بر کسی پوشیده نیست که مدیریت زمان یک عنصر حیاتی برای موفقیت است، بدون توجه به این که چه کسی هستید یا چه کاری انجام می‌دهید. با این حال، کسب و کارهای بسیار اندکی به زمان به عنوان مهم‌ترین منبع و دارایی خود نگاه می‌کنند و در یک محیط کار معمولی برای استفاده بهتر از محدودترین دارایی هر فرد که زمان باشد تلاش‌های اندکی انجام می‌شود.
با وجود توجه شدید به سودآوری یا قدرت سرمایه انسانی که در اختیار دارید، مقوله مدیریت زمان در حال حاضر به درستی مهم‌ترین عامل برای موفقیت در بازار امروز است ولی با این حال احتمالا شما آن را هدر می‌دهید.
بنابراین در این مطلب قصد داریم به روش‌هایی اشاره کنیم که توسط آن‌ها از ساعات کاری خود بیشترین بهره را ببرید.
به یک روش شخصی‌سازی شده احتیاج دارید
اکثر افراد با این حقیقت آشنا هستند که مدیریت زمان اهمیت دارد، با وجود این افراد بسیار اندکی می‌دانند که برای تمام کردن روز با کارآمدی بیشتر به یک روش شخصی‌سازی شده احتیاج دارند.
علت آن به این خاطر است که برنامه زمانی هر فرد متفاوت با دیگری است و هیچکس اهمیت زمان در جدول زمانی شما را درک نمی‌کند. ولی برای این که خودتان برای این موضوع اهمیت قائل شوید، مهم است نگاهی موشکافانه به عادات روزانه‌تان داشته باشید تا ببینید بیشترین وقتتان صرف چه کاری می‌شود.
تعدادی از اپلیکیشن‌های دیجیتال می‌توانند به شما نشان دهند وقتتان صرف چه چیزی می‌شود و چطور از آن بهتر استفاده کنید. نصب یک اپلیکیشن روی گوشی هوشند یا کامپیوتر احتمالا به شما کمک خواهد کرد با دقت بیشتری به دقایق روزتان دقت کنید و حتی ممکن است منجر به بهره‌وری بیشتر شود، ولی همچنین باید درک کنید که شما و نه یک نوع دستگاه روی زمان‌تان کنترل دارد.
مدیریت موفق زمان تنها مربوط به کنترل خود می‌شود و این قابلیت که با صداقت موقعیت خود را بررسی کنید تا تشخیص دهید چه زمانی دودل هستید و چه زمانی تصمیم‌های درست می‌گیرید.
تنها پس از این که کاملا و با صداقت برنامه روزانه خود را بررسی کردید تا ببینید وقتتان کجا هدر می‌شود، آن موقع است که می‌توانید تغییرات مفیدی در زندگی خود به وجود آورید. توصیه‌هایی که به صاحبان کسب و کارهای کوچک برای مدیریت هوشمند زمان می‌شود تاکید بر این نکته دارند که هنگام بررسی اهمیت مسائل مختلف صداقت کامل داشته باشید چون این کار بخش مهمی از مدیریت زمان است.
می‌توانید در یک اقدام مفید وظایف و مسئولیت‌های روزانه را به دسته‌های مختلفی تقسیم کنید که براساس اهمیت فهرست‌بندی شدند. ممکن است متوجه شوید دقایقی را صرف کارهای بی اهمیتی می‌کنید که می‌توانید از این وقت جای دیگری استفاده کنید.
علاوه بر این، دسته‌بندی مسئولیت‌های روزانه‌تان براساس اهمیت به شما کمک می‌کند ابتدا روی فوری‌ترین و مهم‌ترین مسائل تمرکز کنید.
کلید موفقیت اولویت‌بندی است
اکثر فلسفه‌های مدیریت زمان در مورد اولویت‌بندی صحیح هستند، به هرحال اگر نتوانید متوجه شوید چه چیزی باید فورا انجام شود و چه چیزی را می‌توان بعدا انجام داد، همیشه از وقت خود اشتباه استفاده می‌کنید.
زمانی که کسی مهلت تحویل پروژه‌های آینده را پیگیری نمی‌کند موضوعات فوری که باید رسیدگی شوند را می‌توان نادیده گرفت و به تعویق انداخت. بنابراین بسیار مهم است فهرستی از تمامی تصمیم‌هایی داشته باشید که در شرکت زودتر از سایرین باید گرفته شوند.
تعهد در تمام سطوح شرکت به مهلت تحویل پروژه‌ها و ضرب‌الاجل‌ها فوق‌العاده مهم است؛ مدیرانی که نتوانند از عهده تعهدات مهم خود برآیند را نمی‌توان مجازات نکرد. کارمندان عادی که چنین رفتاری را می‌بینند سریعا متوجه خواهند شد زمانی که رئیسشان به موضوعات فوری رسیدگی نمی‌کند، نیازی نیست خودشان این کار را انجام دهند.
