بسیاری از ما مشکل مدیریت زمان داریم. متاسفانه، عقیده داریم مدیریت زمان مانند یک معجون برای هر مشکلی است. به سادگی وقت خود را به درستی مدیریت کنید تا به عنوان صاحب یک کسب و کار بهره‌وری‌تان بیشتر شود.
در نهایت می‌توانید برای خانواده خود وقت بیشتری بگذارید یا سرگرمی را در پیش بگیرید که آن فراموش کردید.
به عنوان نویسنده این مطلب دوست ندارم اخبار بد را اعلام کنم. ولی مدیریت زمان تمامی مشکلات شما را حل نخواهد کرد. ممکن است به دلایل زیر حتی وقت تلف کردن باشد. اگر مدیریت زمان برای شما جواب نمی‌دهد، شاید خواسته باشید ۴ گزینه زیر را امتحان کنید.
مدیریت زمان شما را به زامبی‌های همیشه مضطرب و بدون بهره‌وری تبدیل می‌کند
اولیور برکمان در روزنامه گاردین می‌نویسد «رقابت برای افزایش بهره‌وری شخصی، برای بیشترین بهره از زمان محدودی که دارید به یک موضوع شایع در عصر ما تبدیل شده است. اما با این حال حقیقت این است که معمولا، تکنیک‌های طراحی شده برای افزایش بهره‌وری شخصی یک فرد، ظاهرا استرسی که آن‌ها دوست داشتند با این کار کم کنند را افزایش می‌دهد. هرچه در مدیریت زمان بهتر شوید، کمتر حس می‌کنید زمان دارید.»
جملات برکمان معنای مهمی دارد. پیشینه مدیریت زمان را می‌توان تا دوران انقلاب صنعتی عقب برد. یک حقیقت جالب که باید ذکر کنیم این است که از آن زمان به بعد توصیه به مدیریت زمان تغییر نکرده است. بلکه نحوه کار جامعه مردم به شکل بارزی عوض شده است.
به عنوان مثال، پیشنهاد زود بیدار شدن (زمانی که چنین عادتی از قبل دارید) یا بستن در دفتر کار برای جلوگیری از حواس پرتی می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری شود. این اطلاعات کوچک تنها زمانی کمک خواهد کرد که جزو افرادی باشید که زود از خواب بیدار میشوید یا دفتر کار دارید.
منظور ما این است زمانی که بحث مدیریت زمان پیش می‌آید، توصیه‌هایی که در این زمینه به ما می‌شود بارها تکرار شدند. حتی قضیه بدتر این است که پیشنهاد شده است یک استراتژی مدیریت زمان مناسب همه وجود دارد. بنابراین، ما کورکورانه این نکات مدیریت زمان را که همیشه موثر نیستند دنبال می‌کنیم که نتیجه آن ایجاد استرس و کاهش بهره‌وری است.
راه‌حل؟ شیوه کار کردن خود را پیدا کنید.
کارسون تیت (Carson Tate)، نویسنده استراتژی «به سادگی کار کنید»، پیشنهاد می‌دهد سبک بهره‌وری شخصی خود را پیدا کنید. سپس می‌توانید سبک کاری خود را تنظیم کرده و ابزار مناسب آن را پیدا کنید. تیت می‌گوید که ۴ سبک مهم وجود دارد:
- افرادی که اولویت‌بندی می‌کنند – آن‌ها تحلیل براساس حقیقت و بحث را دوست دارند. آن‌ها هدف‌گرا، مصمم و قاطع هستند.
- برنامه‌ریزان – آن‌ها به جزئیات و همچنین برنامه‌ریزی‌ها و برنامه‌های عملیاتی توجه می‌کنند.
- تنظیم‌کنندگان. آن‌ها دوست دارند تحسین شوند و عاشق قدردانی هستند. آن‌ها همچنین دوست دارند سوالات و نگرانی‌ها را به بحث بگذارند.
- تجسم‌کنندگان – آن‌ها نوآور هستند و ذهنی باز دارند، ولی ۴ طرفدار جزئیات بیش از حد نیستند.
مدیریت زمان کاری غیرانسانی است.
مایو اوشین می‌نویسد «مدیریت زمان ممکن است سیستم عالی برای یک ماشین باشد، ولی برای ما که موجوداتی احساسی هستیم، باید سطح انرژی خود را در نظر بگیریم. علاوه بر این، اراده و قابلیت کنترل خود با هر انتخابی که در سراسر روز می‌گیرید کاهش پیدا می‌کند.»
کاهش اراده یا توانایی کنترل خود با اجرای انتخاب‌های متعدد می‌تواند یکی از مشکلات اصلی مدیریت زمان باشد. اوشین در ادامه صحبت‌های خود می‌گوید تحلیل زمان و اولویت‌بندی وظایف «این عوامل انرژی، ذهنی و احساسی که باعث می‌شود ما هویتی به اسم انسان را به دست آوریم در نظر نمی‌گیرد.»
راه‌حل؟ براساس سطح انرژی خود و نه زمان برنامه‌ریزی کنید.
همه انسان‌ها در بازه‌های زمانی متفاوت از روز حداکثر انرژی و تمرکز خود را دارند. برای سایرین، این زمان می‌تواند صبح و برای سایرین اواسط صبح یا اوایل بعدازظهر باشد. بستگی به ریتم آلترادین فرد دارد (که سراسر روز اتفاق می‌افتد).
