زمانی که یک کسب و کار را اداره می‌کنید حداکثر استفاده از وقت سخت است، به ویژه زمانی که وظایف زیادی روی دوش شما است و سعی دارید کارهای مختلف و زیادی را انجام دهید.
افراد دیگری نیز در این شرایط بودند و روش‌هایی برای بهبود بهره‌وری را پیدا کردند.
در ادامه به نکاتی برای افراد فوق‌العاده شلوغ اشاره می‌کنیم تا بتوانید سطح بهره‌وری خود را بالا نگه دارید.
1. روی یک موضوع تمرکز کنید
اگر فردی با مسئولیت‌های مختلف است که در محیط کار باید کارهای زیادی را انجام دهد، انجام همزمان چند کار با یکدیگر به نظر فکر خوبی است.
چه در حال انجام چند کار همزمان باشید یا دائما در بین انجام کارهای مختلف جابه‌جا شوید، به احتمال زیاد به هیچ کدام از پروژه‌هایی که روی آن‌ها کار می‌کنید به اندازه کافی رسیدگی نمی‌کنید.
ممکن است احساس کنید بهره‌وری بیشتری دارید ولی در حقیقت خودتان را از آن بی نصیب می‌کنید و سطح استرس‌تان را بالا می‌برید.
تحقیقات نشان می‌دهد انجام همزمان چند کار در واقع می‌تواند روی سلامت مغز و بهره‌وری اثرات منفی بگذارد.
در اینطور مواقع بهتر است به اصطلاح در حالت شناور باشید. یک حالت شناور به سادگی یک حالت ذهنی است که در آن هر فعالیتی که انجام می‌دهید را با تمرکز فوق‌العاده بالا انجام می‌دهید یعنی کاملا درگیر این کار هستید و عمیقا در آن غوطه‌ور شدید.
بدون شک میخواهید در محیط کار به حالت شناور خود برسید.
بنابراین، یک (یا دو یا سه) عدد از کارهایی که در اختیار دارید را رها کنید و در آن واحد تنها روی یکی تمرکز کنید. این کار کیفیت کار شما را بهبود می‌بخشد و به مدیریت استرس کمک می‌کند.
2. جلوی عوامل مزاحم را بگیرید
تمامی ما قربانی این قضیه هستیم، چون به هرحال عوامل مزاحم همه جا حضور دارند.
رسانه اجتماعی، پیام فرستادن، همکاران، غذا، حتی دستشویی حواس ما را پرت می‌کنند، درست است وقفه و استراحت لازم هستند ولی گاهی اوقات ما اجازه می‌دهیم مسائل مختلف سطح بهره‌وری ما را پایین آورند.
به مراتب ساده‌تر است ابتدا جلوی عوامل مزاحم را بگیرید تا این که مجددا بعد از رسیدگی به آن‌ها ادامه کارتان برگردید.
برای این که روی کار خود تمرکز کنید نکات زیر به دردتان می‌خورد:
- زمانی که لازم است کمی استراحت کنید.
- پنجره‌های چت را ببندید.
- گوشی خود را در حالت سایلنت قرار دهید.
- هدفون روی گوش بگذارید.
- به مکانی بروید که ساکت‌تر باشد.
زمانی که مطمئن نیستید چه کاری را باید انجام دهید، حواس‌پرتی به مراتب ساده‌تر می‌شود.
حذف عوامل مزاحم از کار سطح بهره‌وری شما را فوق‌العاده بالا می‌برد و خواهید توانست در پایان کارهای بیشتری را انجام دهید.
3. یک محدودیت زمانی تعیین کنید
آیا کارهای زیادی باید انجام دهید و اصلا نمی‌دانید چطور آن‌ها را مدیریت کنید؟
یقینا، در مورد اهمیت کار روی یک موضوع در آن واحد صحبت کردیم، ولی در واقعیت گاهی اوقات به سادگی کارهای بیش از حد زیادی را انجام دهیم.
زمانی که فوق‌العاده سرمان از نظر شغلی شلوغ است، تقریبا انجام تنها یک کار از نقطه شروع تا پایان غیرممکن است.
یک راه‌حل دیگر برای این موضوع داریم: برای هر کاری که دارید انجام می‌دهید یک محدودیت زمانی تعیین کنید.
