چگونه وظایف خود را اتوماتیک کنیم؟ 5 ابزار مفید

ما ساعت‌های زیادی را به انجام کارهای روزمره در محل کار خود می‌گذرانیم. حتماً با خود فکر می‌کنید که این هم بخشی از کار ماست. اما اگر این کار بدون حضور ما انجام شود و ما بتوانیم زمان ضروری خود را صرف تفکر خلاق یا حل سایر مشکلات عمده کنیم، چه؟ به نظر شما عالی نیست؟

راه حل نهایی برای این موضوع اتوماتیک کردن وظایف است. در این مقاله به بررسی اینکه چه کارهای روزانه ای را می‌توانید به صورت اتوماتیک انجام دهید، چگونگی روند انجام آن‌ها و اینکه کدام ابزارها می‌توانند در این راستا به ما کمک کنند می‌پردازیم.

چه نوع وظایفی باید اتوماتیک شوند؟

شما باید تمام کارهای روزمره ای که مقدار قابل توجهی از وقت شما را می‌گیرد را به صورت اتوماتیک انجام دهید، اما این کار لزوماً هیچ چیز ارزشمندی را به کار شما اضافه نمی‌کند.

در اینجا چند نمونه از کارهایی که می‌توانید به صورت اتوماتیک انجام دهید آورده شده است. مواردی که در لیست وظایف شما وجود دارد را یادداشت کنید.

1. برنامه ریزی قرار ملاقات‌ها

یکی از بزرگترین هدر دهندگان زمان که هیچ ارزش خاصی هم ندارد، برنامه ریزی قرار ملاقات است. بنابراین از صحبت کردن‌های پی در پی با مشتریان خود دست بردارید تا بهترین زمان مناسب برای هر دوی شما را پیدا کنید. در عوض، چند زمان خالی در تقویم خود باز کنید و لیست را با آن‌ها به اشتراک بگذارید.

به این ترتیب، می‌توانید تمام کارهای زمان بندی شده را از لیست کارهایی که باید انجام دهید حذف کرده و سر وقت به قرارهای ملاقات خود برسید. ابزارهای اتوماسیون می‌توانند در ادغام برنامه‌های زمان بندی شده و تقویم‌ها به شما کمک کنند.

2. کارهای خسته کننده

بسیاری از وظایف نیازی به فکر کردن‌ بیش از حد و سنجیدن همه‌ی جوانب ندارند. کارهایی مانند مرتب سازی و پاسخ دادن به ایمیل‌ها، پشتیبان گیری اطلاعات، فاکتورها و صورتحساب، خدمات و تعامل با مشتریان، به روز رسانی اطلاعات تماس و غیره.

بنابراین به جای افزودن آن‌ها به لیست کارهای روزانه، آن‌ها را اتوماتیک کنید. و ببینید چقدر زمان برای خود می‌خرید.

3. انتقال اطلاعات در میان چندین برنامه

این کار در تمام محل‌های کار وجود دارد. شما همیشه به داده‌ها نیاز دارید و باید این داده‌ها را از یک برنامه به برنامه‌ی دیگر منتقل کنید. اما هوشیار باشید، وقت خود را صرف کپی کردن و چسباندن یا وارد کردن و صادر کردن هزاران داده ای که به طور مرتب از راه‌های مختلف به دست شما می‌رسد، نکنید. این کار را اتوماتیک کنید.

4. کارهایی که زمان ضروری شما را مصرف می‌کند

جدا از تنظیم برنامه‌ها، ارسال ایمیل و فاکتورها، انتقال داده‌ها و موارد دیگر کار دیگری نیز هست که در واقع مهم هم به نظر می‌رسد – پست گذاشتن در رسانه‌های اجتماعی. مطمئناً باید نام تجاری خود را تبلیغ کرده و با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید و بنابراین، در این سیستم عامل‌ها فعال بمانید.

اما ممکن است وقت زیادی از شما بگیرد زیرا در چرخه‌ی بی‌نهایت تکرار لایک کردن، کامنت و به اشتراک گذاشتن قرار می‌گیرید. بنابراین، این کار بسیار وقت گیر را اتوماتیک کنید. برای خواندن دلایل برنامه ‌ریزی پست‌ها و استوری‌های اینستاگرام  و کسب اطلاعات بیشتر درمورد برنامه‌های برتر زمانبندی خودکار اینستاگرام برای ارسال پست و استوری بصورت اتوماتیک به عنوان مثال کلیک کنید.

