اگر همیشه با وجود تلاش و کار زیادی که انجام می‌دهید، خود را از برنامه‌ی خود عقب می‌بینید، ممکن است مشکل شما مربوط به مدیریت زمان باشد.
وقت آن است که روی این مشکل کار کرده و تعادلی را بین کار و زندگی ایجاد کنید. متأسفانه، گفتن آن بسیار ساده تر از انجام آن است، به همین دلیل ما در این مقاله هشت روش عالی برای سازماندهی و مدیریت زمان شما را جمع آوری کرده ایم.
1. کمال گرایی را کنار بگذارید
شما می‌توانید مانند یک فرد حرفه ای تنها با صرف زمان تعیین شده برای انجام وظایف، جلوگیری از تاخیر و صرف مابقی زمان به دلخواه خود عمل کنید. افرادی که می خواهند همه چیز بی عیب و نقص باشد زمان زیادی را صرف تعمیر و بازسازی چیزهای تکراری می‌کنند و خیلی چیزها را در زندگی خود از دست می‌دهند. چون متأسفانه، کار همچنان در حال پیشرفت است.
در نتیجه، عدم انجام چندین کار در یک بازه‌ی زمانی محدود، همه‌ی تفاوت‌ها را ایجاد می‌کند. بدتر از آن، بیشتر وقت آن‌ها صرف انجام کارهایی می‌شود که حتی ممکن است هیچ تغییر اساسی در زندگی‌شان ایجاد نکند. به عنوان مثال، یک نویسنده‌ی رمان به طور مداوم کلمات را حذف و جایگزین می‌کند تا قطعه‌ی نوشتاری شان کامل و بی عیب و نقص شود. اگر آن‌ها این کار را ادامه دهند، یک عمر طول می‌کشد تا رمان خود را کامل کنند. یا شاید هم هرگز نتوانند آن را به پایان برسانند.
بنابراین اگر این عادت را دارید، برای هر کاری که انجام می‌دهید، نقاط عطف متعدد اما واقع بینانه را امتحان کنید. شما باید یک مهلت واقعی برای تکمیل کار تعیین کنید و از یک دوست یا همکار بخواهید که پیشرفت شما را زیر نظر داشته باشد. اگر پس از پایان مهلت هنوز روی پروژه کار می‌کنید، آن‌ها به شما یادآوری کنند که فقط موارد لازم را بررسی کرده و ادامه دهید.
2. محل کار خود را تغییر دهید
یک اشتباه بزرگ دیگر که اکثر مردم مرتکب می‌شوند این است که تا پایان کار در یک مکان ثابت بنشینند. باید بدانید که چنین کاری می‌تواند شما را به فردی تنبل و ناکارآمد تبدیل کند. شما باید موقعیت جسمانی، مانند نشستن و ایستادن خود را تغییر دهید یا پیاده روی‌های کوتاهی به سمت اتاق همکاران خود برای حفظ پویایی کار خود داشته باشید.
این کار اجازه نمی‌دهد انرژی شما بیوفتد و به شما کمک می‌کند پروژه‌های خود را با سرعت بهتری انجام دهید. با این حال، این بدان معنا نیست که شما فقط برای استراحت‌های غیر ضروری شروع به قدم زدن در دفتر کنید. بلکه به این معنا است که وقتی می خواهید استراحت کوتاهی داشته باشید، سعی کنید برای انجام کاری از پشت میز خود بلند شوید نه اینکه فقط از تلفن خود روی میز برای انجام آن استفاده کنید.
3. خود را منضبط کنید تا بهره وری بیشتری داشته باشید
منظور ما از نظم و انضباط این نیست که شما باید ساعت 3 صبح از خواب بیدار شوید، 10 مایل (16.09 کیلومتر) بدوید و به یک روتین سخت پای بند باشید. بلکه منظور این است که کارهای کوچک را به طور منظم و پی در پی انجام دهید تا در طولانی مدت به شما کمک کند.
به عنوان مثال، سعی کنید فقط یک ساعت قبل از ساعت معمول از خواب بیدار شوید و کارهایی که در لیست کارهایی که باید انجام شود باقی مانده است را، برای مدت بیشتری از آنچه به خاطر می آورید انجام دهید.
برای اطلاع بیشتر از تمامی نکات مربوط به چگونگی داشتن یک روتین صبحگاهی موثر و کارآمد این مقاله را مطالعه کنید.
به همین ترتیب، می‌توانید روزانه یک ساعت وقت بگذارید تا موضوعات مرتبط با صنعت خود را مطالعه کنید، وقت بیشتری را با فرزندان خود بگذرانید یا برای انجام کاری در جایی داوطلب شوید. وظایفی مانند این برای ادامه‌ی زندگی به شما انگیزه می‌دهد و در نهایت شما را پر بازده تر می‌کند.
4. به صداهی سفید گوش دهید
صدای سفید در اصل یک ریتم ثابت است که بدون تغییر در ضرباهنگ یا لحن ادامه می‌یابد و به افزایش تمرکز شما کمک می‌کند.
