در ظاهر اینطور به نظر میرسد که انجام همزمان چند کار زمانی که تمام اهداف شخصی که میخواهید به آنها دست یابید، خواستههای بی پایان کار، حواس پرتیهای دیجیتالی و عدم تعادل در زندگی حرفه ای ناشی از همه گیری را در نظر میآورید، آخرین ترفند بهره وری است.
با این حال، غوطه ور شدن عمیق تر در این عمل منجر به نتیجه متفاوتی میشود.
معایب انجام چند وظیفه به طور همزمان
شما فقط مولفههای اساسی بهره وری یعنی انرژی، توجه و زمان زیادی دارید. یکی از معایب عمدهی انجام چند کار به طور همزمان است که شما فقط تا حدی به فعالیتهای مختلفی که به طور همزمان بر آنها تمرکز کرده اید متعهد هستید.
نتیجه یک سراب فریب دهنده است و باعث میشود فکر کنید کارآمدتر هستید و چون در جبهههای مختلف پیشرفت جزیی دارید، منجر به درک نادرست شما از موفقیت میشود.
اما واقعیت این است که انجام چند کار به طور همزمان باعث میشود تا بر اولویتهای اشتباه تمرکز کنید، از خلاقیت جلوگیری میکند، سطح استرس و حواس پرتی را افزایش میدهد منجر به اشتباهات بیشتر، فرسودگی شغلی و اختلال حافظه و موهردی از این دست میشود و در نتیجه شما را از بهره وری کمتری برخوردار میکند. تحقیقات زیادی برای اثبات این ادعا وجود دارد.
بنابراین، گزینهی جایگزین چیست؟
احتمالاً حدس زده اید که جایگزین آن سینگل تسک است، که در آن شما بر روی یک کار در یک زمان تمرکز می کنید. همانطور که از معنای این واژه مشخص است، شما تمام توجه خود را به انجام یک کار اختصاص میدهید. این تمرین به شما امکان میدهد وقت تلف شده بین انجام همزمان چند فعالیت را ذخیره کنید، خلاقیت را افزایش دهید، احتمال تکمیل اولویتهای خود را افزایش دهید، حواس پرتیها را حذف کنید و مواردی شبیه به این.
اما به احتمال زیاد، میدانید که تمرکز بر روی یک کار و انجام آن میتواند بهره وری شما را افزایش دهد. با این حال، مانند بسیاری از چیزهای دیگر در زندگی، اغلب بین کارهایی که میدانیم باید انجام دهیم (انجام یک کار در یک زمان) و کارهایی که در نهایت انجام میدهیم (انجام چند کار به طور همزمان) فاصله زیادی وجود دارد.
برای از بین بردن فاصله، بیایید کمی از چیزهایی که باید انجام شود فاصله بگیریم و برای افزایش توانایی خود برای تمرکز بر یک چیز در یک زمان و افزایش بهره وری خود در همان زمان روی چگونگی انجام کارها تمرکز کنیم.
1. از روش پومودورو استفاده کنید
روش پومودورو یک تکنیک مدیریت زمان موثر است که با تمرکز بر روی یک کار میتواند بهره وری شما را افزایش دهد. پیاده سازی آن ساده است و نیاز به حداقل تنظیم دارد.
برای شروع استفاده از روش پومودورو، تایمر خود را به مدت 25 دقیقه تنظیم کنید تا بر یک کار متمرکز شود و 5 دقیقه استراحت کنید یا هر کاری که مربوط به کار شما نیست انجام دهید، مانند بازی کردن یا ارسال پیام به دوست. اینگونه شما یک جلسهی پومودورو را به پایان رسانده اید. بعد از چهار یا پنج پومودوروس میتوانید استراحت طولانیتری داشته باشید.
این روش موثر است زیرا به شما کمک میکند تا حواس پرتیها را کاهش دهید، روز خود را به طور موثرتری برنامه ریزی کنید، پس از هر جلسه پومودورو احساس موفقیت کنید و تمرکز خود را به وسیلهی کارهای کوتاهتر افزایش دهید.
2. ایجاد سیستمهای خودکار
شما اغلب ممکن است برای انجام یک کار در زمان مشکل داشته باشید زیرا فعالیتهای مکرر زیادی مانند پاسخ دادن به ایمیلها یا انتشار پستهای رسانههای اجتماعی وجود دارد که باید روزانه انجام دهید. خوشبختانه روشهای مختلفی وجود دارد که میتواند به شما در انجام کارهای اضافی و تمرکز بر اولویتها کمک کند.
برای مثال میتوانید از این برنامههای اندرویدی برای تنظیم پاسخهای خودکار به ایمیلها، تماسهای تلفنی، پیامهای متنی و غیره استفاده کنید. همچنین میتوانید از بسترهای اتوماسیون مانند IFTTT برای اتصال ابزارهای دیجیتالی مختلف و ایجاد سیستمهای خودکار استفاده کنید. میتوانید اطلاعات بیشتری دربارهی برنامههای ردیابی بهره وری دیگر در این مقاله به دست آورید.
