تفویض وظیفه یک فرایند اساسی در روند کاری مدرن است که صرف زمان، انرژی و تلاش همه‌ی اعضای تیم را تضمین می‌کند. محال است که به عنوان یک رهبر یا مدیر یک تیم بتوانید تمام مسئولیت‌ها را خودتان بر عهده بگیرید.
با محول کردن وظایف به سایر اعضای تیم، می‌توانید علاوه بر توانمندسازی تیم خود برای پیشرفت حرفه ای، حجم کار خود را نیز کاهش دهید. نکات زیر را برای تفویض کارآمد وظایف به کار ببرید تا رابطه ای سالم بین هم تیمی‌های خود برقرار کنید.
۱. یک فرد مناسب پیدا کنید
اگر تصمیم به واگذاری یک کار دارید، اولین مورد این است که مناسب ترین فرد را برای این کار انتخاب کنید. به این فکر نکنید که هر کسی می‌تواند آن کار را انجام دهد. به جای آن، از شواهد تجربی برای انتخاب فرد مناسب استفاده کنید. کسانی را پیدا کنید که دانش و مهارت لازم برای تکمیل کاری که قرار است به آن‌ها واگذار کنید را دارند.
قبل از تفویض وظایف، می‌توانید از برنامه‌ی مدیریت وظایف Teamwork برای بررسی ظرفیت منبع مورد نظر استفاده کنید. بنابراین، وظیفه را به هم تیمی ای که کارهای زیادی برنامه خود دارد محول نکنید.
۲. دلیل تفویض وظایف را با تیم در میان بگذارید
قبل از تفویض وظیفه، باید دلایل پشت آن را با شخص منتخب در میان بگذارید. همچنین باید آنچه که از آن‌ها انتظار دارید را به وضوح برای آن‌ها توضیح دهید. گاهی اوقات ممکن است شخصی که تعیین می‌شود از مسئولیت‌های خود آگاه نباشد.
اگر آن فرد از چگونگی مشارکت مثبت در پروژه مطلع نباشد، ممکن است نسبت به انجام کار بی‌علاقه و دلسرد شود. اگر قرار است کار را به کارمندی که دور کاری می‌کند محول کنید، می‌توانید از Google Jamboard برای یک جلسه‌ی مستقیم استفاده کنید. این ابزار به آن‌ها کمک می‌کند تا مسائل را از نظر بصری متوجه شوند.
۳. احتمال واگذاری معکوس را کاهش دهید
برخی از اعضای تیم ممکن است سعی کنند کار محول شده را دوباره به خودتان واگذار کنند. سعی کنید دلیل آن را پیدا کنید. تا زمانی که آن‌ها مهارت‌های لازم و زمان کافی برای انجام کار را دارند به آن‌ها نه بگویید. همچنین، آن‌ها را تشویق کنید تا بدین وسیله از توان مندی‌های خود مطمئن شوند.
با این حال، می‌توانید با انجام تجزیه و تحلیل SWOT از افراد مورد نظر، احتمال واگذاری معکوس را به حداقل برسانید. برای این منظور استفاده می‌توانید از برنامه‌ی Creately کنید و بفهمید چه کسانی کمترین شانس برای واگذاری مجدد کار به شما را دارند.
۴. یک طرح کلی را به اشتراک بگذارید
وقتی پروژه یا وظیفه ای را به شخصی واگذار می‌کنید، متصدی نباید احساس درماندگی کند و از لحاظ فکری بهم بریزد. یک طرح کلی از کار ایجاد کنید تا او بداند چگونه می‌تواند بدون استرس زیاد آن کار را انجام دهد. در حین طرح ریزی، آنچه که می‌خواهید انجام شود و زمان تحویل کار را اضافه کنید. به خاطر داشته باشید که برای جلوگیری از هرگونه فشار غیر ضروری، یک تیتر واقع گرایانه تنظیم کنید.
شما می‌توانید از هر برنامه‌ی مدیریت وظیفه ای مانند:
برای تهیه‌ی طرح کلی پروژه، اضافه کردن شرح ارتباط آن طرح به وظایف و تاریخ تحویل استفاده کنید.
۵. دسترسی به منابع آموزشی لازم
مسئولیت شما به عنوان رهبر یا مدیر تیم این است که اطمینان حاصل کنید که شخصی که وظایف خود را به او واگذار می‌کنید آموزش‌های لازم را دیده است و تمام منابع لازم را در اختیار دارد. به عنوان مثال، اگر وظیفه‌ی واگذار شده نیاز به استفاده از یک ابزار خاص دارد، اما متصدی قبلاً از آن استفاده نکرده است باید یک جلسه آموزش برای او ترتیب دهید.
با فراهم کردن دسترسی به پایگاه اطلاعاتی، همه‌ی منابع مورد نیاز را در اختیار آن‌ها قرار دهید. اگر پایگاه اطلاعاتی نداری ، می‌توانید همه‌ی منابع را در یک پوشه‌ی Google Drive قرار دهید و آن را با فرد مورد نظر به اشتراک بگذارید.
