آیا تا به حال در جلسه‌ای شرکت کرده‌اید که حوصله شما را سر برده باشد؟ به طوری که حس کنید این کنفرانس از آن دسته از وبینارهایی است که شاید هرگز به پایان نخواهد رسید؟ صحبت‌های کوچک، کنایه‌های مبهم، و فقدان استراتژی سخن‌وری باعث می‌شود که بسیاری از شرکت‌کنندگان در طول وبینار احساس خستگی کنند. به همین سبب بسیاری از شرکت‌ها به دنبال راهکارهایی برای برگزاری وبینار جذاب هستند.
هماهنگ کردن یک تیم مجرب برای برگزاری نشست‌ها و کنفرانس‌ها چندان کار آسانی نیست. این در حالی است که برگزاری جلسه در یک محیط مجازی حتی بسیار دشوارتر خواهد بود.
اگر به دنبال برگزاری وبینارهای پی در پی هستید یا بخاطر شرایط کرونایی کشور مجبور به تدریس آنلاین شده‌اید، باید طوری کلاس را اداره کنید که شنوندگان شما خسته نشوند. برای انجام این کار ما 40 نکته مهم و کارساز را به شما معرفی خواهیم کرد تا با پیروی از آن‌ها تبدیل به یک سخنور حرفه‌ای شوید.
نحوه برگزاری وبینار جذاب
در این مطلب سعی شده که تمامی 40 نکته به صورت خلاصه و تیتروار بیان شود تا یادگیری آن‌ها برای شما ساده‌تر شوند.
مرحله آماده‌سازی (گام اول)
- پیش از برگزاری وبینار حتما شرکت‌کنندگان را از قبل در جریان بگذارید. بهتر است یک گروه یا چنل راه‌اندازی کنید و اخبار مربوط به وبینار را مدام در آن بارگزاری کنید. اگر می‌خواهید کار رسمی‌تر جلوه دهد، می‌توانید برای تک تک حضار ایمیل ارسال کنید.
- پیش از برگزاری وبینار حتما هدف خود را مشخص کنید. باید به این موضوع توجه کنید که هدف نهایی جلسه چه چیزی است؟ هدف یا نتیجه دلخواه شما پس از اتمام جلسه چیست؟ چرا تشکیل جلسه می‌دهید؟ در طول وبینار چه کارهایی باید انجام شوند؟ همانطور که می‌بینید برای برگزاری وبینار جذاب باید اهداف خود را از پیش تعیین کرده باشید.
- پس از مشخص کردن هدف جلسه، کمی در مورد نوع جلسه‌ای که قرار است برگزار شود فکر کنید. آیا قرار است شما با تک تک شرکت‌کنندگان گفتگو کنید یا این که قصد دارید به طور رندم چند نفر را گلچین کنید. به نظر ما بهتر است شما به عنوان یک رهبر برای تمامی حاضرین صحبت کنید. این گونه بین شرکت‌کنندگان فرق گذاشته نمی‌شود و موجب دلخوری برخی نخواهد شد.
- اکنون وقت آن رسیده تا دیالوگ‌های خود را مرور کنید. سعی کنید از جزء به کل حرکت کنید تا این که از کل به جزء وارد شوید. ابتدا برای سخنان خود مقدمه‌چینی کرده و کم کم وارد بحث اصلی شوید.
- برای برگزاری وبینار جذاب فراموش نکنید که بهترین اپلیکیشن را انتخاب کنید. از آنجایی که شاید بسیاری از شرکت‌کنندگان هنوز با سیستم‌های آنلاین به ویژه جلسات آنلاین آشنا نباشند، بهتر است ساده‌ترین برنامه را انتخاب کنید. برنامه‌هایی مانند Zoom, Skype یا Google Meet همان چیزی است که شما دنبال آن هستید.
