مسئله کم آوردن وقت همیشه از مشکلات و نگرانی‌های انسان امروزی بوده و هست. همیشه روز‌هایی در زندگی وجود دارند که حس می‌کنیم 24 ساعت شبانه روز برای انجام تمام کارها و فعالیت‌ها زمان کمی است. بخصوص برای افرادی که مسئولیت زیادی را بر عهده دارند همیشه سوال است که چگونه کارها را قبل ازاینکه دیر شود انجام دهند.
این که نتوانید کارها را طبق برنامه ریزی که در ذهنتان دارید انجام دهید علاوه بر اضطراب موجب احساس ناتوانی و شکست نیز در شما می‌شود.
نکته‌ای که باید به آن توجه کنید این است که همه‌ی انسان‌ها در طول روز 24 ساعت زمان دارند. دلیلی که برخی از ما نمی‌توانیم از این زمان به درستی استفاده کنیم یا اینکه همیشه برخی از کار‌هایمان ناتمام می‌ماند عدم برنامه ریزی صحیح و مدیریت زمان است. با برنامه ریزی مناسب و مدیریت زمان می‌توانیم به حداکثر کارآیی خود در طول روز برسیم. با این کار بخش زیادی از استرس و اضطراب ما به صورت خودکار برطرف خواهد شد.
درادامه مقاله سعی کردیم در 7 مرحله به شما یاد دهیم چگونه می‌توان کارها را در زمان معین شده به پایان رساند بدون اینکه در انجام آنها عجله کنید یا وقت کم بیاورید.
مرحله اول: تهیه چندین لیست برای کارهایی که باید انجام دهید
انجام دادن تمام کارها در صورتی که ندانید چه کارهایی را باید انجام دهید امری غیر ممکن است. تنها روش برای اینکه از انجام شدن تمام کارها اطمینان حاصل کنید تهیه لیستی سازمان یافته از فعالیت‌هایی است که باید به اتمام برسانید. منظور از سازمان یافته یعنی اینکه کارها را بر اساس اولویت زمانی، مکانی و محتوایی طبقه بندی کنید. در این روش کارهای مهم‌تر اول قرار می‌گیرند و هر چه در لیست پایین‌تر می‌روید اهمیت فعالیت‌ها کاهش میابد. با این کار دیگر خیالتان راحت است که کارهای مهم‌تر را اول انجام می‌دهید. این کار علاوه بر آرامش فکری به شما احساس توانمندی نیز می‌دهد.
ممکن است در اولویت بندی کارها به مشکل بخورید که پیشنهاد ما تهیه چند لیست می‌باشد. ابتدا تمام کارها را در یک لیست بلند بالا بنویسید و سپس آنها را در لیست کوچک‌تری که باید تا یک بازه زمانی دل بخواهی به پایان برسانید وارد کنید. برای مثال می‌توانید تمام کارهایی که تا یک ماه آینده باید انجام دهید را در لیست فعالیت‌های ماهانه بنویسید. با این کار شما دقیقا می‌دانید که در این بازه زمانی یک ماهه چه کارهایی را باید به پایان برسانید.
در قدم بعدی کارها را در هفته‌های پیش رو بشکنید؛ یعنی کارها را به بخش‌های کوچک‌تری که هر هفته بخشی از آن را انجام خواهید داد تقسیم کنید. با این روش دیگر می‌دانید که هر هفته باید کدام قسمت از کار خود را انجام دهید. حالا که می‌دانید هر هفته باید چه بخشی از فعالیت‌ها را به پایان برسانید وقت آن رسیده که لیست کارهای روزانه خود را آماده کنید. دراین لیست مشخص خواهید کرد که روز آینده کدام قسمت از کار را باید انجام دهید. وجه تمایز لیست روزانه با بقیه لیست‌ها وجود فاکتور زمان است. درلیست روزانه دقیقا مشخص می‌کنید که هر فعالیت را در چه بازه زمانی از روز باید انجام دهید.
