تیمی از طراحان، برنامه نویسان، مهندسان، بازاریابان و فروشندگان درجه یک را در کنار هم قرار می دهید. چه نتیجه ای از این کار می گیرید؟ اگر مدیریت پروژه را وارد صحنه نکنید، چیزی که در پایان نصیب شما می شود، مهلت های از دست رفته، ارتباطات ناامید کننده و کوهی از تلاش های بی نتیجه است.
وقتی پروژه های مدیریت نشده به محصولات واقعی تبدیل می شوند، نتایج می تواند فاجعه بار باشد. این محصول می تواند برای تولید کننده، مشکلات فراوانی ایجاد کند. ممکن است در پروسه تولید کالا اشتباهی رخ دهد و کسی نمی داند مشکل کار کجاست.
برای داشتن مدیریت پروژه صحیح، شما به فرآیندها، سیاست ها و ابزاری نیاز دارید تا به تیم خود کمک کنید. به این شکل، آنها می توانند وظایف را مدیریت کنند و ارتباط مطلوبی با یکدیگر داشته باشند. بدون تاکتیک های همکاری مناسب، به پتانسیل هیچ یک از برنامه های درخشان خود، پی نخواهید برد.
اما راه هایی وجود دارد که به کمک آنها، مدیریت پروژه را بهبود ببخشید و از وقوع فاجعه جلوگیری کنید.
1- روند انجام کار را با جزئیات کامل به وسیله نقشه راه، نشان دهید.
اگر تصوری از اهداف، اعضای تیم یا نتایج قابل قبول خود نداشته باشید، نمی توانید یک پروژه را مدیریت کنید. روند انجام کار را طرح ریزی کنید تا بدانید پروژه شما، چگونه و با چه سرعتی باید رشد کند. بهتر است با پروژه هایی که به بن بست خورده، یا پروژه هایی که عملکرد ضعیفی دارند، شروع کنید.
کشیدن نقشه راه برای کسانی که بعداً به آن توجهی نمی کنند، فایده ای ندارد. نقشه باید پر از تصاویر باشد و راهنمای مناسبی برای همه کارمندان داشته باشد. می توانید آن را وارد نرم افزار یکپارچه کنید، تا همه از پیشرفت کار خود و همکاران خود مطلع باشند.
2- نقاط عطف پروژه را شناسایی و پیگیری کنید.
تکمیل وظایف اصلی در جریان کار، لحظات تصمیم گیری های کلیدی، تحویل اولیه و تکمیل آزمایش ها را ثبت کنید. نقاط عطف مهم برای پروژه های خود را، قبل از موعد مقرر تعیین کنید. با این کار، می فهمید چه موقع در مسیر درست حرکت می کنید و چه موقع از مسیر درست خارج شده اید.
به بودجه و جمع آوری اطلاعات هم توجه داشته باشید. شما باید بدانید که چقدر پول را برای بخش های مختلف پروژه خرج می کنید و چه مقدار اطلاعات از هر بخش، جمع آوری می شود. هرچه اطلاعات شما بیشتر باشد، راحت تر می توانید مشکلات را شناسایی کرده و مسیر درست را قبل از اینکه مشکلات کوچک به چالش های اساسی تبدیل شود، پیدا کنید.
3- از ابزار موثر برای فرآیندهای تولید خود استفاده کنید.
هر تجارتی به یک ابزار خوب برای مدیریت پروژه نیاز دارد. حتی اگر اعضای تیم شما با هم خوب کار کنند، روزی خواهد رسید که دو نفر در مورد اینکه چه کسی باید چه کاری انجام دهد، بحث می کنند. با رشد شرکت شما، افراد مختلفی به سازمان شما اضافه می شوند و آن را ترک می کنند. افراد جدیدی که وارد سازمان می شوند، با اصول شرکت آشنایی ندارند. باید یک روند ثابت برای برای مدیریت پروژه در نظر بگیرید تا از هرگونه هرج و مرج جلوگیری شود.
اگر ابزاری برای مدیریت پروژه ندارید یا به ابزار جدید نیاز دارید، به دنبال چیزی مانند نرم افزار Teamwork یا یک پلتفرم مدیریت و همکاری باشید. ابزاری را پیدا کنید که به شما امکان می دهد پروژه هایی را که در حال انجام هستید پیگیری کنید و خطوط ارتباطی را برای همه، باز نگه می دارد. همکاری، زمانی آسان می شود که شرایط هر پروژه را سریع و به آسانی درک کنید.
4- آزمایش، بررسی و متعادل کردن را فراموش نکنید.
بهترین روش های مدیریت پروژه، یک وجه مشترک دارند: انعطاف پذیر بودن. باید به طور منظم، بازدهی روند و ابزار مدیریت پروژه را بررسی کنید و هر جا لازم باشد، متعادل سازی کنید.
به حرف های اعضای تیم به عنوان کسانی که در صف اول مشغول به کار هستند، گوش کنید. به آنها تکیه کنید تا فرایند مدیریت پروژه را تا حد امکان، ساده تر نگه دارید. چیزی که از نظر شما منطقی به نظر می رسد، شاید برای آنها کارایی نداشته باشد. فراموش نکنید، آنها کسانی هستند که باید این کار را هر روز انجام دهند. اگر بین دو گزینه مردد هستید، هر دو را آزمایش کنید.
در حالی که با اعضای تیم خود سعی دارید همکاری و ارتباطات را بهبود ببخشید، برای طی کردن مراحل بزرگ، باید سخت گیر باشید. می توانید شدت آن را کم یا زیاد کنید، اما هسته اصلی استراتژی مدیریت پروژه شما باید برای سالهای بعد، ثابت باشد.