3. وظایف کم اهمیت خود را دسته بندی کنید
آیا تا به حال به این نتیجه رسیده اید که یک کار مهم و پیچیده را آغاز کرده اید، فقط بعد از چند دقیقه متوجه میشوید که در حال انجام کاری کاملاً غیرمرتبط هستید؟ فرض کنید میخواهید وبلاگی با عنوان “چگونه یک کسب و کار راه اندازی کنید” بنویسید. شما تحقیقات خود را در مورد این موضوع آغاز میکنید و ایمیلی دریافت میکنید که از شما میپرسد آیا هفتهی آینده در کنفرانسی دربارهی گرمایش زمین حضور پیدا میکنید یا خیر.
شما انتخاب میکنید که بلافاصله به آن پاسخ دهید زیرا فقط چند دقیقه طول میکشد، اما روی لینک یوتیوب ضمیمه شده به ایمیل که دربارهی جنگل زدایی است کلیک میکنید. سپس الگوریتمهای یوتیوب پیشنهاد میکنند که تریلر فیلم مربوط به موضوع را تماشا کنید، و نکتهی بعدی که حتماً میدانید، مشاهدهی کامل برنامه در نتفلیکس است. آشنا به نظر میرسد؟
بنابراین، چگونه میتوانید از این کار جلوگیری کنید؟ با برنامه ریزی روز خود و دسته بندی فعالیتهای مشابه با هم برای جلوگیری از تغییر کاری که باید انجام شود. این کار به شما این امکان را میدهد که کارهای سطحی یا کم ارزش را بطور همزمان انجام دهید، نه اینکه آنها را در طول روز کاری خود به صورت پراکنده انجام دهید.
به عنوان مثال، میتوانید زمانی را برای مرتب سازی ایمیلها، برنامه ریزی جلسات در تقویم خود و پاسخ به اعلانها اختصاص دهید. شما میتوانید همهی این وظایف کم ارزش را برای قسمتهای کم انرژی روز انجام دهید.
4. از یک کانبان شخصی استفاده کنید
با ایجاد سیستم کانبان شخصی خود میتوانید اطمینان حاصل کنید که فقط یک کار را در یک زمان انجام میدهید. میتوانید از تخته و یادداشتهای چسبنده استفاده کنید یا یک برنامهی الهام گرفته از کانبان مانند ترلو را بارگیری کنید.
پس از ورود به حساب ترلو خود، سه ستون با عنوان – باید انجام شود، در حال انجام و تکمیل شده ایجاد کنید. تمام وظایفی که میخواهید بر اساس اولویت انجام دهید را بنویسید. مهمترین وظیفه را بر عهده بگیرید و آن را به ستون در حال انجام انتقال دهید تا کار روی آن را آغاز کنید.
برای اینکه این تکنیک کار کند، فقط باید مطمئن شوید که در هر زمان فقط یک یا دو وظیفه روی ستون در حال انجام شما وجود دارد. این به شما کمک میکند تا از شروع کارهای زیاد به طور همزمان اجتناب کنید.
دانلود: ترلو برای اندروید | آی او اس (رایگان، نسخهی پولی موجود است)
5. تک برگه را تمرین کنید
ممکن است در حال حاضر برگههای زیادی روی صفحهی خود باز کرده باشید. این روزها، غیرممکن است که جلسات مرور خود را در یک برگه نگه دارید. حواس پرتی در حین وب گردی بسیار آسان است زیرا وب مملو از حواس پرتی است.
تمرین تک برگه یک روش موثر برای کمک به شما در تمرکز بر یک کار است. با این حال، قطعاً برای شروع به کمک نیاز خواهید داشت. برای محدود کردن تعداد برگههایی که باز میکنید میتوانید از یک برنامهی افزودنی مانند xTab استفاده کنید.
میتوانید از Momentum برای لذت بردن از تصویرهای پس زمینهی زیبا، منطقه تمرکز از پیش تعیین شده (یا هر یادآوری دیگر) و نقل قول الهام بخش نیز استفاده کنید.
در انجام تک کارها در یک زمان به دنبال بهره وری بیشتر باشید
با انجام تک کارها، تقریباً همیشه میتوانید مطمئن باشید که مهمترین وظایف خود را به طور موثر و کارآمد انجام داده اید، زیرا تا آنجا که ممکن است انرژی، زمان و توجه خود را بر آنها متمرکز کرده اید.
در پایان میتوانید هشت استراتژی مدیریت زمان هوشمند برای افزایش بهره وری را در این مقاله مطالعه کنید.