مطمئن شوید تمامی افرادی که در مقام رهبری قرار دارند نحوه اولویت‌بندی صحیح وظایف را درک می‌کنند. کارمندانی که در تلاش برای بالا رفتن از نردبان شغلی هستند می‌توانند از دست مدیرانی که نمی‌توانند چطور کار آن‌ها را اولویت‌بندی کنند خشمگین شوند، بنابراین اگر مدیران نحوه انجام این کار را نمی‌دانند، کارمندان آن‌ها باید بدانند.
رهبران یک شرکت همیشه باید آماده دخالت در ماجرا را داشته باشند و زمانی که حجم کاری کارمندان بسیار بالا است به آن‌ها در اولویت‌بندی کمک کنند. ولی مطمئن شوید که بیش از حد برنامه زمانی کارمندان خود را تحلیل نمی‌کنید یا هر اقدام آن‌ها را با مدیریت خرد مورد بررسی قرار نمی‌دهید.
شخصی‌سازی یک نکته اجباری برای موفقیت زمان موفق است. مهم است متوجه شوید که همه اهداف کاری را به یک شکل اولویت‌بندی نمی‌کنند و بسیار حیاتی است درک کنید که برای مدیریت زمان خود باید چه روش بی‌همتا و شخصی در پیش بگیرید.
یاد بگیرید در مدیریت زمان یک روش شخصی به کار بگیرید تا خیلی زود به موفقیت بیشتری برسید.
اجازه ندهید مدیریت زمان به یک عامل استرسآفرین تبدیل شود
با وجود این که مدیریت دقیق زمان بسیار مهم است، همچنین باید از این حقیقت غافل نشد که مدیریت زمان اگر به درستی آن را انجام ندهید می‌تواند به یک عامل استرسآفرین جدی تبدیل شود.
در حقیقت، تنها چیزی که نیاز دارید یک برنامه زمانی قابل درک و یک فهرست واقع‌گرایانه از اولویت‌ها است. به عنوان مثال، مدیریت زمان موثری که در زندگی شخصی شما به کار گرفته می‌شود نباید بیش از حد روی وقت آزادتان کنترل داشته باشد.
زمان‌بندی اوقاتی که به آرامش و استراحت اختصاص داده می‌شود فقط یک راه دیگر است که توسط آن خارج از محیط کار خودتان را وقف کار و استرس بیشتر می‌کنید.
نکته مهمی که با این جمله می‌خواهیم بگوییم این است که مقداری وقت بدون برنامه‌ریزی شده و آزاد به خودتان اختصاص دهید که هرجایی و برای هر کاری که دوست دارید استفاده کنید، خواه انجام اضافه‌کاری، دیدن یک برنامه تلویزیونی محبوب باشد یا فهرستی از وظایف داخل خانه که خیلی وقت است فراموش کردید و نادیده گرفتید.
هر چیزی که می‌خواهد باشد، برخورداری از مقداری وقت برای «رسیدگی به مسائل کوچک» در زندگی‌تان بسیار مهم است تا به واسطه آن بتوانید جهان آشفته داخل محیط کار را فراموش کنید و زمانی که به سر کار می‌آیید بهره‌وری و کارآمدی خود را حفظ کنید.
روی مسائل مهم تمرکز کنید
شاید حیاتی‌ترین درسی که می‌توانید در مورد مدیریت هوشمندانه زمان خود یاد بگیرید این است که تمامی مسائل فوری مهم نیستند و برعکس.
گاهی اوقات فورا باید به یک مسئله رسیدگی کنید ولی بعدا متوجه خواهید شد که اهمیت زیادی نداشته است. بعضی دیگر از اوقات با تصمیمات بسیار مهم برای شرکت خود روبرو می‌شوید که عملا می‌توانند روزها، هفته‌ها یا حتی ماه‌ها به تعویق انداخته شوند.
آگاهی از دسته‌بندی صحیح وظایفی که دارید و پروژه‌های آینده باعث می‌شود متوجه شوید چه چیزی مهم و چه چیزی اضطراری است وآخرین گامی محسوب می‌شود که باید برای رسیدن به مقام یک اسطوره مدیریت زمان طی کنید.
سعی کنید اطلاعات خود را در مورد این که چطور وظایف مهم را در برابر وظایف فوری برنامه‌ریزی کنید افزایش دهید تا سریعا پی ببرید که عناصر مشترک انعطاف‌پذیری و اولویت‌بندی در هر جایی که مدیریت زمان اهمیت دارد، به کار گرفته می‌شوند.
اگر اجازه ندهید اضطراب شما را کنترل کند و به جای آن روی مهم‌ترین و فوری‌ترین مسائل تمرکز کنید، به زودی متوجه خواهید شد مدیریت زمان از تصور قبلی‌تان ساده‌تر است.
کاملا دقت کنید وقت باارزش خود را صرف چه چیزهایی می‌کنید و با احتیاط برای روزهای خود برنامه‌ریزی کنید تا کسب و کارتان به زودی موفقیت را در آغوش گیرد.
منبع: entrepreneur.com
