ما همه برده عادات خود هستیم. مغزهای ما نیز به همین صورت پرورش یافته‌اند. زمانی که شما به چیزی عادت میکنید و کارها به صورت روتین برای شما در می‌آید، کارها و وظایف خود را با سرعت بیشتری انجام می‌دهید، چرا که دیگر نیازی نیست به آنها فکر کنید.
بدون توجه به صنعت و شغلی که در آن مشغول به کار هستید، همیشه وقت برای انجام تمام کارها در یک روز در اختیار ما نیست. در نتیجه شما همیشه فکر میکنید چند قدم عقب هستید. این احساس برای بهره‌وری و یا سلامتی شما به‌هیچ‌وجه خوب نیست.
بنابراین راهکار بهره وری چیست؟ باید ساعات بیشتری را به کار کردن اختصاص داد؟
لزوماً نباید این‌گونه باشد. باب سالیوان توضیح میدهد که «تحقیقاتی که تلاش میکنند رابطه بین ساعات کاری و بهره‌وری را کمّی سازی کنند، دریافته‌اند که خروجی یک کارمند بعد از 50 ساعت زمان کاری در طول هفته، به‌شدت افت پیدا میکند، و بعد از 55 ساعت زمان کاری این افت هموار می‌شود – به اندازه‌ای که اگر کسی 70 ساعت کار کند، در آن 15 ساعت اضافه، هیچ کاری از پیش نمی‌برد؛ این کشف مطالعه‌ای است که سال گذشته توسط جان پنکاول از دانشگاه استنفورد به چاپ رسیده است.
به جای کار اضافی کردن، با تمرکز بر آنچه که واقعاً اهمیت دارد میتوانید کارآمدتر واقع شوید. در ادامه این نوشته برای شما از 10 راهکاری خواهیم گفت که با به کارگیری آنها میتوانید میزان بهره وری تان در کار را افزایش دهید و در نتیجه کارآمدتر شوید.
1- انجام کارهای بیهوده را کنار بگذارید
در نظر بگیرید که تنها برای انجام یک پروژه مسئول هستید. قطعاً میلیون‌ها فکر در ذهن شما جریان دارند که باید از کجا شروع کنید و برای انجام به موقع وظیفه‌تان به چه چیزهایی نیاز پیدا خواهید کرد. در نتیجه برای پیشبرد کارتان شروع به ایجاد لیستی برای کارهایتان کنید.
مشکلی که برای ایجاد و درست کردن این فهرست‌ها «برای انجام» پیش می‌آید، این است که کمی گیج کننده‌اند و مانع از این می‌شوند که بهره ور باشید. به همین دلیل است که شما چند کار را با هم انجام می‌دهید و انرژی خود را صرف اقدامات و وظایف بی اهمیت میکنید. به همین دلیل بهتر است، فهرست «برای انجام» خود را خلوت نگه دارید، و تنها بر روی چند وظیفه مهم، ضروری و چالش برانگیز در روز تمرکز کنید، به عبارت دیگر تنها کارهای ضروری را انجام دهید (MIT). در یک زمان تنها بر روی انجام یک کار تمرکز کنید و به وظایفی با اولویت‌های پایین‌تر در آن زمان بها ندهید. زمانی که این کار را کردید، احساس بهره وری بیشتری خواهید داشت و استرستان کمتر خواهد شد.
لو بابوتا پیشنهاد میدهد که حداقل یکی از مهم‌ترین کارهای شما باید به اهدافتان گره خورده باشد و باید از صبح تا ظهر به انجام آنها بپردازید، چه این کار را در خانه میکنید و چه در اداره. تنها اولین کاری که در صبح انجام می‌دهید، به پایان رسیدن کارهای ضروری باشد.
2- بر اساس نتایجی که از انجام کاری می‌گیرید، سنجش انجام دهید، نه بر اساس زمانی که صرف میکنید.
زمانی که سخن از بهره وری به میان می‌آید، اغلب بر مدت زمان به پایان رساندن یک کار تمرکز میکنیم، و این مغایر با آن چه که در روز به اتمام می‌رسانیم می‌باشد. برای مثال، 4 ساعت را برای نوشتن یک پست هزار کلمه‌ای در بلاگ صرف میکنید و شاید این به نظر شما زمان قابل توجهی باشد که برای این کار صرف کرده‌اید.