به عنوان مثال اگر قرار است در شنبه اولین هفته جلسه‌ای با رئیستان داشته باشید، ذکر کنید که فکر می‌کنید این جلسه چقد به طول خواهد انجامید. با این کار دیگر زمان را از دست نخواهید داد.
نکته مهم در تهیه لیست انجام کار، افزودن جزئیات کافی برای شفاف سازی فعالیت‌هایی است که باید آنها را انجام دهید. با این حال اصل اعتدال را همیشه به خاطر داشته باشید و با افزودن بیش از حد جزئیات لیست خود را پیچیده نکنید. یک لیست سنگین برای انجام کارها می‌تواند باعث ایجاد ترس و اضطراب در شما شود.
مرحله دوم: در انجام کارها به خودتان روحیه دهید
حتما توجه کرده‌اید روز‌هایی که سرحال هستید، می‌توانید ساعت‌ها روی سخت‌ترین کارها زمان بگذارید بدون اینکه ذره‌ای احساس خستگی کنید. بر عکس این موضوع نیز صادق است. زمانی که حوصله انجام فعالیتی را ندارید ممکن است زمان زیادی را برای آن صرف کنید بدون اینکه پیشرفتی در آن حاصل شود.
این موضوع به ذهنیت و روحیه شما باز می‌گردد. اگر ذهن شما آماده باشد، می‌توانید با سرعت زیادی به انجام فعالیت‌ها بپردازید و بازدهی بالاتری داشته باشید. پس چرا قدری از زمان روزانه خود را به آماده سازی ذهنمان نگذرانیم؟ برای این کار کافیست تمام چیز‌هایی که فکر شما را آزار می‌دهند یا باعث ایجاد استرس درشما می‌شوند را رها کنید.
به عنوان مثال فرض کنید که هفته آینده تولد شماست و بسیار از آن هیجان‌زده هستید. شما نباید اجازه دهید این موضوع هنگام کارکردن حواس شما را منحرف کند. برای جلوگیری از این موضوع شما می‌توانید با 5 الی 10 دقیقه مراقبه در روز شروع کنید و به مرور آن را افزایش دهید. این کار علاوه بر آرامش ذهن تمرکز شما را نیز به شدت افزایش می‌دهد.
همچنین شما می‌توانید با ورزش، پیاده‌روی و دویدن خودتان را در حالت تازه و آماده نگه دارید. از خوردن صبحانه نیز غافل نشوید. مشکلی که خیلی از افراد با آن روبرو هستند نخوردن صبحانه است. سعی کنید همیشه صبحانه را به طور کامل بخورید تا هنگام ناهار انرژی شما افت نکند.
نکته دیگری که می‌تواند در آماده سازی ذهن شما برای روز مفید باشد، نحوه آماده شدن برای رفتن به محل کاراست. سعی کنید صبح‌ها بعد از برخاستن از خواب دوش بگیرید. صبحانه مفصلی بخورید. لباس تمیز و راحت بپوشید تا سرکار احساس راحتی کنید. عطر بزنید. موهایتان را حالت دهید و به موسیقی مورد علاقه‌تان گوش دهید. این کارهای ساده قبل از رسیدن به محل کار باعث می‌شود به طور خودکار انرژی شما برای ادامه روز چند برابر شود.
مرحله سوم: فضای اطراف خود را تنظیم کنید
محیطی که در آن کار می‌کنید تاثیر مستقیمی روی بازدهی و سرعت شما دارد؛ پس بسیار مهم است محیطی که در آن کار می‌کنید برای شما مناسب باشد. البته منظور ما یک محیط تجملاتی با وسایل گران قیمت نیست اما شما باید همه موارد ضروری را در دسترس داشته باشید.
