صاحب هر کسب و کار کوچکی اهمیت داشتن یک تیم کاری مستحکم و یکپارچه را میداند. یک تیم کاری متحد که اعضای آن میدانند چطور باید با هم کار کنند میتواند کار کردن را به امری لذتبخش تبدیل کرده و بهره اقتصادی شرکت را نیز بسیار بالا ببرد. از طرف دیگر یک تیم کاری آشفته و نامنسجم مانند مقداری ماسه است که کنار هم قرار گرفتهاند و بدون استفاده از ملات مناسب ناگزیر از هم خواهند پاشید.
هرچند که استخدام کردن کارمندانی که به خوبی با هم کار میکنند بخش عمدهای از انسجام بخشیدن به کسب و کار و استارتآپهای کوچک هستند اما حتی بهترین تیمها نیز گاهی به تقویت یکپارچگی خود نیاز دارند. ولی سوال مهمی که در اینجا مطرح میشود این است که: چطور با بودجه محدود یا با داشتن چندین محل کار در نقاط متفاوت میتوان تیم کاری متحد و یکدستی داشت؟
ابزارهایی بیابید که از ارتباطات سازنده تیم کاری شما پشتیبانی میکنند
به عنوان کسی که صاحب یک کسب و کار است، مهم است که بتوانید در هر مرحله از رشد کسب و کار خود ابزار مناسبی برای برقراری ارتباط بین کارمندان خود بیابید. فقط شما هستید که شخصیت و ویژگیهای هر کدام از کارمندانتان را میشناسید و فقط شما هستید که میتوانید تصمیم بگیرید کدام ابزار مناسب کسب و کار شما است.
به نظر میرسد بهتر باشد که فقط از یک راهحل ارتباطی استفاده نکنید. رمز کار در این است که از چندین روش استفاده کنید که در کنار یکدیگر به تیم شما کمک کنند که عملکرد بهتری داشته باشد. امروزه انتخابها و گزینههای بسیاری برای رسیدن به این هدف در دسترس هستند، از پلت فرمهای مستقلی مانند Slack گرفته، که اپلیکیشنی برای چتها و گفتگوهای کاری است، تا پکیج کامل نرمافزارهای دفتری مایکروسافت.
انتخاب اشتباه میتواند به استارتآپ شما ضربه مالی وارد کند یا حتی بدتر از آن سرعت رشد آن را کاهش دهد. پیشنهاد ما به شما این است که پیش از خرید هر برنامه یا ابزار ارتباطی ابتدا آن را امتحان کنید. از امکان استفاده رایگان هر برنامه تا زمان ممکن استفاده کنید و تصمیم بگیرید که کدام برای شما و تیم کاری شما مناسبتر است.
صاحبان کسب و کار برای گرفتن بهترین تصمیم در این زمینه باید بهترین روش پیشبرد اهداف شرکت خود را در نظر گرفته و همچنین اولویت را بر مبنای همکاری صادقانه بگذارند. در بیشتر استارتآپهایی که شعبههای مختلفی در نقاط مختلف جهان دارند، یکی از بهترین راهحلها استفاده از نمایشگرهای با صفحات بزرگ به همراه وبکمهایی در تمام شعبات است که در تمام ساعت کاری روشن بوده و تصاویر را ارسال میکنند.
در این روش تیمهای مختلف میتوانند هر زمان که بخواهند جلوی دوربینها جمع شده و جلسه داشته باشند، یک گردهمایی سریع یا حتی گفتگویی چند دقیقهای در رابطه با بخشی از کدنویسی که دچار اشکال شده است. این مسئله در استارتآپ دیگری ممکن است با استفاده از Slack و Trello که ابزارهایی برای مدیریت پروژهها به صورت اشتراکی هستند حل شود.
هیچکس، حتی با وجود تجربه استفاده از ابزارهای مختلف، نمیتواند بگوید که بهترین ابزارها کدام هستند. تیم کاری هر استارتآپ یا کسب و کار خود باید بهترین ترکیب را بیابد.
ارتباط موثر با کارکنان چقدر هزینه برمیدارد؟
استفاده از روشهای قدیمی برای محکمتر کردن پیوندهای بین اعضای تیم کاری، باعث از دست رفتن ساعات کاری بسیاری خواهند شد. اگر کارمندان شما یک روز کامل را برای با هم بودن و جلب اعتماد یکدیگر بگذرانند و کار را فراموش کنند، احتمال دارد که بخشی از مشتریان خود را از دست بدهید، و این ریسکی است که کمتر کسب و کاری میتواند بهای آن را بپردازد.
