اداره ما به احتمال زیاد شبیه به اداره شما است. در آن «قوانین» نوشته شده یا نانوشته‌ای دیده می‌شود که شیوه همکاری ما با یکدیگر را مشخص می‌کنند. قوانین گفته شده مسائلی مانند سیاست‌های مربوط به نوع پوشش، زمان شروع روز کاری و نحوه بررسی کار کارمندان است.
قوانین نانوشته می‌تواند در مورد مسائلی مانند این باشد که کارمندان آزادانه در اداره می‌توانند با سایرین گفتگو کنند یا این که رئیس شما هر روز صبح ساعت ۷ صبح به شما پیامک می‌زند تا کارمندان احساس کننند باید پیش از این که حتی از در اداره وارد شوند باید «در دسترس» باشند.
هرچه زودتر بتوانیم هنجارها و قوانین داخل محیط کار خود را متوجه شویم، افرادی مطمئن‌تر، شادتر و پذیراتر خواهیم بود. به این دلیل است که بسیاری از شرکت‌ها یک بیانیه شرکتی می‌نویسند.
تعداد این شرکت‌ها کم نیستند. بیانیه معروف «۱۰ نکته‌ای که ما می‌دانیم حقیقت دارد» شرکت گوگل توجه به درون شرکت را نشان می‌دهد و نور هدایت برای تمامی افراد داخل گوگل است.
با توجه به این نکته، احتمالا تصادفی نیست که گوگل فقط سال گذشته از شرکت Comparably دوازده جایزه دریافت کرده است از جمله جوایز بهترین فرهنگ شرکتی و بهترین شرکت شاد و به دفعات از سوی سایت Glassdoor هر سال در فهرست بهترین مکان‌ها برای کار کردن قرار گرفته است.
پرورش یک فرهنگ شرکتی متمرکز بر نحوه تعامل افراد در محیط کار همچنین بزرگ‌ترین اولویت ما از ابتدا بوده است و بیانیه‌ای که ما نوشتیم به ما اجازه می‌دهد باورهای خود را به کار بگیریم. در گذشته، در مورد رفتارهای خاصی به مقدار زیادی صحبت نمی‌شد که نتیجه آن شکلگیری برخوردها و خشم در بین افرادی بود که از انتظارات مدیران شرکت مطلع نبودند..
برخورداری از این سند ما را متحول کرده است. نه تنها به وضوح باعث شده است که هر روز برای قرارگیری در کنار یکدیگر تعهد داشته باشیم، بلکه همچنین بر روی تمامی مسائل کسب و کار ما تاثیر گذاشته است. در زیر به چندین مثال از نکات بیانیه‌مان اشاره می‌کنم.
برای آشنایی با کارمندان جدید شرکت را تعطیل می‌کنیم.
ما می‌خواهیم اعضای تیم‌مان از روز اول متوجه شوند بیشتر از نتیجه‌ای که برای شرکت به همراه دارند ارزشمند هستند. چطور این ارزش را به آن‌ها نشان می‌دهیم؟
ما یک روز شرکت را برای آشنایی با آن‌ها تعطیل می‌کنیم. برای کارمندان تازه استخدام شده فوق‌العاده حیاتی است تا تمامی افرادی که قرار است با آن‌ها کار کنند را بشناسند. هنگام سریعا ناهار خوردن امکان این کار وجود ندارد، بنابراین برای آن وقت می‌گذاریم.
با آن که راه‌های متعددی برای انجام این کار وجود دارد ولی ما یک روز کامل کاری را با اعضای جدید تیم سپری می‌کنیم، از آن‌ها سوالات شغلی و شخصی می‌پرسیم، غذای خوبی با یکدیگر می‌خوریم و درگیر فعالیت‌های سرگرم‌کننده‌ای می‌شویم که همه در آن شرکت می‌کنند.
