قانون 80/20: پیدا کردن و از بین بردن موانع داخلی جهت افزایش بهره وری

آیا هفته کاری شما اینگونه شروع می‌شود؟ امروز شنبه است. در حالیکه قهوه در دستانتان است در ایمیلتان، سایت ترلو، سایت روکیدا و اینستگرام می‌گردید، آنچه را که باید انجام دهید را بررسی می‌کنید، همچنین بررسی اینکه خانواده شما که در شهری دیگر زندگی می‌کنند چه کارهایی امروز صبح انجام دادند و درآخر همه کارهایی که همکاران به شما سپردند.
تا به خود می‌آیید می‌بینید که وقت یک قرار کاری فرا رسیده و سپس وقت انجام دادن یک پروژه مهم است که باعث به عقب افتادن انجام گزارش کاری می شود که شما قادر به تمرکز بر روی آن نیستید. ذهنتان را خالی می‌کنید و به انجام شدن کارها می‌اندیشید. همه چیز به نظر مهم می‌آید و همه چیز نیاز به رسیدگی دارد.
با گذشت ساعت ها شما همچنان احساس گرفتاری می‌کنید و با انبوهی ازاطلاعات مواجهید و بدتراز همه گرفتار ترس از دست رفتن موقعیت‌ها هستید. شما روز خود را در حال فکر کردن به کارهایی که انجام ندادید به پایان می‌رسانید. شما تمام روز مشغول کار بودید، پس چرا احساس مفید بودن و بهره وری نمی‌کنید؟

دلیل ناکارآمدی سیستم‌هایی که جهت افزایش بهره‌وری تلاش می‌کنند

دلیلش خود سیستم‌ها نیستند. اگر شما به فکر بهتر شدن آنها باشید، بهره‌وری آنها افزایش پیدا می‌کند. اگر شما از تکنیک‌های افزایش بهره‌وری مانند تکنیک پومودرو (یک روش سریع و موثر جهت افزایش بهره‌وری)، اسکرام (یک نوع سیستم کنترلی و مدیریتی) و تمرکز عمیق برروی مسايل بدون حواس‌پرتی استفاده کنید از مزایای حتمی آن بهره خواهید برد، پس دلیل به نتیجه نرسیدن چیست؟
جواب ممکن است آنجایی که شما فکر می‌کنید نباشد. ممکن است موردی مثل محدودیت زمانی باشد که تمرکز را ازخارج ازسیستم به توجه به داخل سیستم معطوف نماید، بله ممکن است زمان باشد که به شما و روش‌های انجام کار شما می‌گوید این من هستم که تاثیر‌گذارم نه شما!
درباره تعاریف قانون 80/20 پارتو فکر کنید. این قانون می‌گوید اگر از 80 درصد تلاش و تمرکزتان برروی 20 درصد از مشکلات و موانع تکرار‌شونده استفاده کنید به نتایج فوق‌العاده‌ایی می‌رسید. به‌جای اینکه مدام در حال یادداشت‌برداری باشید برای درک این مساله تلاش کنید که چرا در اولین روز هفته دو ساعت صرف بدست آوردن تمرکز می‌کنید.
پس چرا الان شروع نمی‌کنید؟ در اینجا به برخی از موانع رایج ذهنی که باعث کاهش بهره‌وری می‌شوند اشاره می‌کنیم:

ترس: نابود‌کننده ناشناخته بهره‌وری

درباره لحظه‌های بد و ناتوان‌کننده‌ایی که در یک روز کاری مانع به وجود آمدن بهره‌وری می‌شود فکر کنید: چه احساسی دارید؟ به احتمال زیاد بدن شما از شدت استرس زیاد بی‌حس شده. این پاسخ از طرف بدن شما برای تهدید‌های فیزیکی مناسب است اما برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه به جعبه پُردریافت ایمیلتان رسیدگی کنید یا انجام تماسی برای فروش بی‌فایده است.
انواع و اقسام ترس وجود دارند که باعث خشک شدن گلویتان و ایجاد مشکل در قضاوتتان می‌شود. دفعه بعد به جای نادیده‌گرفتن یا جنگیدن با ترستان یک لحظه صبر کنید و از خودتان این سوال را بپرسید، “من از چه چیزی می‌ترسم؟”
جواب شما را شگفت‌زده می‌کند:
• آیا از انجام دادن کاری جدید واهمه دارید؟ تلاش کنید که کل کار را به کارهای کوچکتری تقسیم کرده و به هرکدام به موقع رسیدگی کنید و یک ساختار برای رسیدن به اهدافتان بسازید یا یک زمان پایان در نظر بگیرید و قورباغه را قورت دهید!
• آیا از شکست می‌ترسید؟ صریح بودن در مورد ترس‌هایتان قدم اول خواهد بود. وقتی‌که دقیقا بدانید از چه چیزی می‌ترسید (آیا از عقب افتادن اجاره‌تان می‌ترسید، یا از احمق به نظر رسیدن مقابل همکاران جدیدتان؟) شمایید که تصمیم می‌گیرید چگونه با ترس‌هایتان روبرو شوید.
• ترس از دست دادنِ موقعیت چطور؟ همه ما این حس را داریم اما از راه‌حل‌های مختلفی استفاده می‌کنیم. دانستن تعریفمان از موفقیت و تصمیم‌گیری به موقع برای ماندن در مسیر, قدم بزرگی برای بودن در مسیر درست است. ممکن است نیاز داشته باشیم تا از این کار به آن کار نپریم، خود را آرام کنیم یا یک برنامه برای بر‌طرف کردن مشکلات فکری دانلود کنیم.
پرسیدنِ “چرا” همه‌چیز را پیچیده می‌کند
آیا داستان دو بنٌا را که از آنها پرسیده شد چه‌کاری انجام می‌دهند شنیده‌اید؟ بنٌای اول گفت، “من آجر می‌چینیم!” و دومی نگاهی به اطراف که یک ساختمان نا‌تمام بود کرد و با لبخند گفت، “من در حال ساختن یک معبد هستم.”
حال، شما در حال آجرچینی هستید یا ساختن یک ساختمان؟ چه کار آزاد داشته باشید یا برای یک شرکت کار کنید، اگر دلیل انجام کارتان را نمی‌دانید شما گیج خواهید شد. اگر هنگام شروع یک پروژه احساس سردرگمی می‌کنید یا در اولویت‌گذاری کارهایتان مشکل دارید، برای پیدا کردن دلیل و هدف کارتان هرچقدر که لازم است زمان بگذارید حتی اگر دلیل سردرگمی شما اذیت شدن برای آمدن به سرِکار باشد.
خیلی از کارآفرینان و مدیران بر این عقیده‌اند که ترسیم یک راه هدفمند مسیر موفقیت را هموار می‌سازد. یک تجارت هدفمند با انگیزه، انسجام، متصل بودن کارها به هم و در نهایت موفقیت روز‌افزون در رابطه مستقیم است.

شاید شما واقعا کارهای اضافه انجام می‌دهید

حتی اگر ترس از دست دادن موقعیت‌ها باعث شود شما هرکاری را رد (یا قبول) کنید یا احساس خیلی خوبی برای انجام کاری داشته باشید وقتی کارهای بسیار زیادی برای انجام دادن داشته باشید، هیچ‌وقت قادر به انجام همه کارها نخواهید بود.
اگر شما مقدار زیادی کار برای انجام در یک روز دارید، وقت آن است که از قانون 80/20 برای کار خود استفاده کنید. چه فعالیت‌هایی بیشترین بازگشت سرمایه را دارند؟ کدام‌یک کمترین؟ از لیست کارهای پروژه آنهایی را که اهمیت کمتری دارند را حذف کنید و ببینید چه حسی دارید. بعد از زمانی که به نه گفتن (تغییر نکردن) عادت کرده بودید شاید زمان تغییر فرا‌رسیده.

آیا مشکلات زندگی مزاحم شغلتان است؟

همه ما با موانع داخلی جهت افزایش بهرهوری مواجهیم. اما اگر مشکلات خانوادگی شما مزاحم شغل شما باشد مانند جر‌و‌بحثی که با خواهرتان داشتید، یا نمره‌های پایین پسرتان، یا خراب شدن وسیله‌ایی در خانه که نتوانید با آنها کنار بیایید، به احتمال زیاد نیاز به آموختن تکنیک‌هایی جهت مَهار استرس دارید که به افزایش تمرکز شما هنگام نیاز در کارتان به کمکتان می‌آید.
تکنیک‌های مهار استرس مانند خودِ استرس احساس منحصر‌به‌فردی برای شما به همراه دارد. در اکثر موارد شما باید احساسات خود را مهار کنید یا با مشکلات واقعی(در خارج از ذهن شما) دست‌و‌پنجه نرم کنید. ممکن است سال‌ها زمان ببرد تا متوجه شوید چگونه می‌توانید به بهترین شکل استرس خود را مهار کنید، اما ارزش آزمون و خطا را دارد چرا که با پیدا کردن راه‌حل مناسب زندگی شما از کیفیت بالاتری برخوردار می‌شود.

برای افزایش بهره‌وری از قانون 80/20 استفاده کنید

سعی کنید قانون 80/20 را برای سه ماه آینده برای افزایش بهره‌وری خودتان استفاده کنید که باید 80 درصد تلاشتان را برروی 20 درصد سخت‌ترین موانع داخلی(ذهنی-فکری) بگذارید. خود را غرق حل مشکلاتتان کنید تا به جواب سوالاتتان برسید و شاهد افزایش بهره‌وری خود باشید.