چگونه از انتقال پیام‌ها به صندوق اسپم پیشگیری کنیم؟ ۶ نکته مهم

هر روزه تعداد زیادی ایمیل اسپم با هدف سرقت اطلاعات حساس یا پول از قربانیان ارسال می‌شوند. با توجه به اینکه شناسایی و فیلتر کردن چنین ایمیل‌هایی به صورت دستی کار سختی است، سرویس‌های ایمیل راهکارهایی قوی برای مقابله با آنها طراحی کرده اند.

پوشه اسپم محلی برای نگه داری ایمیل‌های مشکوک به فریبنده یا مزاحم بودن است. سرویس‌های ایمیل از فیلترهای مخصوص برای شناسایی چنین ایمیل‌هایی استفاده کرده و آنها را به این فولدر منتقل می‌کنند.

اما مشکل وقتی ایجاد می‌شود که این سرویس‌ها ایمیل‌های معمولی و سالم را به اشتباه وارد پوشه اسپم می‌کنند. با ما همراه باشید تا با روش پیشگیری از این کار آشنا شوید.

۶ نکته مؤثر برای پیشگیری از انتقال پیام‌ها به پوشه اسپم

۱. پیشگیری از فعال شدن محرک‌های اسپم

فیلترهای اسپم به دنبال محرک‌های خاصی برای شناسایی پیام‌های احتمالاً اسپم هستند. از جمله محرک‌هایی که باید از فعال شدن آنها پیشگیری کنید، می‌توان به این موارد اشاره کرد:

• نبودن لینک انصراف از ثبت نام در ایمیل‌ها: اگر لینک لغو ثبت نام را در ایمیل قرار ندهید طوری که پیدا کردن آن راحت باشد، ممکن است در نهایت پیام‌های شما وارد پوشه اسپم شوند.
• نوشتن کل عنوان پیام با حروف بزرگ یا استفاده افراطی از علامت تعجب: ممکن است عنوان ایمیل هم باعث فعال شدن محرک ضد اسپم شود چون کلماتی مثل رایگان یا حراجی در ایمیل‌های کلاهبرداری زیاد مشاهده می‌شوند. نوشتن کل خط عنوان با حروف بزرگ و همچنین استفاده افراطی از علامت تعجب هم می‌تواند باعث فعال شدن این محرک‌ها شود. از جمله کلمات اسپم پرتکرار می‌توان به عباراتی مثل صددرصد رایگان، قرارداد مادام العمر، FLA$H SALE NOW ON!!! و عبارات مشابه اشاره کرد.
• تلاش برای فیشینگ: در حمله فیشینگ سعی می‌شود کاربران فریب خورده و اطلاعات حساسی مثل پسورد یا شماره کارت را در اختیار مهاجمان قرار دهند. ایمیل‌های حاوی لینک‌های فیشینگ هم معمولاً شناسایی شده و وارد پوشه اسپم می‌شوند.
• ضمیمه‌های اضافه: اگر ایمیل شما حاوی یک فایل ضمیمه است، مطمئن شوید که مخاطب به آن نیاز دارد یا توجه نشان می‌دهد در غیر اینصورت احتمال اسپم شناسایی شدن آن وجود دارد.
• استفاده افراطی از تصاویر: در خیلی از کمپین‌های بازاریابی از چندین عکس مختلف استفاده می‌شود اما ممکن است این اقدام باعث فعال شدن سیستم‌های ضداسپم شود. از جایگزینی متن با عکس هم خودداری کنید چون یکی از ترفندهای مهاجمان برای دورزدن ابزارهای ضد اسپم است.

۲. تصحیح ایمیل‌ها

همیشه بهتر است ایمیل‌ها را پیش از ارسال خوانده و تصحیح کنید اما انجام این کار برای پیشگیری از اسپم شدن ایمیل هم مفید است. از آنجایی که ایمیل‌های کلاهبرداران معمولاً پر از اشتباه تایپی است، فیلترهای اسپم چنین پیام‌هایی را شناسایی و مسدود می‌کنند. برای پیام‌های انگلیسی می‌توانید از ابزارهایی مثل Grammarly استفاده کنید که به شناسایی اشتباهات گرامری کمک می‌کنند.

۳. اجازه گرفتن برای ارسال ایمیل

یکی از بهترین روش‌ها برای اطمینان از منتقل نشدن ایمیل‌ها به فولدر اسپم، اجازه گرفتن از مخاطب برای ارسال پیام است. این یعنی به جای خرید لیست ایمیل کاربران یا استخراج آنها از وب، یک فرم صریح انتخاب عضویت در خبرنامه داشته باشید.

حتی در بعضی از کشورها قوانینی وضع شده که بر اساس آن شرکت‌ها باید برای ارسال پیام‌های تبلیغاتی حتماً از قبل رضایت مخاطب را ثبت کرده باشند.

برای انجام این کار می‌توانید در فرم ثبت نام یک تیک قابل انتخاب با عبارتی واضح مثل “مایل به دریافت جدیدترین اخبار از برند X هستم” داشته باشید.

۴. از مخاطبان بخواهید شما را وارد لیست سفید کنند

یکی دیگر از روش‌های اطمینان از اینکه ایمیل‌های شما وارد پوشه اسپم نمی شود، درخواست از دریافت کننده‌ها برای قرار دادن ایمیل‌های شما در لیست سفید است. یعنی اینکه گیرنده آدرس ایمیل شما را به فهرست مخاطبان یا فهرست ارسال کننده‌های ایمیل امن اضافه کند تا کلاینت ایمیل او پیام‌های شما را به صورت خودکار وارد پوشه اسپم نکند.

چگونگی انجام این کار را به صورت دقیق برای مخاطب شرح دهید.

۵. ارتقای اعتبار از طریق احرازهویت

احرازهویت فرایندی است که با آن مالک یک دامنه (مثل اسم یک برند) یا آدرس آی‌پی او اعتبارسنجی و تأیید می‌شود. در این فرایند پیام‌های رمزنگاری شده برای انجام کارهای اعتبارسنجی، از سرور شما به گیرنده ارسال می‌شود. بدون وجود احرازهویت مناسب، بعضی از ISPها ایمیل‌های ورودی را به طور کامل مسدود می‌کنند یعنی ممکن است ایمیل‌های کمپین‌های بازاریابی ایمیلی را اصلاً دریافت نکنند.

بهترین روش پیشگیری از این مشکل استفاده از فریم ورک SPF و DKIM است چون این تکنیک‌ها به پیشگیری از جعل با ارائه اعتبارسنجی‌های لازم برای ایمیل کمک می‌کنند و مانع از انتقال پیام‌های شما به پوشه اسپم یا جانک می‌شوند.

۶. استفاده از ابزارهای بررسی اسپم

استفاده از ابزارهای بررسی اسپم نرخ تحویل و باز شدن ایمیل‌ها را افزایش می‌دهد. می‌توانید از ابزارهایی مثل GlockApps استفاده کنید که به شناسایی مشکلات بالقوه در کلاینت ایمیل شما که منجر به فعال سازی فیلترهای اسپم می‌شود، استفاده کنید.