در این زمینه شرکت Glassdoor یک نمونه عالی است. کارمندان در روز اول کار خود وارد یک بازی برای پیدا کردن الماس، اتاق بازی، اتاق‌های تدارکات و حتی کارمندانی می‌شوند که با آن‌ها باید کار کنند. سپس آن‌ها برای آشنایی با سایرین به یک جلسه ناهار مفصل دعوت می‌شوند
با باز کردن سر صحبت افراد را به صداقت و همدردی تشویق می‌کنیم
تعریف فرهنگ شرکت و قوانین آن باعث ایجاد فضای سالم برای صحبت صادقانه می‌شود. همه می‌دانیم سکوت در کار چه رنجی به همراه دارد یا این که فکر کنیم آیا فردی از دست ما عصبانی است یا فقط روز بدی داشته است. این نوع سکوت می‌تواند فرضیه‌ها، ناراحتی و رنجش زیادی به همراه آورد.
بنابراین اگر صداقت حتی در محیط کار بهترین سیاست است، یکی از بهترین راه‌ها برای از بین بردن فضای سکوت پیش از این که خطرآفرین شود بیان واقع‌گرایانه سطح انتظارات است.
اعلام همه چیز به صورت شفاف و با صدای بلند نه تنها این فرصت را به تمامی اعضای تیم می‌دهد تا بدانند چه مسئولیت‌هایی بر عهده دارند بلکه همچنین راه ارتباطی به آن‌ها معرفی می‌کند تا زمانی که انتظارات برآورده نمی‌شود با بقیه صحبت کنند. یعنی ارتباط با جملاتی مانند «ببین، ما این قول را به یکدیگر دادیم و من می‌بینم به این قول پایبند نبودی.»
ما در شرکت‌مان قسم خوردیم تا مشکلات را در ۲۴ ساعت کاری مطرح کنیم. این کار به افراد اجازه می‌دهد صادق باشند. اگر آن‌ها رنجیده، خشمگین یا روز بدی دارند، احساسات خود را به شکل سالمی بیان می‌کنند و اگر شرایط قابل قبول نیست تظاهر به غیر آن نمی‌کنند.
Zulily شرکت دیگری است که این نوع ارتباط شفافانه را تشویق می‌کند. مدیر این شرکت می‌گوید اعتماد بخش کلیدی عملیات کسب و کار این شرکت به علت صداقت و شفافیت رفتار و گفتار در بین کارمندان است.
قول می‌دهیم اگر ارزش‌های شخصی‌مان مطابق با ارزش‌ها، ماموریت و فرهنگ شرکت نباشد آن جا را ترک کنیم
بیانیه شرکتی شما ممکن است مانند بیانیه شرکت ما بسیار جدی شود. ما قول می‌دهیم اگر ارزش‌های شخصی‌مان همسو با ارزش‌ها و ماموریت شرکت نباشد آن را ترک کنیم. زمانی که این تطابق وجود دارد، ما می‌دانیم همگی در یک جهت در حال حرکت هستیم، ولی زمانی که این چنین نباشد، کل شرکت تاثیر وجود یک «ویژگی شخصیتی» تغییر یافته را احساس می‌کند.
طبق گزارش شرکت گالوپ، تنها ۲۷ درصد کارمندان شدیدا به ارزش‌های شرکت خود باور دارند که به وضوح نشان می‌دهد زمان رسیدن به توافق و آگاهی از نقاط اختلاف جا برای پیشرفت وجود دارد.
در کتاب Creativity, Inc که از سوی هم‌بنیان‌گذار پیکسار نوشته شده است در مورد اهمیت کشف این مسائل برای پیدا کردن الهام و نوآوری واقعی صحبت می‌شود و این که چطور ایجاد عادات فرهنگی استاندارد راهی عالی است تا این فرآیند «کشف» به مراتب ساده‌تر شود. این کار به کارمندان در هر سطحی قدرت می‌دهد تا مشکلات را بیان کنند و کل تیم به سمت یک هدف مشترک پیش رود.
پایبندی به اصول بیانیه شرکتی نیاز به پیشرفت دارد ولی برخورداری از سندی که قوانین ارتباط را از روز اول شفافانه‌تر بیان کند واقعا تحولات عظیمی به همراه دارد.
همچنین از همان ابتدا ایجاد یک فرهنگ شغلی عالی به مراتب ساده‌تر از اصلاح رفتار اشتباه در آینده است. بهترین نکته بیانیه شرکتی این است که به ما این آزادی را می‌دهد تا بهتر با یکدیگر کار کنیم و رفتاری از خود نشان دهیم که باعث می‌شوند انسان‌تر باشیم.
منبع: entrepreneur.com