یک مثال عالی در این زمینه را می‌توان در تکنیک پومودورو دید.
تکنیک پومودورو زمانی است که کارهای خود را به تکه‌های زمانی 25 دقیقه تقسیم می‌کنید تا در طول آن زمان با تمرکز کار خود را انجام دهید.
پس از هر 25 دقیقه، 5 یا دقیقه استراحت می‌کنید ولی پس از 4 تکه، مدت زمان استراحت را بیشتر و به 15 تا 30 دقیقه می‌رسانید.
به کمک تکنیک پومودورو می‌توانید جلوی انجام همزمان چند کار را بگیرید ولی در عین این حال کارهای بیشتری را انجام دهید.
این تکنیک به افرادی که در محیط کار مسئولیت‌های زیادی دارند کمک خواهد کرد وظایف متعدد خود را مدیریت کنند و در همان حین بدون آشفتگی کیفیت کارشان را بالا نگه دارند.
4. مراسم بهره‌وری را برپا کنید
شاید سوال کنید مراسم بهره‌وری چیست؟
این مراسم هرجایی که شما بخواهید هستند. به عنوان کسی که سرش شلوغ است، می‌دانید چه چیزی برای شما جواب می‌دهد و چه چیزی نمی‌دهد.
بنابراین چرا آن را به شکل یک مراسم در نیاورید؟
مراسم‌ها کاملا مثل برنامه‌های روزانه (روتین) نیستند.
با آن که برنامه‌های روزانه معمولا یک مجموعه از مسائل مشخی هستند که هر روز باید در زمان مشابهی انجام شوند، ولی مراسم بیشتر شبیه به نسخه‌های انعطاف‌پذیر برنامه‌های روزانه هستند که می‌توانید در هر زمان از روز انجام دهید و بهره‌وری شما را زیاد می‌کند.
همچنین نیازی نیست این مراسم محدود به محیط کارتان باشد می‌توانید آن‌ها را در تمامی بخش‌های روز و هفته خود داشته باشید.
در ادامه به چند مثال در مورد مراسم بهره‌وری اشاره می‌کنیم که می‌توانید از آن‌ها برای افزایش بهره‌وری‌تان در محیط کار استفاده کنید:
- صبحانه‌ای بخورید که به شما لذت و انرژی می‌دهد.
- مهم‌ترین کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید.
- به عنوان یک وقفه در انجام پروژه‌ها مدیتیشن کنید.
- به یک پیاده‌روی سبک و کوتاه بروید.
- یک لیوان چای یا قهوه دم کنید.
یک راه برای قرار دادن این مراسم در روزهای کاری دنبال کردن روشی است که در کتاب دیوید آلن به اسم کارها را به سرانجام برسانید توضیح داده شده است.
این روش شامل انتقال دادن وظایف و پروژه‌ها به بیرون از ذهن و ثبت کردن آن‌ها روی یک کاغذ و سپس تقسیم آن‌ها به شکل کارهای قابل انجام است.
فهرست کردن در این روش می‌تواند یک مراسم بهره‌وری باشد که زمانی انجام می‌دهید که باید بررسی کنید چه کارهایی باید ابتدا تکمیل شوند.
مراسم‌ها به ما کمک می‌کنند تمرکز خود را از یک کار به دیگری انتقال دهیم و بهره‌وری ما را افزایش دهد.
5. زود از خواب بیدار شوید
این نکته ممکن است چیزی نباشد که هر کدام از ما شنیده باشیم ولی حقیقت دارد، زود از خواب بیدار شدن می‌تواند بهره‌وری را بالا ببرد.
جدا از این حقیقت ساده که زود بیدار شدن باعث می‌شود وقت بیشتری برای انجام کارها داشته باشید، همچنین زمان بیشتری در اختیار دارید تا به مهم‌ترین بخش روزتان رسیدگی کنید که خودتان هستید.
برخی از افراد بسیار شلوغ ممکن است وسوسه شوند که زود از خواب بیدار شوند و بعضی از وظایف شغلی را که روز قبل وقت برای آن نداشتند انجام دهند و بدون شک، این کار نیز تا حدی شما را بهره‌ورتر می‌کند.
اما چیزی که باعث می‌شود در طول روز کاری واقعی خود بهره‌وری بیشتری داشته باشید وقت بیشتری است که در صبح برای آمادن شدن، شاید ورزش و خوردن یک صبحانه مغذی دارید.