به همین دلیل است که موارد کوچکی مانند قوانین خاصی که برای کسب و کارتان وضع میکنید، شفافیت اجرایی و همچنین داشتن درک مشترک از اهداف مورد نظرتان بسیار اهمیت دارند. ابزارهای ساده زیادی وجود دارند که شاید اعجابآور یا شگفتانگیز نباشند اما ارتباطات و بهرهوری کسب و کار شما را به سرعت افزایش خواهند داد.
اگر با دید کلانتر به این موضوع نگاهی بیندازیم، راهحلهای بسیاری وجود دارند که هزینه سفرهای کاری را کاهش داده و از افت بهرهوری جلوگیری میکنند.
۵ راهحل کم هزینه و اقتصادی برای تقویت همبستگی تیم کاری کسب و کارهای کوچک
1- از سیمان مناسب برای پیریزی استفاده کنید!
کسانی را که به عنوان اعضای تیم خود استخدام میکنید پایه و بنیان موفقیت یا شکست کسب و کار شما محسوب میشوند. در زمان استخدام برای کاهش هزینهها و همچنین یک برآورد اولیه از افراد میتوانید از ویدئو کنفرانس استفاده کنید. به دنبال کارمندانی باشید که برای شفافیت و ارتباطات روشن و بیپرده ارزش قائل شوند. اگر مبنای رشد و توسعه تجارت خود را بر این اساس بگذارید، ارتباطات درون سازمانی برای تمام اعضا بسیار سادهتر خواهد شد.
زمانی که کارمندان قابل اعتمادی داشته باشید، کار گروهی و ساختن تیم شرکتتان میتواند به سادگی همزمان با صرف ناهار در کنار یکدیگر یا زمانی که برنامهای برای جلسات از راه دور اتفاق بیفتد. حتی شبکههای اجتماعی مانند فیس بوک یا گروههای تلگرامی، اگرچه بدون اشکال نیستند اما میتوانند محلی برای گفتگوی کارمندان باشند، آنها همچنین میتوانند در آنجا پرسشهای خود را مطرح کنند یا حتی از آنها برای تخلیه احساسات و صحبت کردن از نگرانیهای خود استفاده کنند. اینکه به کارمندان خود اجازه دهید که به صفحه فیس بوک خود دسترسی داشته باشند، احتمال نقض سهوی پیمانهای کاری را افزایش خواهد داد، اپلیکیشنهای پیامرسان مانند تلگرام نیز ریسک حواسپرتی را با خود به همراه دارند.
عامل مشخص کننده در اینجا کارمندان شما هستند. اگر میتوانید به آنها اعتماد کنید به احتمال بسیار زیاد میتوانید به چگونگی استفاده آنها از شبکههای اجتماعی نیز اعتماد کنید.
2- جعبه ابزار خود را با ابزار مناسب پر کنید!
یک تخته وایت برد ابزار بسیار به درد بخوری است، اما در شرکتهایی با چند دفتر کار مختلف به درد بخور نخواهد بود. تقویمها و ایمیلهای مشترک
ابزارهای بصری مانند ترلو (Trello) و آسانا (Asana) یک مرکز همکاری در اختیار اعضای گروه قرار میدهند به طوری که هم برای اعضای راست مغز و هم برای اعضای چپ مغز راضیکننده خواهد بود. در برخی از دفاتر میتوان از ابزار Slack استفاده کرد که به کار گروهی و ارتباط سریعتر کارمندان و پیمانکاران کمک خواهد کرد.
اما چیزی که در رابطه با تمام این ابزارها مشترک است این است که: مهم نیست که هر کدام از آنها چقدر خوب هستند، کسب و کار شما فقط در صورتی میتواند از آنها بهره ببرد که تیم کاری از آنها به خوبی و به طور کارآمد از آنها استفاده کنند. Slack در کنار مزایایی که دارد به دلیل بخشهای اضافی مانند فورومها که گاهی از مسائل کاری دور میشوند میتواند مانند تیغ دو لبه عمل کند. یا ابزاری مانند Trello به مراقبت دائمی نیاز دارد و همه افراد باید در آن مشارکت کنند. به همین دلیل است که خود شما باید تصمیم بگیرید که کدام ابزار برای شما مناسب و کاربردی است و به کدام بیشتر علاقهمند هستید و همچنین با کدام ابزار راحتتر ارتباط برقرار میکنید. اگر اعضای تیم شما ببینند که رییسشان از ابزاری به خوبی استفاده میکند، آنها نیز آن مسیر را دنبال خواهند کرد.