اما اگر بر بخش‌های کوچک‌تری از یک پست بلاگتان تمرکز کنید چه؟ برای مثال، آن را به 5 بخش 200 کلمه‌ای تقسیم کنید، آن را به فرمتی مناسب درآورید، عنوان به آن اضافه کنید، آن را ویرایش کنید و به آن تصاویری بیفزایید. ناگهان متوجه خواهید شد که در آن چارچوب زمانی کارهای زیادی کرده‌اید. در واقع، با توجه به پژوهشی از تیم بیهنس، ارزش گذاری بر اساس ساعات کاری و هم چنین حضور فیزیکی در این ساعات در خلال انجام کاری، منجر به ناکارآمدی خواهد شد (و هم چنین با خود استرس را نیز به دنبال دارد).
«فشار ناشی از این که ملزم باشید که تا زمان معینی پشت میز بنشینید یک فرهنگ شبه اداری را به وجود می‌آورد که قوانینی پایه را مبنی بر خلق ایده و ماهیت انسانی را نادیده می‌پندارد:
1) زمانی که مغز خسته است، کارآیی خوبی ندارد.
2) خلق ایده در شرایطی خاص به وقوع می‌پیوندد.
3) زمانی که از شما خواسته می‌شود کاری که فرای ظرفیتتان است انجام دهید، از آن چه که انجام می‌دهید متنفر خواهید شد.
ایجاد لیست‌های انجام شده، راهی است که به بهره وری شما کمک میکند به جای آن که زمانی را که برای انجام کاری صرف کرده‌اید بسنجید، نتایح کاری خود را در آن مشاهده کنید. این نوعی کارنامه همیشگی است و کارهای تکمیل شده را به شما نشان میدهد. با داشتن این لیست انگیزه بیشتری خواهید داشت و تمرکزتان بیشتر می‌شود، چرا که میتوانید آن چه را که انجام داده‌اید مشاهده کنید.
همچنین، مطابق با مؤسس بافر، لئو ویدریچ، «لیست‌های انجام شده، به شما این امکان را میدهد که مروری بر روز گذشته‌تان داشته باشید. علاوه بر آن به شما این فرصت را میدهد که انجام این کارها را برای خودتان جشن گرفته و در برنامه ریزی کارآمد نیز به شما کمک خواهد کرد».
3- برای بهره وری نگرش خود را مشخص کنید
تیمی که بر روی ابزارهای ذهنی فعالیت دارند، معتقدند که زمانی که نگرش مثبتی داریم، در محل کار، کارآمدتر هستیم.
«افرادی با نگرش خوب هرزمان که بتوانند، ابتکار عمل به‌خرج می‌دهند. آنها با تمایل زیاد به همکارشان کمک میکنند و زمانی که کسی سر کار نیامده، مسئولیت او را برعهده میگیرد، بنابراین این افراد اطمینان حاصل میکنند که کاری را به بهترین انجام داده باشند».
هیچ گاه از زبان آنها نخواهید شنید که به اندازه کافی کار کرده‌اند. چرا که آنها ماورای آنچه در توان دارند را ارائه می‌دهند.
به علاوه، نگرشی خوب در محل کار به بهره وری شما کمک میکند که معیارهایی را برای کار خود معین کرده و تضمین کنید که به قطع مسئولیتی را برعهده گرفته، و به راحتی تصمیم بگیرید، چرا که تصمیمات مطمئناً به اهداف و مقاصد شما مرتبط می‌باشند. «یافتن چنین ویژگی تحسین برانگیزی در میان سازمان‌ها بسیار دشوار است. اما رعایت اخلاق در تصمیم گیری درهای زیادی را به سمت آینده به روی شما باز میکند.»
4- ارتباط برقرار کنید، ارتباط، ارتباط
مهم نیست که شما فریلنسر هستید یا کارآفرین یا یک کارمند، مواقعی پیش خواهد آمد که باید بتوانید درکنار دیگران کار کنید. بدین صورت، باید قدرت برقراری ارتباط خود را قوی کنید و مهارت‌های همکاری خود را بالا ببرید. زمانی که این کار را کردید، نیاز به انجام کارهای مجدد را از بین خواهید برد و دیگر زمانی تلف نخواهد شد و به دنبال آن سوء تفاهم‌ها و ناسازگاری‌ها را نیز برطرف خواهید کرد.
میتوانید اولین قدم را با تقویت مهارت‌های شنیداری و اهمیت دادن به موضوع بیان شده، هنگام برقراری ارتباط بردارید. برای مثال، زمانی که ایمیلی را مینویسید، آن را خلاصه کنید و به نکات مهم بپردازید. اطلاعات زیادی را در آن نگنجانید؛ چرا که تنها گیرنده را با این کار گیج خواهید کرد.
5- یک برنامه روتین برای خود ایجاد کرده و به آن پایبند باشید
هالی کرافورد، که دارای مدرک و گواهینامه مربی گری، سخنرانی و نویسندگی است بیان میکند: « ما همه برده عادات خود هستیم، مغزهای ما نیز به همین صورت پرورش یافته‌اند. زمانی که شما به چیزی عادت میکنید و به‌صورت روتین برای شما در می‌آید، کارها و وظایف را با سرعت بیشتری انجام می‌دهید، چرا که دیگر نیازی نیست به آنها فکر کنید».
من شخصاً، از یک ابزار تقویم گونه با مدیریت آنلاین استفاده می‌کنم، تا عادات زیر را برای خود به وجود آورم و به آنها پایبند شوم:
من در 5:15 صبح از خواب بیدار می‌شوم، ورزش می‌کنم، دوش می‌گیرم، لباس می‌پوشم، می‌نویسم، به ایمیل‌هایم پاسخ می‌دهیم، و اهدافی را برای روز پیشرویم تعیین می‌کنم. از ساعت 6:30 صبح تا ساعت 8 صبح بر روی مهم‌ترین کارهایی که باید در طول روز انجام دهم تمرکز می‌کنم. از ساعت 8 تا 11 به انجام کارهایی که بعد از کار مهمم، اولویت بالایی دارند می‌پردازم. بعد از خوردن ناهار دوباره مشغول به کار می‌شوم، که ممکن است در این بین چرتی هم بزنم. برای جلسات، تماس‌ها و عوامل دیگر از ساعت 3 بعدازظهر برنامه ریزی می‌کنم. ساعت 6 عصر محل کارم را ترک و استراحت می‌کنم و باقی زمانم را با خانواده‌ام می‌گذرانم.
6- به طور خودکار کارهای زیادی را انجام دهید
آیا میخواهید راز بهره وری و بیشتر انجام دادن کارها را بدانید؟ بدین منظور میزان تصمیماتی که باید در طول روز بگیرید را کاهش دهید. به همین دلیل است که مارک زاکربرگ نیز همین شیوه را برای سال‌ها پیش گرفت و سال‌ها لباسی مشابه پوشید. بیشتر روزها نیز هم چنان همین کار را انجام میدهد. انجام آن مانع از خستگی می‌شود. به یقین می گویم که من این روش را امتحان کردم با اینکه پیشبرد آن در زندگی زناشویی‌ام مشکل بود. اطمینان حاصل کنید که حتماً تعادلی را برقرار کنید.
نونی شوارتز، رئیس پروژه انرژی در خلاصه‌ای از مدیریت کسب و کار هاروارد می‌گوید: «رازی غیرعادی برای انجام و تکمیل کارها این است که آن را اتوماتیک کنید، چرا که انرژی کمتری خواهد برد».
اگر شما انرژی خود را صرف این کنید که در برابر نخوردن یک کلوچه شکلاتی مقاومت کنید، دیگر انرژی کمتری دارید تا بتوانید از پس مسائل مشکل‌تر بربیایید. تمایل و نظم با به پایان رسیدن روز به صورت بی‌وقفه افت پیدا خواهند کرد.
به بیانی دیگر، عاداتی را برای خود ایجاد کنید که در آنها نیازی به تصمیم گیری نباشد. تنها به انجام آنها بپردازید. به همین دلیل است که زاکربرگ هرروز یک جور لباس می‌پوشد. لذا با حذف چنین تصمیمات احمقانه و بیهوده‌ای، او توانست تمام انرژی خود را بر کارهای مهم‌تری در روز صرف کند.
7- برای بهره وری چند کار را باهم انجام ندهید!
همه ما معتقدیم که ما افرادی هستیم که می‌توانیم چند کار را باهم انجام دهیم. در واقع، انسان‌ها قادر نیستند که چند کار را با هم در یک لحظه انجام بدهند.
ارل میلر دانشمند علوم اعصاب خاطرنشان میکند: افراد نمیتوانند از پس چند کار با هم به خوبی بربیایند و زمانی که ادعا میکنند میتوانند این کار را بکنند، تنها خودشان را گمراه کرده‌اند، مغز در گمراه شدن عالی عمل میکند»! در عوض ما به سادگی توجه خود را از یک کار به کار دیگری می‌بریم. شاید با این شاخه به آن شاخه پریدن، فکر کنید که به همه چیز تسلط دارید و توجهتان به همه چیز هست، با این که در حقیقت این گونه نیست.
«شما به طور همزمان به یک یا دو چیز متمرکز نیستید، اما بین آنها به سرعت سوئیچ میکنید».
در واقع محققان یافته‌اند که میتوانند ببینند مغز به هنگام انجام چندکار با هم دچار کشمکش می‌شود.
به همین دلیل دفعه بعدی که قرار بود کاری را به صورت فوری انجام دهید، متوقف شوید. نفسی عمیق بکشید و سپس به سراغ کاری بروید که باید در همان لحظه آن را انجام دهید. زمانی که این کار انجام شد، میتوانید به سراغ انجام کاری دیگر بروید.
8- اگر کاری را به تعویق انداختید از زمان آن بهره ببرید
این شاید کمی متناقض با بهره وری به نظر برسد، اما روشی است که میتوانید بر عصبانیت خود غلبه کنید. بر اساس قانون پارکینسون، «اگر تا دقیقه نود صبر کنید، میتوانید کار را در دقایق آخر به پایان برسانید». درباره آن فکر کنید. برای یک ماه است که دغدغه مهلت تحویل پروژه‌ای در سرتان چرخ می‌خورد، اما در هفته آخر توانستید آن را به انجام برسانید.
این قانون به شما اجازه نمی‌دهد که کاری را در دقیقه نود انجام دهید. اما چنین چیزی ممکن است طوری که بیان میکند: این بهترین اهرم برای کارآمد بودن است: چرا که باعث می‌شود وظایف در زمان کمتری انجام شوند.
9- استرستان را کاهش دهید
از آن جا که استرس موجب بروز مشکلات جسمی، احساسی و رفتاری می‌شود- که بر سلامتی، انرژی، رفاه و ذهنتان تأثیر دارد- جای تعجب ندارد که استرس مانع از داشتن عملکرد کاری و بهره وری خوب می‌شود. خبر خوب این است که چنین امکانی وجود دارد که بتوانید در محل کار استرس خود را کاهش دهید.
طبق مذاکرات انجمن آمریکایی فیزیولوژی «استراتژی‌های بسیار کارآمد در کاهش استرس ورزش کردن، دعا کردن یا شرکت در مراسمات مذهبی، خواندن، گوش دادن به موسیقی، گذران وقت با خانواده و دوستان، دریافت یک پیام، پیاده‌روی، مدیتیشن یا یوگا و گذران وقت با تفریحات خلاقانه می‌باشند».
اما ناکارآمدترین استراتژی‌ها عبارتند از: قمار، خرید، سیگار کشیدن، مشروب نوشیدن، خوردن، بازی بازی‌های ویدیویی، گشت و گذار در اینترنت و تماشای تلویزیون یا یک فیلم برای بیش از دو ساعت.
یک روش مدیریت استرس، افزایش کنترل خود بر شرایط است. میتوانید از فردا و یا شب قبل آن، شروع کنید و به عادات خود پایبند شوید. بدین صورت می دانید که صبح انتظار چه چیزی را می‌کشید.
10- کاری را انجام دهید که از آن لذت بیشتری می‌برید
هرکسی سعادت انجام کاری که شما عاشق انجامش هستید را برای تأمین معاش خود ندارد. حتی اگر در حال تعقیب رویاهایتان هستید و از شور و اشتیاق خودتان تبعیت میکنید، کارهایی وجود خواهند داشت که به انجام آنها تمایلی ندارید. در حالتی دیگر، بیشتر بر کاری که از انجام آن لذت می‌برید تمرکز کنید.
برای مثال، اگر یک سرآشپز هستید، به یقین عاشق آشپزی هستید. به جای اینکه زمان خود را در مدیریت، برون سپاری و یا محول کردن وظایف بر دیگران بگذرانید، زمان بیشتری را در آشپزخانه و یا در بازار برای تأمین مواد تازه و سالم بگذرانید.
زمانی که این کار را کردید، احساس رضایت خواهید داشت، و متوجه خواهید شد که الهام بخش تر و بهره‌ورتر شده‌اید.