ریتم آلترادین با ساعت زیستی فرق دارد و به این معنا است که ما باید در زمان صحیحی از روز روی وظایف صحیحی کار کنیم. به عنوان مثال، من مقاله را از شروع ساعت ۹ صبح نوشتم. دلیل چیست؟ در این زمان من بیشترین انرژی خلاقانه خودم را دارم.
گرچه پس از ناهار آرام‌تر هستم و بیشتر روی وظایف یا فعالیت‌هایی وقت می‌گذارم که نیاز به نیروی ذهنی کمتری دارند مانند پاسخ به ایمیل‌ها و انجام کارهای سبک‌تر.
گرچه روش‌هایی وجود دارد که به کمک آن‌ها می‌توانید در زمان احساس خستگی انرژی به دست آورید. از جمله:
- هر شب بیشتر از هفت ساعت بخوابید.
- غذاهای مغزی بخورید و برای افزایش جریان خون ورزش کنید.
- خودتان را از دنیای بیرون جدا کنید تا بتوانید استراحت کنید و دومرتبه شارژ شوید.
- بار شناختی خود را با تصمیم‌گیری‌های کمتر سبک کنید. به عنوان مثال، کارهای خسته‌کننده را به سایرین واگذار کنید و به حالت خودکار در آورید.
- به جای این که سعی کنید به غیرممکن برسید اهداف واقع‌گرایانه برای خود تعیین کنید.
مدیریت زمان قابل جایگزین با بهره‌وری نیست.
آدام گرانت، دانشیار مدرسه کسب و کار وارتون و یک روانشناسی سازمانی که یک نویسنده در روزنامه نیویورک تایمز است می‌گوید «بهره‌ور بودن ربطی به مدیریت زمان ندارد. یک روز ساعات محدودی دارد و تمرکز روی مدیریت زمان باعث می‌شود از تعداد ساعاتی که هدر می‌دهیم آگاه شویم. یک گزینه بهتر مدیریت توجه است یعنی: اولویت‌بندی پروژه‌ها و افرادی که مهم هستند و دیگر مهم نیست هر چیزی چقدر طول می‌کشد. مدیریت توجه هنر تمرکز روی انجام درست کارها به دلایل درست، در مکان‌های درست و در لحظات درست است.»
او در ادامه صحبت‌های خود می‌گوید «اگر بهره‌وری هدف شما است، باید به اراده خود در انجام یک کار تکیه کنید.»
گرنت برای ایجاد انگیزه پیشنهاد می‌کند به شکل قابل توجهی بیشتر توجه کنید «به عنوان مثال چرا در مورد یک پروژه هیجان دارید و چه کسی از آن نفع خواهد برد.»
اگر برای اولویت‌بندی نیاز به کمک دارید، ایده‌های زیر را می‌توانید امتحان کنید:
- با فهرستی از وظایف شروع کرده و سپس آن‌ها را مرتب کنید. به هر آیتم فهرست شده یک عدد اختصاص دهید و عدد یک برای وظایفی انتخاب کنید که بیشتر از همه اهمیت دارند. از طرف دیگر، انتهای این فهرست باید مواردی قرار گیرند که فشار کمتری از سمت آن‌ها احساس می‌کنید یا روز دیگری می‌توانند انجام شوند.»
- همه چیز یک بحران نیست. از این تفکر خسته‌کننده و ترسناک دست بکشید. حتی اگر همه چیز در فهرست شما به یک شکل اهمیت دارند، به این معنا نیست که هر وظیفه‌ای باید همین الان انجام شود. با مواردی شروع کنید که جلوی یک بحران بالقوه را خواهند گرفت.
- از یک اپلیکیشن تقویم استفاده کنید. باید همه چیز داخل فهرست خود را درون تقویم‌تان برنامه‌ریزی کنید و سپس یادآورهایی برای فراموش نکردن آن‌ها درست کنید.
متعهد به انجام کارهای بیشتر و بیشتر میشوید.
با مدیریت زمان، شما می‌توانید یک تکنیک یا ابزاری را پیدا کنید که به شما کمک خواهد کرد در یک روز کارهای بیشتری انجام دهید و حس یک فوق قهرمان را داشته باشید. در نتیجه، هر کار بیشتری که برایتان پیش می‌آید را قبول می‌کنید.
مجددا، ممکن است تا مدتی این شیوه جواب دهد ولی دوام نمی‌تواند داشته باشد. در نهایت، چیزی که نصیبتان می‌شود خستگی کار بیش از حد و تعهد بیش از اندازه است.
یکی از ساده‌ترین راه‌حل برای این کار به سادگی گفتن «نه» است.
یک پروژه جدید را اگر در حال حاضر تمام انرژی‌تان گرفته می‌شود، قبول نکنید. اگر یک کار از نظر زمانی حساس هست، آن کار را به فرد دیگری ارجاع دهید. اگر شنبه قرار است به یک مهمانی بروید، دعوت مهمانی دیگری که همان روز دو ساعت قبل‌تر شروع می‌شود را قبول نکنید.
بدون شک دوست ندارید کسی را ناراحت کنید، ولی تا زمانی که فردی صادق و با گفتار شفاف باشید، آن‌ها درک خواهند کرد.
منبع: entrepreneur.com