اکثر متخصصانی که کار خود را به موقع به پایان می‌رسانند به آن گوش می‌دهند. اگر حواس شما مدام از چیزهای کوچک پرت می‌شود، باید آن را امتحان کنید و در نتیجه، بیش از حد مورد نیاز برای یک کار هزینه کنید.
5. جلوتر از زمان برنامه ریزی کنید
آماده سازی کلید استفاده‌ی بیشتر از زمان است. هر آخر هفته تقویم خود را برای هفته‌ی آینده تنظیم کنید. به همین ترتیب، زمان خود را به چهار بخش تقسیم کنید:
- زمانی که برای آن دستمزد می‌گیرید.
- زمانی که مهارت‌های جدیدی را یاد می‌گیرید تا در صدر صنعت خود بمانید.
- زمان برای کشف ناشناخته‌ها.
- زمان انجام فعالیت‌های متفرقه مانند آشپزی، بازی، ورزش و غیره.
این کار به شما کمک می‌کند تا از مسیر خود منحرف نشوید و کارها را درست در ساعت مناسب به پایان برسانید.
6. فرآیند تصمیم گیری خود را بهبود بخشید
بزرگترین اتلاف وقت فرایند تصمیم گیری ضعیف است. اگر در انتخاب فوری تصمیم درست عاجز و ناتوان باشید، شکست خواهید خورد.
در اینجا مثالی می‌آوریم که به شما ایده می‌دهد. فرض کنید که شما قصد داشتید دو ساعت روی یک پروژه خاص کار کنید. ناگهان، رئیس شما، عضو از اعضای خانواده یا دوست شما کارهایی برای شما ارسال می‌کند.
اکنون، می‌دانید که این کار فوری نیست و می‌توانید به راحتی آن را در عرض یک ساعت تکمیل کنید. با این حال، به جای گفتن “بعداً این کار را می‌کنم”، شما پیشنهاد آن‌ها را قبول می‌کنید، کاری را که انجام می دادید رها و شروع به کار روی پروژه‌ی آن‌ها می‌کنید. یا اینکه فقط آن را به لیست کارهای روز خود اضافه کنید که در حال حاضر 10 کار دیگری که نیز باید انجام شود در لیست وجود دارد.
این‌ها درست همان لحظاتی است که باید تصمیم صحیح بگیرید. این کار می‌تواند کل برنامه‌ی شما را خراب کند و در نهایت کارتان دیر به پایان برسد. کاری که می‌توانید در مورد آن انجام دهید این است؛ برای اتخاذ سریع تصمیمات خوب، همیشه وظایف بزرگتر که تأثیر بیشتری بر زندگی شما دارند را در اولویت قرار داده و کارهای کوچک را در ادامه‌ی آن‌ها بیاورید.
7. کارها در دسته‌های خودشان به اتمام برسانید
در بیشتر مواقع، باید بسیاری از وظایف شبیه به هم را با هم انجام دهیم- به عنوان مثال، ویرایش سه مقاله در یک روز.
به جای انجام این کارها در زمان‌های مختلف، سعی کنید همه‌ی آن‌ها را با هم گروه بندی کنید. این کار پویایی شما را ثابت نگه می‌دارد و بدون اینکه تمرکز خود را از دست بدهید، کار بیشتری را در مدت زمان نسبتاً کمتری انجام می‌دهید.
8. تکنیک پومودورو را امتحان کنید
یک نقل قول معروف وجود دارد که می‌گوید:”چگونه یک فیل می‌خورید؟ پاسخ هر بار یک گاز” است، اما این روش دقیقاً چگونه کار می‌کند.
تکنیک پومودورو زمانی است که یک تایمر 25 دقیقه‌ای(که به آن یک پومودورو می‌گویند) را برای هر پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید تنظیم می‌کنید. و بعد از هر پومودورو 5 دقیقه استراحت می‌کنید.
شما به این روش کار را ادامه می‌دهید تا حداقل به چهار نقطه عطف 25 دقیقه‌ای برسید، سپس 20 دقیقه استراحت طولانی می‌کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا زمان را پیگیری کرده و کار خود را بدون احساس خستگی از سنگینی کار انجام دهید. می‌توانید ابزارهای پیگیری و مدیریت زمان که باعث افزایش بازدهی و میزان بهره وری شما می‌شوند را در این مقاله بررسی کنید.
آیا مدیریت زمان خود را شروع خواهید کرد؟
همه باید این دلخوشی را داشته باشند که زمانی از وقت خود را آزادانه سپری کنند. با این حال، برخی از مردم شب و روز به کار کردن ادامه می‌دهند و نمی‌توانند ساعاتی وقت خالی برای خود پیدا کنند.
اما در مورد شما اینطور نخواهد بود. حداقل دیگر نه. به هر حال، اکنون می‌دانید که چه اقدامات اساسی را می.توانید برای مدیریت بهتر زمان خود انجام دهید. با تمرین مداوم و حساب شده، به زودی خود را پربارتر از همیشه خواهید دید.
