همسو بودن اهداف تیم و عملیات کسب و کار در مقایسه با گذاشته به مراتب سخت‌تر شده است، به نحوی که تعداد تیم‌هایی که در چندین اداره کارمندانی دارند و همچنین شرایط کار به صورت مجازی و پیمان‌کاران خارج از مکان کار (off-site contractors) بیشتر شده است.
وجود این نیروهای کاری مجزا از یکدیگر به ویژه باعث شده است شرکت‌ها در ایجاد هماهنگی بین اهداف بخش فناوری اطلاعات و مخارج آنها به دردسر بیافتند.
دپارتمان‌های فناوری اطلاعات جدا از بخش فروش متنوع‌ترین محیط‌های کاری و کارمندان را دارند. شرکت‌ها برای این که بین همه چیز نظم و هماهنگی را رعایت کنند بیشتر نرم‌افزارها را به عنوان یک سرویس یا به صورت SaaS می‌خرند یا مشترک آن می‌شوند.
گرچه این راه حل‌ها بدون وجود یک اکوسیستم مرکزی از داده‌ها، بین دپارتمان‌های مختلف متفاوت و گران‌تر می‌شوند.
این نبود هماهنگی به مراتب کار مدیران بخش مالی و فناوری اطلاعات را سخت‌تر می‌کند تا ندادند واقعا مجموعا چقدر هزینه می‌کنند. گرچه، به کمک همکاری بین دپارتمان‌ها می‌توانید با دقت ارزیابی کنید در ادامه مسیر به چه فناوری‌هایی نیاز دارید و تغییرات واقعی به وجود آورید.
به عنوان یک هم‌بنیان‌گذار و مدیر ارشد اجرایی شرکتی که امکانات فناوری در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهد، شاهد نبود ارتباط بین بخش مالی و فناوری اطلاعات بودم. از دیدگاه یک بخش IT، از این دپارتمان انتظار می‌رود با پول کمتر کار بیشتر انجام دهد. از سوی دیگر، مدیران بخش مالی به بخش IT به عنوان یک مرکز اتلاف هزینه نگاه می‌کنند.
زمانی که این دو دپارتمان این قدر از یکدیگر جدا هستند، شاهد رکود نوآوری خواهیم بود. به همین دلیل است که شرکت من برای تصمیم‌گیری‌های آگاهانه از سیاست شفافیت، همکاری و به اشتراک‌گذاری داده‌ها استفاده می‌کند.
در عصر دیجیتال امروزی، هر شرکتی بدون توجه به اندازه و حوزه فعالیت خود با کمک فناوری به جلو پیش می‌رود. تیم‌ها باید به یک زبان مشترک دست پیدا کنند که در آن فناوری یک تفکیک‌کننده است و رشد کسب و کار را به همراه دارد.
همکاری نکته کلیدی است
اگر تیم‌ها با یکدیگر همکاری نکنند، کسب و کار شما لطمه می‌بیند. به عنوان مثال زمانی که کارمندان شرکت را ترک می‌کنند، مجوزهای نرم‌افزاری آنها تبدیل به «روح» می‌شود. این موضوع به شکل تعجب‌انگیزی ساده و مرسوم است که شرکت‌ها ناآگاهانه هر ماه هزینه صدها اشتراک نرم‌افزاری استفاده نشده (روح) را پرداخت می‌کنند.
به عنوان مثال یکی از مشتریان ما متوجه پرداخت هزینه 284 لایسنس فعال نرم‌افزاری به یک فروشنده شد با وجود این که تنها در حال حاضر 80 کارمند دارد. این شرکت به این علت که دپارتمان‌های مختلف تغییرات را به اطلاع یکدیگر نرسانده بودند پول 204 لایسنس غیرضروری را پرداخت می‌کرد.
مشکل هزینه‌بر دیگر «باگ تمدید» است. این مشکل زمانی رخ می‌دهد که بخش فناوری اطلاعات یک قرارداد فناوری را لغو می‌کند ولی بخش مالی را باخبر نمی‌کند. بخش مالی صورت حساب تمدید خودکار را پرداخت می‌کند، حتی با آن که دیگر به این فناوری نیاز نیست.
بسته به نوع قرار داد، این اشتباه به ظاهر کوچک می‌تواند منجر به بروز هزینه‌های اضافی عظیمی شود.