مرحله آماده‌سازی (گام دوم)
- مدت زمان وبینار را تعیین کنید. به عنوان یک قانون کلی، جلسه شما نباید بیش از یک ساعت طول بکشد. یک برنامه ساده برای مدت جلسه خود تنظیم کنید؛ به طوری که کل زمان اختصاص داده شده خود را به آیتم‌های مشخص تقسیم کنید، که هر کدام به چیزی خاص اشاره داشته باشد.
- اما، اگر مجبور شدید که جلسه را بیش از یک ساعت برگزار کنید، حتما مابین کلاس یک استراحت کوتاه برای شرکت‌کنندگان در نظر بگیرید. اگر مجبور شدید که مدت جلسه وبینار را طولانی‌تر کنید، بهتر است هر 30 دقیقه یک بار حدود 5 دقیقه استراحت در نظر بگیرید.
- یکی از مهمترین نکات برای برگزاری وبینار جذاب استفاده از مکانی مناسب و بانشاط است. اگر دفتر خانه یا محل کار شما هنوز برای یک جلسه مجازی تجهیز نشده است، بهتر است همه چیز را از قبل جلسه بررسی و نقایص را برطرف نمایید. پس زمینه روشن و خنثی و منبع روشنایی قوی هر دو یک تصویر زیبا و حرفه‌ای را ایجاد می‌کنند.
- پیش از برگزاری جلسه، حتما مطالب مورد بحث کلاس را در قالب PDF در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید. این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا هنگام صحبت کردن با شما از موضوعات اصلی مطلع باشند. همچنین به شما کمک می‌کند دیدگاه خود را برای جلسه روشن کنید و افکار خود را سازماندهی نمایید.
- ارائه مطالب مورد بحث جلسه در اسلایدهای رسمی یا پاورپوینت نیز ممکن است باعث صرفه‌جویی در زمان شود، به خصوص اگر حقایق، آمار یا اعداد زیادی برای اشتراک‌گذاری در این بازه زمانی محدود داشته باشید.
11 برای برگزاری وبینار جذاب سعی کنید مطالب طولانی را خلاصه کنید و شرکت‌کنندگان را به منابع اصلی آن هدایت کنید. برای این کار بهتر است یک منبع را به صورت دیجیتالی به اشتراک بگذارید و لیستی از لینک‌ها، اسناد، و رفرنس‌ها را در اختیار حضار قرار دهید. در صورت نیاز می‌توانید برای توضیح چنین مطالبی یک جلسه آموزشی بیشتر برگزاری کنید.
- موانع پیش روی خود را شناسایی و به دنبال حل آن‌ها باشید. در صورت لزوم، کمی برای یک بحث آزاد برنامه‌ریزی کنید. اگر احساس می‌کنید که ممکن است رشته کلام از دستتان خارج شود و کلاس به مسیر دیگری هدایت شود، چند راهکار از پیش تعیین شده برای آن در نظر بگیرید.
- حتما برای خود چک لیست تهیه کنید تا اگر سرفصل‌ها از یادتان رفت فورا به آن مراجعه کنید. این چک لیست باید فهرستی از همه چیزهایی باشد که قرار است در طول جلسه آن‌ها را بیان کنید.
دعوت از مهمانان باتجربه
- گاهی اوقات برای برگزاری وبینار جذاب نیاز است جو کلاس را عوض کنید. فرض کنید تعداد دفعات برگزاری وبینار 30 جلسه است. قطعا برخی از شرکت‌کنندگان ممکن است از صدای شما خسته شوند و همه چیز برایشان تکراری جلوه کند. به همین سبب باید لیستی از افراد باتجربه که بتوانند در کنار شما وبینار را برگزار کنند تهیه کنید.
- فقط از کسانی که نیاز دارید دعوت به عمل آورید. البته، نباید خود را صرفا محدود به موضاعات و سرفصل‌های جلسات کنید. دعوت از یک ورزشکار محبوب و یک روانشناس باتجربه می‌تواند در روحیه شرکت‌کنندگان تاثیر مثبت بگذارد. بنابراین، لیست مهمانان خود را تا حد امکان کوتاه نگه دارید بدون اینکه افراد مهمی را فراموش کنید.