3- ابزارهای ناکارآمد را حذف کنید
این نکته ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما افراد زیادی آن را نادیده میگیرند. از رابطهای کاربری و ابزارهایی که خریدهاید استفاده کنید یا آنها را دور بریزید. بسیاری از رابطهای کاربری که در اینجا از آنها صحبت شد حق عضویت دریافت میکنند، بنابراین اگر کسب و کارو تیم کاری شما از آن بهره نمیبرند، میتوانید به جای هدر دادن پولتان آن را در جای بهتری هزینه کنید.
ابزارهایی که چند عملکردی هستند را نگهدارید. به عنوان مثال ابزارهای ویدئو کنفرانس، میتوانند چند نقش بازی کنند –حتی چیزهای سادهای مانند بهبود روابط درون شرکتی نیز از کاربردهای به درد بخور به حساب میآید. یک تماس ویدئویی سریع بین دو کارمند که در چند دقیقه مسئله را روشن میکند در مقایسه با چندین روز تماس ایمیلی میتواند زمان زیادی را ذخیره کند.
4- هر چند وقت یکبار اعضای تیم کاری خود را ملاقات کنید.
در قسمتهای قبل چندین بار به اهمیت کنفرانسهای ویدئویی اشاره کردیم اما برای تاکید بیشتر آن را به صورت جداگانه نیز بررسی میکنیم. در دنیای امروز دفاتر کاری معمولا دور از هم و انعطافپذیر تر از قبل هستند، که این موضوع فواید بسیار و همچنین چالشهای خاص خود را به همراه دارد. امکان استفاده از ویدئو کنفرانس میتواند بسیاری از این چالشها را حل کند. چه گفتگوهای دو نفره و چه جلسات عمومی که به صورت ویدئو کنفرانس و مجازی برگزار میشوند، در یکپارچه و متحد کردن تیم کاری شما بسیار موثر خواهند بود.
سیستم ویدئو کنفرانس مناسبی برای دفاتر خود انتخاب کنید که با تلفنهای همراه نیز قابل دسترسی باشد، با این روش حتی اعضایی که در سفر هستند نیز میتوانند در جلسات شرکت کنند. پس از انتخاب و راهاندازی سیستم، جلسات ماهانهای برای تمام اعضای شرکت خود برگزار کنید. جلسات ویدئویی منظم در ایجاد ارتباط مناسب بین همکاران بسیار مفید هستند و تیم کاری شما را متحد میکنند.
5- گوش شنوا داشته باشید!
هر کدام از اعضای تیم شما تجاربی در استفاده از ابزارهای کاری مختلف دارند، به همین دلیل میتوانید از آنها در مورد بهترین ابزارهایی که استفاده کردهاند بپرسید و آنهایی را که عملکردیتر بوده و کارکرد بهتری دارند شناسایی کنید. به عنوان صاحب و موسس یک کسب و کار ضروری است که آماده بازخوردهای مختلف باشید. انعطافپذیر بودن به شما کمک میکند تا در ارتباط با بهترین و موثرترین گزینهها همواره به روز باشید.
تاسیس و در ادامه تکمیل تیم کاری به معنای از بین رفتن منابع و سرمایه شما نیست. ابزارهای بسیاری وجود دارند که میتوانند این فرآیند را بسیار سادهتر کنند.
زمانی که تیم کاری خود را بر اساس ایدههای کاری مستحکم میسازید، مزایای بسیاری دارد: ارتباطات رو به پیشرفت، افزایش بهرهوری از راه دور، کاهش هزینههای مسافرت، تعادل بهتر بین کار و زندگی برای تمام اعضا. چه چیزی از این بهتر؟
اگر این مطلب را آموزنده و کاربردی یافتید، احتمالا مطلب زیر نیز برای شما جالب و به درد بخور خواهد بود:
