برای خیلی از ما ضرب الاجلها موضوع ترسناکی هستند چون معمولاً کارها را تا لحظه آخر به تعویق میاندازیم و با وجود همه تلاشهایی که در لحظه آخر انجام میدهیم، در تحویل به موقع و درست کارها ناکام میمانیم.
این موضوع تأثیرات بدی بر بهره وری و اعتماد بنفس ما دارد. پس با ما همراه باشید تا با چگونگی مقابله با این مشکل آشنا شوید.
1. مشخص کردن مراحل کار
پیچیدگی و زمانبر بودن کارها باعث میشود انجام آنها سخت به نظر برسد و همین مسئله در به تعویق انداختن کارها نقش مهمی دارد. اما با تقسیم کردن کار به مراحل کوچکتر انجام آن راحت تر میشود و ضمیر ناخوآدگاه شما از انجام دادن آنها فرار نمی کند.
وقتی این مراحل کوچکتر را یکی پس از دیگری طی کنید، انجام کار اصلی سخت به نظر نخواهد رسید.
2. پیدا کردن یک همراه باانگیزه
کار کردن تک نفره سخت است بخصوص وقتی این کار پیچیده باشد. گرچه در این حالت آزادی عمل بیشتری دارید اما در این روش چون در قبال کسی مسئولیتی ندارید، احتمال به تعویق انداختن کارها زیاد است.
با داشتن یک همراه مناسب و انجام کار گروهی احتمال اینکه کارها را به موقع انجام دهید بیشتر خواهد بود. حتی اگر همراه پیدا نکردید، اینکه در جریان باشید یک نفر دیگر قبلاً به این هدف رسیده، دلگرم کننده است.
3. نظارت بر پیشرفت کار
وقتی عادت کنید که بر پیشرفتتان نظارت داشته باشید، راحت تر میتوانید کارها را تکمیل کنید. ممکن است بهره وری شما در همه روزها به یک اندازه نباشد اما نظارت مستمر و منظم بر میزان پیشرفت کار به شما برای تشخیص خلأهای موجود و رفع نقطه ضعفها کمک میکند.
می توانید از ابزارهای مثل MeisterTask برای بررسی میزان پیشرفت خودتان در کارها استفاده کنید.
4. پیشگیری از ایجاد خلأ در برنامه
پیش از مشخص کردن یک ضرب الاجل برای کارها، اول باید یک طرح و برنامه مشخص داشته باشید. مشخص کردن اهداف، فرایند کار و زمان در اختیار از جمله کارهایی هستند که باید پیش از تعیین ضرب الاجل انجام دهید. ممکن است وجود اشتباه در برنامه ریزی، باعث ناکامی در انجام به موقع کارها شود.
مثلاً ممکن است برای تکمیل پروژه تا شنبه نیاز به قرض گرفتن یک کتاب از کتابخانه داشته باشید و برنامه ریزی را روز چهارشنبه انجام داده باشید در حالی که کتابخانه پنجشنبه و جمعه تعطیل است.
همانطور که مشاهده میکنید در این برنامه یک خلأ وجود دارد و به همین دلیل شما فرصت را از دست خواهید داد.
5. دوری از عوامل بر هم زننده تمرکز
یکی از مهم ترین دلایل تکمیل نشدن به موقع کارها، وجود عوامل برهم زننده تمرکز است. ایمیلهای طولانی، اعلانهای شبکههای اجتماعی، کارهای فوری اما با اهمیت کمتر، گفتگو با اعضای خانواده همگی نقش مهمی در بر هم زدن تمرکز شما و ایجاد اختلال در جریان کار دارند.
معمولاً وقتی فکر به سمت یک موضوع دیگر جذب میشود، برگرداندن آن به حالت تمرکز اصلی کار سختی است. وقتی کاری در دست انجام دادید، سعی کنید تا حد ممکن آن را پیش ببرید.
می توانید برای پیشگیری از برهم زدن تمرکزتان، اعلانهای گوشی و کامپیوتر را بی صدا کنید.
6. استفاده از یک اپلیکیشن تقویم مفید
اگر تعداد زیادی تقویم روی میز داشته باشید احتمال اینکه ضرب الاجلها و کارهای در حال انجام از دیدتان خارج شود زیاد است. بهترین کار، استفاده از یک اپلیکیشن تقویم است. چنین اپلیکیشنهایی به زمانبندی کارها، رویدادها و قرارها کمک میکنند.
این اپلیکیشنها کارها و ضرب الاجلها را به صورت مرتب و منظم نمایش میدهند و به شما کمک میکنند تا کارهای هر روز را تحت نظر داشته باشید.
Google Calendar یکی از این اپلیکیشنهاست که میتوانید از آن برای زمانبندی کارهای شخصی و حرفه ای استفاده کنید.
7. مشخص کردن یک ضرب الاجل ملایم
ضرب الاجل ملایم، ضرب الاجل آزمایشی است که قبل از مهلت اصلی قرار میدهید. این روش هم برای پروژههای شخصی و هم حرفه ای بسیار مفید است.
حتی برای بهترین طرحها هم امکان بروز مشکل وجود دارد. ممکن است بیمار شوید یا اینکه به یک مشکل فنی برخورد کنید. پس یک ضرب الاجل ملایم داشته باشید و سعی کنید کار را قبل از آن تمام کنید.
8. از به تعویق انداختن کارها به هر قیمتی خودداری کنید
خیلی از اوقات، تنبلی و به تعویق انداختن کارها دلیل اصلی انجام ندادن به موقع آنها است. گرچه پیچیدگی کار هم در این موضوع تأثیر دارد اما نداشتن انگیزه برای تکمیل کار هم در این مسئله تأثیرگذار است.
این مشکل برای کارهای شخصی که ناظر یا پاداشی ندارند بیشتر است اما خود شما هم میتوانید یک جایزه یا پاداش برای خودتان در نظر بگیرید تا از تعویق کارها پیشگیری کنید.