6. عوامل مزاحم را جمع کنید
در بالا در مورد جلوگیری از عوامل مزاحم برای افزایش بهره‌وری در محیط کار صحبت کردیم. ولی گاهی اوقات، جلوگیری از آن‌ها تا زمانی که کار مورد نظرتان را انجام ندادید، به سادگی واقع‌گرایانه نیست.
یک گوشی دارید که نوتیفیکیشن‌هایش روی یکدیگر جمع شدند، شکمی که صدای آن از گرسنگی در آمده است و همچنین همکارانی که نیاز به توجه شما دارند، چون یک درخواست از شما دارند، می‌خواهند سوال بپرسند یا فقط دوست دارند حرف بزنند.
شما نمی‌توانید همیشه جلوی این چیزها را بگیرید، انسان‌ها ربات نیستند.
ولی کاری که می‌توانید انجام دهید، جمع کردن عوامل مزاحم است تا در آن واحد به تمامی آن‌ها رسیدگی کنید.
به عنوان مثال، یک قسمت از روز خود را به بررسی پیام‌های روزانه و نوتیفیکیشن‌های گوشی خود، بررسی ایمیل شخصی و رسیدگی به درخواست‌های همکارانتان اختصاص دهید.
اگر یکی از همکاران زمانی که در حال انجام یک کار هستید مزاحم شما می‌شود، از او با رعایت ادب درخواست کنید اگر می‌توانند برایتان ایمیل بفرستند یا در زمانی با شما حرف بزنند که به رسیدگی به عوامل مزاحم اختصاص دادید.
سپس، بخشی از روز خود را برای رسیدگی در آن واحد به تمام این مسائل اختصاص دهید.
این کار به شما اجازه خواهد داد کمی در کار خود وقفه بیاندازید و فرصت رسیدگی به مسائل غیر کاری داشته باشید.
7. کارها را برونسپاری کنید
اگر فردی هستید که یک کسب و کار را اداره می‌کند، تازه کسب و کار خود را شروع کردید یا به سادگی همیشه سرتان شلوغ است، ممکن است بهتر باشد بعضی از وظایف خود را برونسپاری کنید.
برونسپاری تنها برای شرکت‌های بزرگ که می‌توانند از عهده هزینه‌های استخدام افراد در خارج برآیند نیست.
در واقع، برونسپاری به معنای پرداخت هزینه برای انجام کاری است که شما نمی‌توانید انجام دهید یا نمی‌خواهید خودتان انجام دهید.
همچنین اگر به اندازه کافی برای تمامی کارهایی که باید انجام دهید وقت کاری ندارید، گزینه‌ای عالی برای بالا بردن سطح بهره‌وری است.
یک سری کارها را بهتر است به دیگران محول کنید، مانند کار طراحی، تحقیق، رسیدگی به تماس‌های تلفنی و تعیین وقت ملاقات‌ها.
بدون شک، متداول‌ترین روش برونسپاری استخدام افراد برای انجام این کارها است.
اما گاهی اوقات، کارآفرینانی که سرشان شلوغ است امکانات لازم برای استخدام فوری افراد را ندارند.
می‌توانید برای برونسپاری کارهایی که به سادگی توسط یک دستیار شخصی یا مدیر اداره انجام می‌شوند مانند پاسخ دادن به سوالات مشتریان، رزرو وقت ملاقات‌ها، یادآوری مسائل به شما و موارد متعدد دیگر از یک ربات گفتگو (چت‌بات) به عنوان یک دستیار مجازی استفاده کنید.
8. برای ایمیل‌ها قوانین تعیین کنید
ایمیل وقت زیادی از روز افراد را می‌گیرد، به ویژه زمانی که در یک روز صدها ایمیل برایتان می‌آید. اما راه‌حل‌هایی برای کمک به افزایش بهره‌وری‌تان وجود دارد.
قوانینی که برای ایمیل مشخص می‌کنید به شما کمک می‌کند این هیولا را تحت کنترل بگیرید و اجازه می‌دهد با وقت خود کارهای مهم‌تری را انجام دهید.
به عنوان شروع، می‌توانید چندین بازه زمانی در هر روز را برای بررسی ایمیل‌ها اختصاص دهید. به عنوان مثال می‌توانید ایمیل‌تان را در صبح، درست پس از ناهار و پیش از ترک اداره بررسی کنید.
همچنین می‌توانید هشدارهای ایمیل را خاموش کنید، بنابراین صدای دائم نوتیفیکیشن آن در زمان غیر ضروری حواس شما را پرت نکند.
می‌توانید در هر کلاینت ایمیلی که استفاده می‌کنید قوانین را تعیین کنید، نتیجه این قوانین علامت‌گذاری ایمیل‌ها و فرستادن ایمیل‌های خاص به پوشه‌های گوناگون است.
در نهایت ایمیل‌هایی که به فرستادنشان نیاز نیست را نفرستید!
آیا از فردی که با ایمیل از او چیزی میخواهید درست روبروی شما نشسته است؟
آیا این امکان وجود ندارد این درخواست را اگر شرکت شما از نرم‌افزار اسلک استفاده می‌کند با فرستادن یک پیام فوری انجام دهید؟
اگر ایمیل می‌فرستید، مطمئن شوید ایمیل‌هایی که می‌فرستید سرراست، لازم و هدفمند هستند بدون این که سطح بهره‌وری‌تان را کم کنند.
9. از سایرین یاد بگیرید
بهترین کاری که هر فردی می‌تواند برای بهره‌وری خود انجام دهد سعی به انجام کارهای جدید و بررسی این نکته است که برایش نتیجه‌بخش هستند یا نه.
همه شبیه به یکدیگر نیستند، بنابراین نکات بالا ممکن است نتیجه یکسانی برای همه نداشته باشد.
ولی افرادی هستند که قبلا در این شرایط بودند، افرادی که کسب و کارها را شروع کردند، باعث رشد کسب و کارها شدند و از نردبان موفقیت بالا رفتند.
این افراد تمامی این مراحل را طی کردند و احتمالا اطلاعات دیگری دارند که چه چیزی جواب می‌دهد و چه چیزی نمی‌دهد.
یادگیری نکات بهره‌وری از این افراد یک گام به جلو عالی برای افزایش بهره‌وری خودتان است.
کتاب‌های زیادی در این زمینه وجود دارد، بنابراین سری به کتابخانه، فروشگاه کتاب یا اینترنت بزنید تا با دیدگاه‌های جدید آشنا شوید.
10. گیمیفیکیشن بهره‌وری
افراد زمانی که یک قدردانی، پاداش یا بازخورد فوری برای کارهایشان باشد به بهترین شکل ممکن آن‌ها را انجام می‌دهند. به همین دلیل است که افراد بازی‌های ویدئویی را بسیار دوست دارند. شما یک کار را در بازی کامل می‌کنید و فورا پاداش کارتان را به دست می‌آورید.
چقدر خوب بود اگر شبیه به آن را در دنیای واقعی و محیط کار داشتیم؟
گیمیفیکیشن (بازی‌سازی) در محیط کار الزاما به معنای تبدیل کار به یک بازی نیست، ولی بیشتر به معنای ایجاد یک محیط سرگرم‌کننده است که از آن لذت ببرید و کارمندانی که از کار خود لذت می‌برند به احتمال زیاد عملکرد بهتری نیز خواهند داشت.
چندین اپلیکیشن وجود دارند که از آن‌ها می‌شود برای افزایش سطح بهره‌وری از طریق گیمیفیکیشن استفاده کرد، چند نمونه از آن‌ها را بررسی کنید تا ببینید کدام یک بیشتر کارمندان شما را سرگرم می‌کنند و سطح بهره‌وری کلی آن‌ها را افزایش می‌دهند.
بهره‌وری کامل نیاز به تمرین دارد.
هیچ نتیجه خوبی فورا به دست نمی‌آید.
مانند تمامی مسائل دیگر، مدیریت زمان و بهبود بهره‌وری نیاز به تمرین دارد.
احتمالا پیش از این که روش‌هایی را پیدا کنید که برای شما جواب دهند و به ارتقاء سطح بهره‌وری‌تان کمک کند به امتحان راه‌های مختلف نیاز داشته باشید.
اما تمرین را ادامه دهید، چون پیدا کردن ابزاری که برایتان نتیجه‌بخش هستند در تمامی مراحل دیگر زندگی‌تان به درد خواهند خورد.
منبع: inc.com