5 مراحل اتوماتیک کردن وظایف

لیست خودکارسازی وظایف شما می‌تواند بی پایان باشد. و گاهی اوقات حتی ممکن است به نوع کار شما بستگی داشته باشد، بنابراین ما نمی‌توانیم همه‌ی آن‌ها را در این مقاله پوشش دهیم.

با این وجود، می‌خواهیم دنبال کردن کل ایده را برای شما آسان تر کنیم. بنابراین فرآیند اتوماتیک کردن وظایف را در ادامه توضیح داده ایم.

مرحله 1: یادداشت کردن وظایف روزانه

هنگام تهیه‌ی لیستی از وظایفی که باید به طور خودکار انجام دهید، ابتدا کار را با موارد زیر شروع کنید:

• وظایفی که روزانه انجام می‌دهید را بنویسید.
• زمانی که برای هر کار صرف می‌کنید را لیست کنید.
• تعداد دفعاتی که برای انجام این کارها نیاز دارید را به صورت ساعتی، روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه و غیره اضافه کنید.

زمانی که تمام شد بررسی کنید که آن‌ها در کدام دسته‌ی زیر قرار می‌گیرند. آیا آن‌ها وظایفی هستند که:

• به طور منظم یا بر اساس برنامه انجام می‌شوند؟
• خسته کننده اند و آن‌ها را می‌توان بدون تفکر خاصی انجام داد؟
• در گروه انتقال اطلاعات در برنامه‌های کاربردی هستند؟
• وقت ضروری را که می‌توانید در پروژه‌های ارزشمند سرمایه گذاری کنید را صرف خود می‌کنند؟

پس از فهرست بندی همه‌ی آن‌ها، مواردی که فکر می‌کنید از این به بعد باید اتوماتیک شوند را انتخاب کنید.

مرحله 2: تحقیق کردن

گام بعدی تحقیق در مورد ابزارهای مناسبی است که می‌توانید از آن‌ها برای خودکارسازی وظایف خود استفاده کنید. تحقیقات خود را بر اساس نیازها و بودجه‌ی فعلی خود تنظیم کنید. به عنوان مثال، اگر شما یک فرد حرفه ای هستید، نیازی به یک ابزار اتوماسیون برای شرکت‌ها ندارید. بنابراین، انتخاب خود را متناسب با آن انجام دهید.

مرحله 3: یافتن گردش کار جدید

پس از انتخاب ابزاری که می‌خواهید برای خودکارسازی وظایف خود استفاده کنید، سیستم گردش کار جدیدی پیدا کنید که برای شما جواب می‌دهد و نحوه‌ی حرکت اوضاع از این به بعد را ترسیم کنید. اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم از تغییرات جدید اطلاع دارند تا همه چیز بدون مشکل کار کند.

به عنوان مثال، می‌توانید نحوه برنامه ریزی جلسات از این پس را برای تیم خود شرح دهید:

1. مشخصات خود را در Calendly وارد کنید و به صفحه‌ی اصلی بروید.

2. با کلیک بر روی ایجاد، جلسه‌ی جدید را برنامه ریزی کنید.

3. مدت زمان جلسه‌ی خود را از منوی سمت چپ انتخاب کنید.

4. در دسترس بودن زمان را با افزودن بازه‌های زمانی مختلف انتخاب کنید.

5. جلسه خود را با کلیک روی دکمه بعدی منتشر کنید.

6. لینک جلسه را از این صفحه کپی کنید.

7. پیوند را به ایمیل خود به لیست گیرنده اضافه کنید.

اگر همه‌ی اعضای تیم با روند کار مشکلی ندارند، می‌توانند برنامه ریزی جلسات روزانه‌ برای هر مشتری را از لیست کارهای خود خط بزنند. آن‌ها فقط می‌توانند لینک یک جلسه یا رویداد را با همه‌ی آن‌ها به اشتراک بگذارند. بر اساس تعداد اسلات‌های گرفته شده، می‌توان یکی از موارد رایگان را انتخاب کرد.

مرحله 4: اجرایی کردن برنامه

پس از اتمام کار، برنامه‌ی جدید خود را به طور موثر اجرا کنید. به احتمال زیاد ممکن است چند وظیفه داشته باشید که خودکار شوند و احتمالاً برنامه‌ی شما کمی پیچیده تر از آنچه تصور می‌کردید بشود. در چنین شرایطی، از قسمت فناوری اطلاعات خود در ایجاد و اجرای طرح جدید خود در ابزار اتوماسیون انتخابی کمک بگیرید.

