محول کردن وظایف به دیگران یکی از اصول اساسی مدیریت کسب و کار به شمار می رود. شما سرتان حسابی شلوغ است. لیست وظایفی که روبروی شماست هرگز به پایان نمی رسد. احساس می کنید با 80 یا حتی 90 ساعت کار در هفته هم نمی توانید وظایف مورد نظر خود را به انتها برسانید. به همه این ها، دردسر جلسات کاری، تماس های تلفنی و مشکلات کارمندان را اضافه کنید. این مشکلات کافی است تا یک صاحب کسب و کار را به گریه بیندازد.
اگر شما هم چنین حسی دارید، زیاد ناراحت نباشید. چون شما تنها نیستید. بسیاری از صاحبان کسب و کار، با این مشکلات دست و پنجه نرم می کنند. ساده ترین راه این است که بنشینید و لیست وظایف خود را بررسی کنید. از یک استراتژی موثر استفاده کنید تا بفهمید کدام وظایف را می توانید حذف کنید و کدام وظایف را می توانید به دیگران محول کنید. به این گونه وظایف، وظایف کم اهمیت گفته می شود.
وظایف کم اهمیت چیست؟
وظایف کم اهمیت، وظایفی است که در لیست وظایف شما قرار دارد. اما ارزشی برای کسب و کار شما ندارد. کمکی هم به رشد آن نمی کند. شاید همچنان لازم باشد که آن ها را انجام دهید. اما این کارها تنها وقت و انرژی شما را تلف می کنند. این وظایف می تواند بر اساس کسب و کار شما متفاوت باشد. اما وظایفی مانند جواب دادن به سوالات مشتریان، رسیدگی به مشکلات میان کارمندان و شرکت در جلسات کاری بی اهمیت، باید از ظرف غذای شما خارج شود.
اما چگونه از شر وظایف کم اهمیت خلاص شویم؟
راه های زیادی برای حذف وظایف کم اهمیت از لیست وظایف وجود دارد. مثلاً اینکه لازم نیست همه آنها را باهم انجام دهیم. اما برای بسیاری از ما، حتماً باید این وظایف به اتمام برسد. به همین دلیل است که می گوییم یک رهبر خوب باید با هنر محول کردن وظایف به دیگران آشنایی داشته باشد.
1- از واژگان صحیح استفاده کنید.
در زمان محول کردن وظایف به دیگران، مثلاً اعضای دیگر تیم، باید فرآیند انجام کار را به خوبی شرح دهید. آن ها باید دقیقاً بدانند که چه انتظاری از آن ها دارید. زمانی که وظیفه ای به شخصی محول می شود، این وظیفه دیگر مال اوست. اگر کار را به پایان نرساند، کوتاهی از این شخص است. همه افراد تیم باید از این نکته آگاه باشند.
2- آموزش، آموزش …………. و آموزش.
این که وظیفه ای را به شخصی محول کنید و امیدوار باشید کار را به درستی انجام دهد، یک طرف قضیه است. جنبه مهم تر قضیه این است که به او یاد دهید چگونه این کار را انجام دهد. او باید بتواند این کار را به خوبی شما، یا حتی بهتر از شما انجام دهد. و این مستلزم آموزش صحیح است. به همین دلیل، باید روش ها و سیستم های آموزشی را به کار گیرید تا با خیال راحت وظایف کم اهمیت را از لیست خود حذف کنید.
باید از نوشته ها یا فیلم های آموزشی استفاده کنید تا هر فرد دقیقاً بداند یک وظیفه را چگونه به بهترین نحو به پایان برساند. همچنین، این روش های آموزشی باید به طور مرتب به‌روز شود. آموزش ها باید جامع و کامل باشد. به نحوی که دیگر نیاز نباشد یک فرد، از منابع آموزشی خارج از شرکت استفاده کند. زمانی که یک سیستم آموزشی جامع را طراحی کردید، آنگاه می توانید با خیال آسوده وظایف خود را به اعضای تیم محول کنید. آن ها هم در صورت نیاز می توانند کار را به فرد دیگری در تیم محول کنند.
3- یادتان نرود که حتماً پیگیر کارها باشید.
آخرین توصیه مهم در مورد محول کردن وظایف به دیگران این است. بر روی وظایفی که به دیگران محول کرده اید، کنترل داشته باشد. از آنها بخواهید گزارش کار خود را به شما ارائه دهند. هر چه کار های بیشتری را به دیگران محول کنید، فرصت بیشتری دارید تا بر روی فعالیت ها و پیشرفت شرکت نظارت داشته باشید. این کار را می توانید به کمک گزارش های هفتگی یا ماهانه انجام دهید. اگر ایرادی در یک گزارش دیدید، می توانید با پیگیری، از فردی که گزارش را نوشته توضیح و اطلاعات بیشتر بخواهید.
