افزایش بهره وری کارمندان باید یکی از اولویت های هر سازمان باشد. در طول ۲۵ سال گذشته، من به هزاران صاحب مشاغل کمک کردم تا شرکت خود را گسترش دهند. یکی از بزرگترین عوامل تعیین کننده در مورد نرخ رشد یک شرکت، مربوط به توانایی صاحبان مشاغل (و کارمندان آنها) برای تمرکز روی کارهای بزرگتر است. کارهایی که بیشترین ارزش را برای شرکت ایجاد می کنند. بسیاری از صاحبان مشاغل برای به پایان رساندن همه کارها در لیست وظایف خود مشکل دارند. به همین شکل، کارمندان این مدیران نیز با همین مشکل مواجه هستند.
در اکثر این موارد، همه چیز به چند نکته کلیدی مربوط می شود، که جلوی پیشرفت شرکت را می گیرد و نمی گذارد از تمام پتانسیل خود استفاده کند.
۱- جلسه های غیر ضروری
برگزاری جلسات برای ایجاد ارزش است، نه صرفاً یک سیاست کاری و نه به خاطر اینکه از قدیم الایام این جلسات برگزار می شده. اگر جلسات، ارزش ایجاد نکنند، بهتر است از خیر این جلسات بی فایده بگذرید. شما با این کار، بخش زیادی از زمان کارمندان را آزاد می کنید. با این وقت آزاد، آنها می توانند کارهای ارزشمندتری انجام دهند. جلسات کاری مکان بسیار خوبی است برای تبادل نظر، تصمیم گیری های کلیدی، افزایش آگاهی کارمندان و ایجاد هماهنگی بین کارمندان. اما اگر تعداد و زمان جلسات بیش از حد زیاد شود، می تواند برای شما و اعضای تیم شما خطرناک باشد و آنها را از انجام وظایف اصلی بازدارد. پس استراتژی منظمی برای برگزاری جلسات داشته باشید.
۲- نداشتن زمانی برای تمرکز
هفته ای یک بار، ۳ یا ۴ ساعت از زمان خود را به تمرکز اختصاص دهید. مثلاٌ ساعت ۸ تا ۱۲، یا هر ساعت دیگری که برای شما راحت تر است. برای چند ساعت، تلفن همراه خود را خاموش کنید. برنامه دریافت ایمیل یا هر چیز دیگر که حواس شما را پرت می کند، خاموش کنید. فقط به یک یا دو فعالیت ارزشمند، که بیشترین اثر را در شرکت شما دارند، فکر کنید. این کار را در اولویت قرار دهید. یادتان باشد که همزمان با زمان تمرکز خود در هفته، هیچ جلسه کاری یا فعالیت دیگری برنامه ریزی نکنید.
وقتی که این کار به یک عادت هفتگی تبدیل شد، کارمندان را تشویق کنید تا آنها هم این کار را انجام دهند. من یک پرینت از ساعت های تمرکز همه کارمندان خود دارم. کارها را به شکلی برنامه ریزی کرده ام تا در ساعات تمرکز آنها، هیچ تماس، ایمیل یا جلسه ای در کار نباشد تا آنها بتوانند تمرکز لازم را داشته باشند و کار خود را به نحو احسن انجام دهند.
۳- فقدان صراحت در مورد موعد تحویل کارها
مورد آخر به یک برنامه عملیاتی حساب شده مربوط می شود. اگر این کار به طور صحیح انجام شود، تیم شما در ابتدای هر فصل، می داند که باید روی چه موضوعاتی در این دوره سه ماهه تمرکز کند و موعد مقرر برای تحویل هر کار، چه زمانی است. اما اگر این معیار را نادیده بگیرید، می تواند منجر به سردرگمی و کاهش بهره وری شود.
مثلاً در طی دوره سه ماهه آینده، شما می خواهید روند ورود به سیستم را برای مشتریان جدید خود، از نو طراحی کنید. این یک منطقه تمرکز عالی است. اما این که فقط بگویید “ما دوست داریم روند جدیدی را تا پایان سه ماهه توسعه دهیم” کافی نیست. این خیلی مبهم است. در این صورت، اعضای تیم شما یا نمی توانند انتظارات شما را برآورده کنند یا کارها را در دقیقه نود با عجله تحویل می دهند. بنابراین، بهترین راه برای این که اعضای تیم را با هم هماهنگ کنید این است که در مورد زمان تحویل کارها، صریح باشید. به این شکل، همه برای رسیدن به هدف تلاش خواهند کرد.