- سعی کنید مهمانان را در جلسات آخر دعوت کنید. هر چه به پایان جلسات نزدیک‌تر می‌شویم انرژی شرکت‌کنندگان تحلیل رفته و احساس کلافگی خواهند کرد. بنابراین با دعوت مهمانان جذاب در جلسات پایانی آن‌ها را غافلگیر کنید.
آمادگی پیش از شروع کلاس
- برای برگزاری وبینار جذاب سعی کنید پیش از شروع تعصبات ذهن خود را دور بریزید و تمرکز اصلی را روی برگزاری جلسه بگذارید.
- پیش از ناهار حتما یک میان وعده سبک میل کنید و همیشه یک لیوان آب در کنار خود داشته باشید.
- روی رفتار خود کار کنید و حتما به صورت آراسته وارد جلسه شوید. شرایط ظاهری هنگام برگزاری جلسه بسیار مهم است.
- بررسی میکروفن، دوربین و وای فای قبل از جلسه یکی از راه‌های جلوگیری از بروز یک مشکل فنی ناگوار و غیرمترقبه است. اگر از لپ‌تاپ استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که باتری آن پر است. حتما از باگ‌های سیستم خود مطلع شوید و به دنبال رفع آن‌ها باشید.
- وب کم خود را تنظیم کنید، به طوری که زاویه آن تنها نیم تنه بالایی شما را (از شکم به بالا) در معرض نمایش قرار دهد. همچنین دوربین وب کم را با چشمان خود تنظیم کنید تا به خوبی بتوانید با شرکت‌کنندگان تماس چشمی برقرار کنید.
- یکی دیگر از نکاتی که هنگام برگزاری وبینار جذاب باید به آن توجه کنیم، تمرین زیاد قبل از برگزاری جلسه است. اگر کمی مظرب و نگران هستید یا هرگز در یک جلسه آنلاین شرکت نکرده‌اید، از قبل در مقابل دوربین بدون اینکه کسی شما را تماشا کند، تمرین کنید. حتی باید روی لبخند زدن‌های خود کار کنید، زیرا لبخندی که پشت دوربین می‌زنید زمین تا آسمان با لبخندی که در شرایط واقعی بر لبان خود دارید متفاوت است.
- تلفن خود را خاموش کنید. اعلان‌های دسکتاپ و هر چیز دیگری را که ممکن است در طول جلسه سر و صدا ایجاد کند را خاموش کنید. در صورت امکان، درست قبل از جلسه، زمانی را ترتیب دهید تا به پیام‌های لحظه آخری پاسخ دهید تا هنگام برگزاری وبینار فکرتان به آن‌ها منحرف نشود.
در طول برگزاری وبینار (گام اول)
- حتما در کنار خود یک دفترچه یادداشت قرار دهید تا سوالات شرکت‌کنندگان را در آن ثبت کنید. با توجه به این که ممکن است حجم سوالات زیاد باشند، ممکن است فراموش کنید که به آن‌ها پاسخ دهید. بنابراین، این کار باعث می‌شود تا همیشه حواستان به اتفاقات گذشته کلاس باشد.
- به عنوان برگزارکننده جلسه، باید بی‌وقفه به دنبال اداره کردن کلاس باشید. مطالب را بدون مکث پیش ببرید و سعی کنید خونسردی خود را حفظ کنید.
26 در صورت لزوم، ممکن است لازم باشد شخصی را برای ضبط کردن کلاس تعیین کنید. برای این کار باید از نرم‌افزارهای مخصوص استفاده کرد.
- یکی دیگر از نکات مهم هنگام برگزاری وبینار جذاب پرداختن به مقدمه است. سعی کنید برای هر چیزی مقدمه‌چینی کنید.
- برای هر آیتم یک مثال در نظر بگیرید و سعی کنید مطالب را در قالب مثال‌های متنوع بیان کنید. این گونه شرکت‌کنندگان درک بهتری از موضوعات خواهند داشت.
