برنامه ریزی، اولویت بندی کارها، حذف عوامل برهم زننده تمرکز و پاداش دادن به خودتان جزء اصول مهم مدیریت زمان هستند.
به عنوان یک مدیرعامل باید برنامه ریزی و مدیریت زمان را با دقت کامل انجام دهید. کار پیش روی شما هر چقدر هم که زیاد یا سخت باشد، با برنامه ریزی درست می‌توانید آن را انجام دهید. از جمله مزایای مدیریت زمان می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- ارتقای کارایی: وقتی کارها را با تعهد کامل و زمانبندی درست انجام دهید، معمولاً به نتایج بهتری می‌رسید. اگر شما مدیریت کارها و زمانبندی‌ها را به خوبی انجام دهید، کارمندان شما هم این کار را از شما یاد می‌گیرند و به این ترتیب بهره وری افزایش پیدا می‌کند.
- تحویل به موقع کارها: در فرایند مدیریت زمان، شما برای کارهای مهم زمان خاصی در نظر گرفته و اولویت‌های آنها را مشخص می‌کنید به این ترتیب احتمال تکمیل به موقع کارها افزایش پیدا می‌کند.
- برقراری تعادل بین کار و زندگی: داشتن مهارت‌های مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که به یک زندگی متعادل پردستاورد برسید. چون شما برای همه فعالیت‌های خودتان یک برنامه مشخص و زمان خواهید داشت.
- کاهش اضطراب: نداشتن برنامه ریزی درست باعث ایجاد اضطراب می‌شود چون در چنین شرایطی مطمئن نیستید که کارها به موقع انجام می‌شوند. مدیریت درست زمان می‌تواند به رفع این مشکل کمک کند.
۳ اپلیکیشن مدیریت زمان کارآمد برای مدیرعامل‌ها
در ادامه مروری بر بهترین ابزارهای مدیریت زمان خواهیم داشت که می‌توانند برای هر مدیرعاملی مؤثر باشند:
۱. Clockify
Clockify یک اپلیکیشن رایگان برای نظارت بر استفاده از زمان با پوشش نامحدود است. این اپلیکیشن تعداد بیشماری کاربر را تحت پوشش قرار داده، همه فعالیت‌ها را ثبت کرده و عملکردها را ارزیابی می‌کند.
به عنوان یک مدیرعامل پرمشغله Clockify به شما کمک می‌کند که با استفاده از یک تایمر ساعات کاری را تحت نظر داشته باشید و میزان استفاده از اپلیکیشن‌ها و سایت‌های مختلف توسط خودتان را ثبت و مدیریت کنید. می‌توانید از نسخه تحت وب یا موبایلی این ابزار استفاده کنید.
۲. RescueTime
RescueTime یک اپلیکیشن مدیریت زمان است که وبسایت‌های برهم زننده تمرکز را محدود کرده و هر آنچه ممکن است مانع رشد شما شود را مشخص می‌کند. به غیر از تنظیم دوره‌های تمرکز برای رسیدن به اهداف، این اپلیکیشن به شما برای ارزیابی میزان پیشرفت خودتان کمک می‌کند. چنین اپلیکیشنی برای مدیران و افرادی که اهداف و کارهای روزانه مهمی دارند بسیار مفید است و شما را یک قدم به رؤیاهایتان نزدیک تر می‌کند.
۳. Toggl Track
Toggl Track یکی از ابزارهای مدیریت زمان بسیار مهم برای هر مدیرعاملی است که به سلامت و آسایش خودش اهمیت می‌دهد. این ابزار به شما برای ارزیابی و مدیریت پروژه، ارتقای بهره وری و پیدا کردن دید بهتر نسبت به کار در حال انجام کمک می‌کند.
به عنوان مدیرعامل می‌توانید از Toggl Track برای قرار گرفتن در جریان کارها و فعالیت‌های محیط اداره خودتان استفاده کنید. همه تلاش‌های تیم شما قابل مشاهده بوده و حوزه‌های پیشرفت هم مشخص می‌شوند.
۳ نکته مهم برای مدیریت زمان
معمولاً هر مدیرعاملی در حوزه‌های مختلف نقش و فعالیت دارد. چندین عامل بر عملکرد یک مدیرعامل تأثیرگذار هستند اما یکی از مهم ترین آنها درگیری و مشغله ذهنی است.
به عنوان مدیر یک کسب و کار، ذهن شما دائماً مشغول به موضوعات مختلف است. با رعایت این نکات می‌توانید دید شفاف تری نسبت به مسیر پیدا کرده و احتمال رشد و پیشرفت خودتان را افزایش دهید.
۱. مشخص کردن اولویت‌ها
بر کار خودتان در محیط اداره متمرکز شده و هر آنچه برای ارتقای آن لازم است انجام دهید. کارها را به کارمندان محول کرده و اجازه دهید کارشان را انجام دهند. لازم نیست که خود شما همه کارها را انجام دهید.
به عنوان یک مدیرعامل باید متمرکز بر وظایف مدیریتی خودتان شده و به کارمندانتان اجازه دهید نقش خودشان را ایفا کنند.
۲. بررسی منظم تقویم
تقویم خودتان را به صورت منظم بررسی کنید تا مشخص کنید که کارهای کوتاه یا بلند مدت کسب و کارتان چطور پیش می‌رود. با بررسی تقویم می‌توانید از مسئولیت‌های خودتان کاملاً آگاه شوید و از روی هم انباشته شدن کارها پیشگیری کنید. می‌توانید برای هر کار یک اعلان تنظیم کنید تا همیشه در جریان کارها باشید.
تخصیص زمان بخش مهمی از مدیریت زمان است و بررسی و بازبینی تقویم بهترین روش انجام این کار است.
۳. زمانبندی برای تفکر
کار شما به عنوان یک مدیرعامل پیاده سازی استراتژی‌هایی است که با شرایط بازار و مسیر رشد و توسعه شما همخوانی داشته باشند. برای پیشگیری از انباشته شدن موضوعات، یک زمان خاص برای تفکر داشته باشید.
پیش از هر تصمیم گیری کمی زمان صرف تنظیم استراتژی‌های خودتان کنید. می‌توانید از اپلیکیشن‌های مخصوص این کار هم کمک بگیرید.