همکاری لازم برای رسیدگی به این مشکلات حتی به مراتب به علت تفکیک راه‌حل‌های IT هر دپارتمان متفاوت است. به عنوان مثال بخش حسابداری ممکن است از DocuSign استفاده کند در حالی که بخش فروش از Adobe Sign استفاده می‌کند. هزینه هر دو ابزار بالا و کاملا غیرضروری است.
راه‌حل ظاهرا ساده برای این مشکلات ایجاد یک رابطه همراه با همکاری بین تیم‌هایی که دارید به ویژه بخش مالی و فناوری اطلاعات است.
در فناوری اطلاعات سرمایه‌گذاری کنید
به سختی می‌توان هزینه‌های مدیریت فناوری و IT را برآورد کرد. زمانی که از یک راه‌حل جدید IT استفاده می‌کنید، تنها زمانی که اتفاق بد و اشتباهی بیافتد می‌توانید همه چیز را حساب کنید و زمانی موضوع حادتر می‌شود که بخش مالی به بخش IT به عنوان یک مرکز اتلاف هزینه نگاه کند.
مشکل یک روش تفکیک IT از سایرین این است که هر کسب و کار مدرن باید یک شرکت فناوری باشد وگرنه قادر به سازش با محیط همیشه در حال تغییر کسب و کار نخواهد بود. کافی است نگاهی به 52 درصد فهرست 500 شرکت برتر مجله فرچن بیاندازید که طبق گزارش مجله Harvard Business Review از سال 2000 از فهرست آن کنار گذاشته شده‌اند.
شکاف را بپوشانید
در اکثر کسب و کارهای مدرن داده‌ها پادشاهی می‌کند. حضور آن به تیم‌های شما توانایی تصمیم‌گیری آگاهانه را می‌دهد و شرکت‌ها می‌توانند با بازارهای در حال تغییر سازگار باشند. سه استراتژی زیر می‌تواند به شما کمک کند با حداکثر استفاده از داده‌ها تیم‌های خود را در تعامل با یکدیگر قرار دهید و کسب و کارتان را بیشتر ماندگار کنید.
یک چارچوب TBM به وجود آورید
مدیریت کسب و کار فناوری یا TBM مقداری از فشار دپارتمان مالی با نگاه به بخش IT به عنوان یک کسب و کار کم می‌کند. TBM را به عنوان یک چارچوب برای مدیریت داده‌ها معرفی کنید تا بتوانید نظر مثبت سهام‌داران شرکت را جلب کنید.
تصمیم بگیرید چه کسانی مسئول خواهند بود، داده‌های شرکت در کجا ذخیره خواهد شد و چطور هر تیم می‌تواند به آن داده‌ها دسترسی داشته باشد.
ارزش بخش فناوری اطلاعات را ترسیم کنید
تمامی دپارتمان‌ها به کمک TBM راحت‌تر می‌توانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند در نتیجه همه می‌توانند به ارزش فناوری اطلاعات پی ببرند. همچنین به هماهنگی منابع و بودجه‌ها در بین دو بخش مالی و فناوری اطلاعات کمک می‌کنند تا بتوانند به صورت استراتژیک اولویت‌های کسب و کار را برنامه‌ریزی و مدیریت کنند.
به همراه این هماهنگی، لحن گفتگو را از «ما فقط در حال هزینه کردن هستیم» به «ما به صورت موثر کاری که داریم انجام می‌دهیم را مدیریت می‌کنیم» تغییر دهید. از سرمایه‌های لازم حداکثر استفاده را به شکل اطلاعات قابل استفاده برای کسب و کار ببرید. ارزش بخش IT را به حداکثر برسانید و نشان دهید خدماتی که این بخش فراهم می‌کند مقرون به صرفه هستند.
ثروت داده‌ها را به اشتراک بگذارید
زمانی که در حال استفاده از TBM هستید، به اندازه کافی شاخص و نقاط داده که هر دپارتمان بتواند از آنها بهره ببرد وجود دارد. عواقب مهمی که داده‌ها روی منفعت کل شرکت دارند را شناسایی کنید و سپس برای دستیابی به آنها راهکارهای منظمی را در پیش بگیرید.
در دنیای امروزی کسب و کار برای دستیابی به موفقیت، باید بخش مالی، فناوری اطلاعات و تصمیم‌گیران کلیدی شرکت را در تعامل و هماهنگی با یکدیگر قرار دهید. همکاری بین تیم‌ها می‌تواند به شما کمک کند با موفقیت مدل کسب و کار خود را متحول کنید و در دنیای همیشه در حال تغییر کسب و کار موفق بمانید.
منبع: inc.com
