده بیشتری می برید. نه تنها کارها را با سرعت بیشتری انجام می دهید، بلکه می توانید برای کارهای مهم تر، وقت بیشتری اختصاص دهید.”
6- اعلان های تلفن همراه خود را خاموش کنید.
“سعی کنید برای دیدن لیست وظایف، کمتر به تلفن همراه خود مراجعه کنید. از همان ابتدا، یکی دو کار مهم را انتخاب کنید و دیگر با تلفن خود کاری نداشته باشید. همه ما اینطور هستیم. هر بار که برای کاری مهم به سراغ تلفن همراه می رویم، اعلان های مربوط به ایمیل، پیام کوتاه و یا رسانه های اجتماعی، ما را وسوسه می کند که به سراغ آنها برویم.”
این جملات، به نقل از یک محقق به نام جنیفر هیمان می باشد. او به نکته مهمی اشاره کرده است. بر اساس تحقیقات صورت گرفته، هر انسان به طور میانگین، روزی 2617 مرتبه به تلفن همراه خود دست می زند. خاموش کردن اعلان ها می تواند به ما کمک کند تا با تمرکز بیشتری به وظایف خود برسیم. به این شکل می توانیم بهره وری را افزایش دهیم.