۶. ارائه‌ی اختیار تمام بر وظایف محول شده
محول کردن یک وظیفه بدون آزادی عمل، برای فرد معین شده به هیچ وجه ایده آل نیست. قدرت تصمیم گیری و سوال پرسیدن را به آن‌ها بدهید. تنها در این صورت است که می‌توانید انتظار داشته باشید که کار در مهلت مقرر و بدون هیچ نقصی به پایان برسد.
اگر فرد مسئول روی یک سند یا فایل ورد کار می‌کند، می‌توانید اختیار تام آن فایل‌ها را به او بدهید. می‌توانید پروژه‌ها را در یک ابزار مدیریت پروژه مانند Wrike به آن‌ها واگذار کنید. بنابراین، افراد مربوطه احساس اقتدار می‌کنند و سایر اعضای تیم نیز از این قدرت آگاه خواهند شد.
۷. از یک کانال ارتباطی اختصاصی استفاده کنید
تفویض وظیفه تنها واگذاری کار و رها کردن همه چیز به امان خود نیست. برای پاسخ به هر سوال و تقاضایی باید در دسترس شخصی باشید که کار را به او واگذار کرده اید. اگر برای اولین بار است که پروژه‌های بزرگ یا پیچیده ای انجام می‌دهند، به احتمال زیاد به مشاوره‌ی شما نیاز خواهند داشت.
برای ایجاد یک کانال ارتباطی اختصاصی فوری می‌توانید از Slack استفاده کنید. می‌توانید در آن یک کانال جداگانه ایجاد کنید تا شخصی که کار را به او محول کرده اید بتواند به طور مستقیم با شما در تماس باشد و در صورت لزوم برای بازخورد فوری فایل‌ها را با شما به اشتراک بگذارد.
دانلود: Slack برای اندروید | آی او اس (رایگان)
دانلود: Slack برای ویندوز | مک او اس | لینوکس (رایگان)
۸. برای حل مسائل پیش بینی نشده آماده باشید
باید برای حل تا هر مشکل غیر منتظره ای در طول یک پروژه آماده باشید، حتی اگر آن کار را به شخص دیگری واگذار کرده اید. هنگامی که افراد واجد شرایط تخصص و تجربه‌ی کافی ندارند، باید برای انجام موفقیت آمیز کارها مداخله کنید.
می‌توانید از آن‌ها بخواهید که این مشکل را با استفاده از هر برنامه‌ی ضبط از صفحه ای مانند Ezvid ضبط کرده و برای شما بفرستند. بنابراین، می‌توانید مشکل را بهتر بفهمید و راه حل مناسبی ارائه دهید. در غیر این صورت، آن‌ها می‌توانند مسائل را با استفاده از هر برنامه‌ی یادداشت برداری برای شما توضیح دهند.
۹. بازخورد پیشرفت و تبادل را مرور کنید
پس از تفویض وظیفه بررسی کردن پیشرفت کار را فراموش نکنید تا بفهمید که آیا کار با سرعت مطلوب پیش می‌رود یا خیر. اما از مدیریت ذره بینی(نظارت بر جزییات کار تک تک افراد) اجتناب کنید، زیرا این کار فرد را بی انگیزه می‌کند. فرهنگ پیگیری و بازخورد متقابل را برای تفویض موثر جا بیندازید.
هر ابزار مدیریت وظیفه ای مانند nTask به شما امکان می‌دهد پیشرفت هر وظیفه‌ی اصلی و فرعی را که به شخص دیگری واگذار کرده‌اید ردیابی کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از ویژگی نظر دادن، بازخورد فوری بدهید. بنابراین، فرد تعیین شده تمام بازخورد را در یک جا دریافت می‌کند.
۱۰. پاداش و موفقیت را بشناسید
وقتی وظیفه ای را به یک همکار واگذار می‌کنید، آماده‌ی پاداش دادن به او باشید و از تلاش‌های او قدردانی کنید. کارهایی را که به خوبی انجام شده اند دست کم نگیرید. در جلسات تیمی و در حضور دیگران از آن‌ها تقدیر و قدردانی کنید.
قدردانی از سخت کوشی از طریق تعریف و تمجید، انگیزه‌ی کارکنان را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، تأثیر مثبتی بر بهره وری آن‌ها نیز دارد.
پس از اتمام وظایف و پروژه های واگذار شده، می‌توانید یک جلسه‌ی قدردانی در Zoom ترتیب دهید. در آنجا می‌توانید از هم تیمی‌هایی که کارهای محوله را با موفقیت اجرا کرده و به سازمان شما در رسیدن به مراحل مهم کمک کرده اند، تقدیر و تشکر کنید.
برای مدیریت بهتر وظایف آن‌ها واگذار کنید
یک پروژه موفق شامل مشارکت همه اعضا است. اکنون که با بهترین روش‌های تفویض وظایف آشنا شدید، می‌توانید به اعضای تیم خود در کسب دانش و مهارت جدید کمک کنید.
همچنین از احساس فشار تحمیلی در یک فرد جلوگیری کنید تا پروژه را در مهلت مقرر به پایان برساند. استراتژی‌های واگذاری وظایف ذکر شده، در کنار ابزارهای بهره وری می‌تواند به تیم شما در دستیابی به اهداف بهره وری کمک کند.
