از آنجا که نیازهای هر فرد با فردی دیگر متفاوت است شیوه‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد. برای یافتن راهی مناسب برای مدیریت برنامه و وظایف خود، ابتدا باید شناخت درستی از نیازهای خود داشته باشید.
در دسترس بودن، سطح انرژی، وضعیت سلامتی و حتی علایق شما همگی در این امر دخیل هستند. و به همین دلیل است که یک روش مدیریت زمان متداول ممکن است برای شما کارساز نباشد. همه‌ی آن عوامل خود به روشنی مشخص می‌کنند که چرا دیگر نمی‌توانید از روشی استفاده کنید که تا چند سال پیش خوب کار می‌کرد.
با پیروی از این چهار نکته، می‌توانید نیازهای مدیریت زمان خود را بهتر بشناسید.
1. چیزهایی که وقت شما را تلف می‌کند را شناسایی کنید
با تهیه‌ی لیستی از همه‌ی چیزهایی که وقت شما را می‌گیرد شروع کنید. خود را تنها محدود به کار نکنید. کارهای خانه، تعهدات اجتماعی و نیازهای سلامتی مانند زمان ورزش در منزل را نیز لحاظ کنید. فراموش نکنید که برای استراحت – نه تنها برای خواب، بلکه برای غذا خوردن و سایر فعالیت‌های آرامش بخش نیز چند ساعت وقت بگذارید.
اگر از حساب و کتاب سر در نمی‌آورید، می‌توانید از یک برنامه برای محاسبه کمک بگیرید. Toggl Track یک برنامه‌ی تلفن همراه رایگان است که در وب و به عنوان یک برنامه‌ی دسکتاپ نیز موجود است. می‌توانید از آن برای ردیابی زمان صرف شده استفاده کنید.
برای به دست آوردن بهترین نتایج از Toggl Track، برای هر نوع کار یک پروژه ایجاد کنید. به عنوان مثال کارهای خانه، کار، تعهدات اجتماعی و مواردی از این قبیل. با استفاده از برچسب‌ها می توانید جزئیات بیشتری را مشخص کنید. هر بار که یک کار را پیگیری می‌کنید، برنامه آن را به گزارش جاری شما اضافه می‌کند؛ بنابراین می‌توانید به دقت بررسی کنید که وقت شما صرف چه کارهایی می‌شود.
دانلود: Toggl Trackردیاب زمان و ساعات کاری برای اندروید | آی او اس (رایگان)
2. سطح انرژی خود را بشناسید
آیا شما فردی سحر خیز هستید یا این که خود را از رختخواب بیرون کشیدن برای‌تان سخت است؟ بسیاری از روش‌های مدیریت زمان یا برای افراد سحر خیز بهتر کار می‌کنند یا برای افراد شب زنده دار، اما تعداد کمی از آن‌ها برای هر دو خوب جواب می‌دهند. دانستن اینکه در کدام گروه قرار می‌گیرید می‌تواند به شما در انتخاب روش‌های مناسب کمک کند.
اما دانستن اینکه چه زمانی بیشترین انرژی را دارید تازه شروع کار است. همچنین باید در نظر بگیرید که چه نوع وظایفی به شما انرژی می‌بخشد و چه کارهایی برای‌تان خسته کننده است. همین کار را برای فعالیت‌های تفریحی و اجتماعی انجام دهید. این خودآگاهی به شما می‌گوید که در یک روز چقدر کار می‌توانید انجام دهید و تعداد و زمان انجام کارهای مختلف را نیز مشخص می‌کند. جهت آگاهی از یک روتین صبحگاهی موثر برای افزایش بهره وری نگاهی به این مقاله بیندازید.
نیازهای انرژی شما می‌تواند یک سیستم مدیریت زمان را بسازد یا آن را خراب کند. به عنوان مثال روشی که توصیه می‌کند روز را با فعالیت‌های آسان شروع کنید، احتمالاً برای شب زنده دار‌ها بهتر از افراد سحر خیز جواب می‌دهد. باورهای رایج غلط درباره‌ی افزایش بازدهی افراد مختلف را در این مقاله بخوانید.
3. چیزهایی که به شما انگیزه می‌دهد را بشناسید
انگیزه بخش مهمی از مبارزه با تعلل است. به این فکر کنید که چه انگیزه ای دارید، چه از نظر مثبت و چه از نظر منفی. به این معنی که پاداش‌هایی که می‌خواهید به آن‌ها برسید و مجازاتی که می‌خواهید از آن اجتناب کنید را شناسایی کنید.
لیستی از پیامدهای مختلفی را که می‌تواند برای شما پیش بیایید بنویسید و آن‌ها را از موردی که بیشتر خوشایند است تا موردی که شدیداً ناخوشایند است رتبه بندی کنید. پاداش‌ها می‌توانند مواردی مانند مهمان کردن به یک شام بیرون باشد. عواقب آن می‌تواند جریمه‌های پولی یا از دست دادن یک رویداد مهم باشد. و یا مواردی نامشهود مانند ناامید کردن یک دوست یا دریافت تشویقی از رئیس خود شوید.
وظایفی که به نظر شما انگیزه‌ی بیشتری می‌دهند، کارهایی هستند که می‌توانید هم به خود پاداش دهید و هم خود را تنبیه کنید. با شناسایی چیزی که به شما انگیزه می‌دهد، می‌توانید برنامه‌ها و روش‌هایی که می‌خواهید از آن‌ها استفاده کنید را انتخاب کنید.
4. به روز باشید
نیازهای شما همراه با سبک زندگی شما تغییر خواهد کرد. به همین دلیل است که یک تکنیک مدیریت زمان که قبلاً کاملاً مناسب بود، امکان دارد دیگر جوابگو نباشد. برای اطمینان از اینکه پیگیری خود را ادامه خواهید داد، برنامه‌ی خود را هر هفته ارزیابی کنید. به ردیابی زمان خود توجه کنید. برخی از کارها ممکن است بیشتر از قبل به طول بینجامند، یا ممکن است سریع‌تر از همیشه انجام شوند و امکان دارد برای انجام برخی کارها به زمان کمتری نیاز داشته باشید.
این کار به شما کمک می‌کند تا مسئولیت‌هایی را مدام به برنامه‌ی شما افزوده و از آن کم می‌شوند را پیگیری کنید. به همین دلیل است که ردیابی زمان در یک برنامه‌ی تقویمی از جنبه‌های محبوب مدیریت زمان است. برنامه ریزان و ردیاب‌های زمان به راحتی می‌توانند نشان دهند چه چیزی به درستی کار می‌کند و چه چیزی نیاز به به روز رسانی دارد. بهتر است هر سه ماه یکبار وقت بگذارید و این موارد را مرور کنید.
روشی را انتخاب کنید که مناسب شما باشد
نیازهای مدیریت زمان هر فرد متفاوت است، بنابراین نیاز خود را با دقت ارزیابی کنید. شروع با شناخت خوب از نحوه‌ی کار به شما در انتخاب یک سیستم مفید کمک می‌کند.
با درک زمان، انرژی و نیازهای انگیزشی خود، می‌توانید انتخاب کنید که از کدام روش‌ها و برنامه‌ها استفاده کنید. با به روز بودن می‌توانید مطمئن شوید که ابزارهای شما با همزمان با تغییر نیازهای‌تان تکامل می‌یابند.