مرحله 5: ارزیابی و آزمایش کردن

پس از اتوماتیک کردن کارهای ضروری، روان بودن برنامه‌ی گردش کار جدید را آزمایش کنید. در جستجوی موارد زیر باشید:

• اثربخشی وظایف انجام شده.
• تأثیر آن بر بهره وری کارکنان یا اعضای تیم.
• آیا همه با ابزارهای جدید راحت هستند؟
• آیا زمان صرفه جویی شده بر افزایش درآمد شما تأثیری دارد؟ (این مورد برای کارآفرینان، مترجمان آزاد و پیمانکاران است.)

5 ابزار برای اتوماتیک کردن وظایف خود

در این قسمت برخی از ابزارهای اتوماسیون عالی با جزئیات مختصر آن‌ها را آورده ایم تا پس از اینکه وظایف خودکار را فهرست کردید، در وقت تحقیق صرفه جویی کنید.

1. Zapier

این مورد یک راه حل نرم افزاری اتوماسیون محبوب است که به شما امکان می‌دهد نرم افزارهای مختلف را با یکدیگر ادغام کنید. با ترکیب برنامه‌های روزمره‌ی خود مانند Gmail ، Dropbox ، Slack ، Google Calendar ، Mailchimp و غیره می‌توانید داده‌ها را از یک ابزار به ابزار دیگر منتقل کنید.

با استفاده از این ابزار، می‌توانید هزاران کار مانند توییت کردن تمام پست‌های وبلاگ خود، ذخیره‌ی پیوست‌ها از Gmail در Google Drive ، پشتیبان گیری از تمام فایل‌های G drive خود در Dropbox و موارد دیگر را به صورت اتوماتیک انجام دهید.

2. IFTTT

این ابزار در مورد اتوماسیون درست مثل Zapier است. به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را بین برنامه‌های مختلف انتقال و سایر کارهای گفته شده را انجام دهید. اما نسخه‌ی رایگان IFTTT بهتر از نسخه‌ی Zapier است.

در حالی که Zapier حداقل 10 تا 15 دقیقه طول می‌کشد تا شروع به کار کند، IFTTT با یک کلیک فوری کار را انجام می‌دهد.

اما نکته‌ی منفی این ابزار این است که فقط برای مشاغل تک نفره خوب است. و هیچ نسخه ای برای تیم‌ها یا چندین کارمند ندارند. و اگر شما به این مورد نیاز دارید، از Zapier استفاده کنید. می‌توانید از آن برای تنظیم اقدامات بین چندین نرم افزار بر اساس نسخه پولی که استفاده می‌کنید، استفاده کنید.

3. Buffer

این یک ابزار عالی برای نوآوری و مدیریت پست.های رسانه.های اجتماعی شما است. این برنامه گزینه‌های برنامه ریزی عالی را ارائه می‌دهد و توسط برندهای برتر نیز توصیه شده است.

4. LeadFormly

اگر می‌خواهید بدون استخدام یک تیم فروش کامل هزاران مشتری را به دست آورید، LeadFormly مناسب کار شماست. این ابزار به شما کمک می‌کند تا فرایند فروش خود را اتوماتیک کنید، نرخ تبدیل خود را افزایش دهید، مشتریان خود را مستقیماً از صفحه وب جذب کنید.

به این ترتیب، شما می‌توانید به جای اتلاف وقت در مراحل اولیه فقط بر بستن معاملات تمرکز کنید.

5. Calendly

این یکی دیگر از ابزارهای اتوماسیون ساده برای مشاغل کوچک است. به شما کمک می‌کند تا قرار ملاقات بگذارید، جلسات ترتیب دهید و تماس.های تلفنی و غیره انجام دهید.

برای انجام این کار، کافی است تنظیمات ترجیحی در دسترس بودن خود را در Calendly تنظیم کرده و لینک را در ایمیل دعوت جلسه خود اضافه کنید. مشتریان شما می‌توانند زمان مورد نیاز خود را از آن لیست انتخاب کنند. سرانجام، هر زمانی که آن‌ها انتخاب کنند، به طور اتوماتیک در تقویم شما برنامه ریزی می‌شود و مطابق آن به شما اطلاع داده می‌شود.

اکنون زمان آن است که کارهای معمول خود را اتوماتیک کنید

وقت خود را صرف کارهای ضروری کنید نه کارهای یکنواخت.

مدتی وقت بگذارید تا همه‌ی این کارها را به صورت اتوماتیک انجام دهید، دسته بندی‌هایی را که در این مقاله خوانده اید مرور کنید، در مورد ابزارهایی که می‌توانند کمک کنند تحقیق کنید و روزانه چندین ساعت از وقت خود را صرفه جویی کنید.