در طول برگزاری وبینار (گام دوم)
- یک جدول زمانی تهیه کنید و در صورت امکان آن را به صورت بصری در معرض نمایش بگذارید. به همه اجازه دهید تا با موضوعات بعدی آشنا شوند. این کار باعث می‌شود تا شرکت‌کنندگان از موضوعات قابل بحث در جلسات آتی باخبر باشند و خود را برای یادگیری آن آماده کنند.
- صحبت های بی هدف را به خصوص در ابتدای جلسه به حداقل برسانید. هنگامی که در بیان مطالب شتاب گرفتید، دیگر نیازی نیست روی مسائل جزئی متمرکز شوید.
- از دیگر نکات مهم هنگام برگزاری وبینار جذاب مرور مباحث قبلی است. سعی کنید در پایان هر جلسه، یک مرور کلی از چیزهایی که گفته شد داشته باشید.
- قبل از ترک وبینار، مطمئن شوید که کسی سوالی نداشته باشد. همیشه در پایان جلسه چند دقیقه صبر کنید تا حضار هرگونه سوالی را مطرح کنند تا فضا را از هرگونه سردرگمی پاک کنید. حتی می‌توانید از آن‌ها سوالاتی بپرسید تا مطمئن شوید که مطالب را به خوبی آموخته‌اند یا خیر.
33.اگر در طول وبینار افرادی را یافتید که خجالتی هستند یا هرگز در بحث‌ها شرکت نمی‌کنند، حتما آن‌ها را صدا زده و ارتباط برقرار کنید.
بعد از برگزاری وبینار
- بعد از اتمام جلسه، کمی استراحت کنید و خود را برای جلسه بعدی آماده نمایید.
- جلسه ضبط شده را حتما مرور کنید تا ایرادات خود را شناسایی کرده تا به دنبال رفع آن باشید. سعی کنید برای کلاس نماینده‌ای تعیین کنید تا برنامه‌های شما برای جلسات بعدی را با شرکت‌کنندگان در میان بگذارد.
- اگر به دنبال برگزاری وبینار جذاب هستید، باید انتقادپذیر باشید. ممکن است سوالاتی در طول جلسه از شما پرسیده شود که پاسخ آن را ندانید. در این شرایط خیلی جسورانه بگویید که نسبت به پاسخ این سوال تردید دارید و پاسخ کامل آن را به جلسه بعدی موکول کنید. بعد از اتمام وبینار حتما برای یافت پاسخ مناسب تلاش کرده و آن را در اختیار شرکت‌کنندگان بگذارید.
- پیش از اتمام جلسه، تمامی مطالب و چیزهایی که در کلاس گفتید یا نیمه تمام ماندند را یادداشت کنید تا سخنان خود را در جلسه بعدی با آن‌ها آغاز کنید.
- سعی کنید برای هر یک از شرکت‌کنندگان وظیفه‌ای را تعیین کنید. این گونه بعد از کلاس می‌توانید با تمامی آن‌ها در ارتباط باشید تا سریع‌تر به هدف نهایی مورد نظر برسید.
آینده
- سعی کنید همیشه جلسات را تجزیه و تحلیل کنید. ممکن است در طول جلسات متوجه شوید که روشتان اشتباه بوده و اغلب حضار به سختی با آن ارتباط برقرار می‌کنند.
- جلسات را مدام بررسی کنید. ایرادات خود را شناسایی کرده و به دنبال اصلاح آن‌ها باشید. خوب فکر کنید چه چیزی در کلاس گفته نشده یا نیاز است که گفته شود؟
سخن پایانی
با یکی دیگر از مقالات آموزشی وبسایت روکیدا خدمت شما دوستان عزیز بودیم. همانطور که دیدید برای برگزاری وبینار جذاب نیاز است تا همه جوانب بررسی شوند. حتی کوچکترین ایرادها می‌توانند بازدهی جلسات را کاهش دهند. بنابراین سعی کنید که همیشه کلاس‌های قبلی را تجزیه و تحلیل کنید تا نواقص را بیابید.
