مدیران معمولاً پیش از گرفتن این سمت هیچ آموزشی نمی‌بینند یا اگر آموزشی در کار باشد، بسیار مختصر و کوتاه خواهد بود. این آموزش برای مدیران کافی نیست و نظرسنجی‌ها و آمارها نشان می‌دهد که بیشتر مدیران تازه کار نیازمند آموزش مناسب هستند. فرقی ندارد که فرد قصد مدیریت یک شرکت یا یک کارگاه یا یک استارتاپ را داشته باشد، به هر حال مهارت‌های مدیریتی بخشی مهم از مهارت‌های یک لیدر و رهبر است. مهارت‌هایی که معمولاً پس از چندین سال تجربه و اشتباهات مختلف به دست می‌آید.
مدیران تازه کار معمولاً بیشتر از همه در معرض اشتباهات هستند. انواع و اقسام رفتارها و تصمیمات اشتباه که در طول زمان نهایتاً به تجربه ارزشمند تبدیل می‌شود. ولی برخی از این اشتباهات بدتر از بقیه هستند. سه اشتباه بزرگی که مدیران تازه کار انجام می‌دهند و معمولاً مدت‌ها با آن درگیر خواهند بود.
مشخص نکردن محدوده و قوانین
انسان‌ها موجوداتی پیچیده، احساسی و غیرقابل پیش بینی هستند. ما نیازهای مختلفی داریم و معمولاً به دنبال یک مسئول یا مقام بالاتر هستیم که این نیازها را برای ما تأمین کند و آن‌ها را در نظر بگیرد. اینجاست که مسئولیت بزرگ یک مدیر مشخص می‌شود.
صرف نظر از این که چه کسی زیر دست شما کار می‌کند و به شما گزارش می‌دهد، شما باید بتوانید محدوده و چارچوب‌هایی برای کار و روابط خود ایجاد کنید. به هر حال به‌عنوان یک مدیر چه بخواهید و چه نخواهید اوقات زیادی را با کارکنان می‌گذرانید. یعنی به‌مرور زمان با آن‌ها آشنا می‌شوید و روابطی دوستانه بر قرار خواهید کرد. ولی این روابط باید حد و حدود خود را داشته باشند و مثلاً بهتر است آخر هفته برای تفریح مشترک همکارانتان را انتخاب نکنید.
از طرف دیگر زمانی که یکی از همکاران یا دوستان به مشکلی می‌خورد، بهتر است سراغش بروید و کمکش کنید. این دقیقاً همان چیزی است که طرف مقابل انتظار دارد. اگر نتوانید محدوده روابط دوستی و کاری را درست رعایت کنید نهایتاً به مشکل می‌خورید که یکی از مشکلات اصلی مدیران تازه کار است.
- مثلاً ممکن است کارکنان با جدیت کار نکنند چرا که شما برای آن‌ها یک رفیق هستید و شما را چندان جدی نمی‌گیرند
- افراد احساس می‌کنند شما با برخی رفتار بهتری دارید و در نتیجه احساس می‌کنند نابرابری وجود دارد.
- اگر با یکی از افراد به مشکل بخورید اوضاع بسیار دشوار می‌شوید. مثلاً ممکن است روزی مجبور باشید یکی از دوستانتان را اخراج کنید. چه وضعیتی ایجاد می‌شود!؟
- ممکن است افراد دیگر در مورد روابط نزدیک و صمیمانه معذب باشند. یعنی بین شما چیزهایی گفته شود که فقط بین خودتان است. حتی طرف مقابل یا خودتان هم ممکن است بابت حرف‌هایی که در این نوع روابط می‌زنید حس خوبی نداشته باشید چرا که افراد دیگر به روابط شما به شکلی متفاوت نگاه خواهند کرد.
- احتمال آن که سنگ صبور افراد و کارکنان شوید زیاد است و این اصلاً چیز جالبی نیست. هر بار کسی به مشکلی بخورد یا ناراحت شود مستقیم به سراغ شما می‌آید و شما باید به‌جای یک مدیر، نقش یک مشاور را ایفا کنید!
مدیران تازه کار وظایف را به دیگران نمی‌سپارند
این یک حس کاملاً طبیعی است. اگر شما در انجام کاری عالی هستید و فکر می‌کنید بهتر از افراد زیر دستتان آن را انجام می‌دهید، سپردن آن کار به دیگران بسیار دشوار خواهد شد. جایگاه یک مدیر با افراد دیگر متفاوت است. در این نقش جدید شما قرار نیست همه کارها و وظایف را خودتان انجام دهید. باید یاد بگیرید که مسئولیت کارها را به دیگران بسپارید و جایگاه سابق تان را رها کنید.
اگر تصور می‌کنید خودتان همه کارها را بهتر انجام می‌دهید و با سپردن کار به دیگران مشکل دارید، بهتر است بدانید که در واقع کارتان را اشتباه انجام می‌دهید! چیزی که تیم شما نیاز دارد یک رهبر و یک مدیر خوب است. کسی که همه چیز را هماهنگ کند، مدیریت کند، حمایت معنوی و روحی داشته باشد و خلاصه پشتیبان همه باشد. در واقع کار شما این است که کار افراد دیگر را تعیین کنید و اثرگذاری و بازدهی آن‌ها را بالا ببرید. باید به این درک برسید که کیفیت کار آن‌ها در واقع کیفیت کار خود شماست و کار آن‌ها نتیجه کار شماست. اگر آن‌ها موفق شوند، این موفقیت به‌پای شما گذاشته خواهد شد و اگر نتیجه نگیرند شما در این مورد مقصر شناخته می‌شوید.
سپردن کارها به دیگران یکی از مشکل‌ترین کارهایی است که مدیران تازه کار باید انجام دهند. معمولاً مدیران تازه کار تلاش می‌کنند در عین حال که مدیریت را به بهترین شکل انجام می‌دهند، خودشان هم در انجام کارها دخالت داشته باشند و خلاصه خودشان را به‌شدت تحت فشار قرار می‌دهند. دلیلش ساده است. چون به انجام درست کارها توسط بقیه اطمینان کافی ندارند. ولی این کار باعث می‌شود آن‌ها هیچ وقت طریقه درست انجام کار را یاد نگیرند. نتیجه این کار ناتوان ماندن تیم و از بین رفتن اتحاد گروه است.
فرار مدیران تازه کار از مرکز توجهات
افراد زیادی هستند که از قرار گرفتن در مرکز توجهات احساس خوبی پیدا نمی‌کنند. یا دست کم به آن عادت ندارند. خوب اگر یک مدیر تازه کار جزو این دسته افراد باشد، بهتر است هر چه زودتر مهارت‌های سخنوری‌اش را ارتقا دهد. شاید در ظاهر این دو بی‌ارتباط به نظر برسند ولی واقعیت آن است که کسی که نقش رهبری و مدیریت را به عهده می‌گیرد ناخواسته به یک سخنگو هم تبدیل می‌شود.
چرا؟ به این علت که شما در واقع بزرگ‌ترین حاکی گروهتان هستید. مهم‌ترین حرف‌های گروه را شما قرار است بزنید و همه افراد قرار است به آن چه شما می‌گویید گوش دهند. بنابراین چه بخواهید و چه نخواهید موقعیت‌های زیادی پیش می‌آید که لازم است با افراد گروه صحبت کنید. جلسات، صحبت‌های انگیزشی و … همگی از مواردی هستند که شما به‌کرات قرار است برای افراد گروهتان سخنرانی کنید.
ولی این کار زیاد هم سخت نیست. قبل از آن کمی شرایط را بسنجید. چیزی که می‌خواهید بگویید را آماده کنید. اعتماد به نفس داشته باشید و ترجیحاً یک ارائه با آمار و ارقام و داده‌ها مختلف آماده کنید. شاید در ابتدا لازم باشد کمی روی این جلسات و این موقعیت‌ها کار کنید. ولی بعد از مدتی این موقعیت‌ها برای شما عادی‌تر می‌شود و تسلط شما روی مخاطب و مطالب بالا می‌رود. به‌طور کلی هنگام صحبت کردن و ارائه مطلب بهتر است این کارها را انجام دهید:
حرکت کنید. سر جای خود خشک نشوید و سعی کنید راحت باشید. طبیعتاً هیچ کس از مدیری که جلوی جمع بایستد و از روی یک تکه کاغذ حرف‌هایش را بخواند یا خیلی خشک و بی‌روح جملات را پی در پی به زبان بیاورد به وجد نمی‌آید.
احساس نگرانی و اضطرابتان را بپذیرید و با آن کنار بیایید. معمولاً ما سعی می‌کنیم احساس اضطراب و استرسی که داریم را کلاً کنار بگذاریم و یا انکار و پنهان کنیم. معمولاً این کار باعث بدتر شدن وضعیت می‌شود. بهتر است استرس و اضطرابتان را بیرون بریزید تا کارتان به‌جایی نکشد که حتی به زبان آوردن یک کلمه هم برایتان سخت و وحشتناک شود.
از عکس و تصاویر و عناصر بصری و صوتی استفاده کنید. این کار هم مخاطبان شما را سرگرم می‌کند و هم برای انتقال مفهومی که قصد بیان آن را دارید به شما کمک می‌کند. به‌علاوه فرصت خوبی به شما می‌دهد که تمام تمرکز روی شما و صحبت‌هایتان نباشد. و البته صحبت کردن در مورد یک موضوعی که نمایش می‌دهید خیلی ساده‌تر از صحبت کردن در مورد افکاری است که در ذهن دارید.
به هر حال نباید زیاد نگران باشید. مدیران تازه کار همیشه اشتباهات زیادی مرتکب می‌شوند. این اشتباهات غیرقابل اجتناب هستند. مدیران تازه کار با انجام همین اشتباهات است که تجربه کسب می‌کنند. اشتباهات ریز و درشت بخشی از فرآیند پخته شدن یک مدیر و رهبر هستند. فراموش نکنید که ما انسان هستیم و با درس گرفتن از اشتباهاتمان پیشرفت می‌کنیم.
مهم‌تر از همه اینکه فراموش نکنید به‌عنوان یک مدیر تازه کار باید اشتباهاتی که انجام می‌دهید را بپذیرید. حتی بهترین و باتجربه‌ترین مدیرها هم اشتباهاتی انجام می‌دهند. زمانی این اشتباهات به تجربه تبدیل می‌شوند که آن‌ها را بپذیرید و از آن‌ها درس بگیرید.
منبع: inc