مواردی مانند لپ تاپ، شارژر، میان وعده، آب، لیست کارهایی که باید انجام دهید، یک قلم یا خودکار، دفترچه یادداشت و سایر موارد ضروری باید در دسترس باشند. همچنین آیتم‌هایی که باعث می‌شوند در محیط کار احساس راحتی بیشتری کنید را می‌توانید با خود به دفترتان ببرید. گیاهان، اسباب‌بازی‌های پازلی مثل مکعب روبیک، ماساژر‌های همراه، فیلم دیدن، گوش دادن به موسیقی و… همه می‌توانند در اوقات فراغت انرژی از دست رفته را بازگرداند.
همچنین در کنار این موارد باید عوامل مزاحم که موجب حواس پرتی می‌شوند را تا حد امکان از خود دور کنید و کاهش دهید. تلفن خود را سایلنت کنید، از چک کردن مداوم اکانت‌های شبکه‌های اجتماعی خودداری کنید و اگر صدا‌های مزاحم در محل کارتان زیاد است می‌توانید از هدفون استفاده کنید.
مرحله چهارم: کارهای سخت‌تر را اول انجام دهید
حتما شما هم کتاب “قورباغه خود را قورت دهید” اثر برایان تریسی را مطالعه کرده‌اید یا حداقل نام آن را شنیده‌اید. این کتاب در راستای افزایش بازدهی و بهره‌وری نوشته شده است. اصطلاح قورباغه‌ات را قور بده به معنی انجام چالش برانگیزترین کارها در ابتدای روز می‌باشد. این اصطلاح و کتاب به قدری در جهان معروف شد که کارشناسان متعددی درباره‌ی این کتاب و فواید انجام کارهای سخت در ابتدای روز مقاله نوشتند.
این استراتژی بسیار موثر است. شما نیز اولویت را با انجام کارهایی که می‌دانید چالش برانگیز‌تر و وقت‌گیر‌تر هستند، بگذارید. به پایان رساندن فعالیت‌های دشوار در ابتدای روز به شما آرامش می‌دهد و خیالتان راحت است که سخت‌ترین کار روز را انجام داده‌اید.
با به پایان رساندن کارهای “بزرگ” در ابتدای روز، دیگر می‌توانید به راحتی انرژی خود را روی مشاغل آسان‌تر و کم اهمیت‌تر متمرکز کنید. اینکار همچنین به شما احساس موفقیت می‌بخشد که باعث افزایش انرژی شما برای انجام کارها در طول روز می‌شود.
یکی دیگر از دلایلی که می‌گویند فعالیت‌های دشوار را در ابتدا روز انجام دهید این است که معمولا انرژی و انگیزه ما در ابتدای روز بیشتر است بنابراین از لحاظ ذهنی آماده‌تر هستیم.
مرحله پنجم: می‌توانید از دیگران کمک بگیرید
در صورتی که مشغله زیادی دارید، می‌توانید بخشی از کارهای خود را به دیگران محول کنید. این کار باعث می‌شود فکر شما آزادانه‌تر روی مسائل دیگر تمرکز کند و آرامش‌تان بیشتر شود.
البته به خاطر داشته باشید وظایفی را به دیگران محول کنید که مطمئن هستید می‌توانند به درستی از عهده انجام آنها برآیند. تنها در این صورت است که بازدهی شما بالا می‌رود. در غیر این صورت باید زمانی را مجددا صرف اصلاح اشتباهات آنها کنید.
مرحله ششم: کارهایی که در انجام آنها سریع‌تر هستید را در اولویت قرار دهید
این مرحله در واقع بخش دوم اولویت بندی کار‌هاست. همانطور که گفتیم در ابتدا دشوار‌ترین کار‌هارا انجام دهید. پس از آن به انجام فعالیت‌هایی بپردازید که در آنها سریع‌تر و ماهرتر هستید یا زمان کمتری از شما می‌گیرند.
با این استراتژی شما می‌توانید با صرف زمانی اندک کارهای بیشتری را انجام دهید. به عنوان مثال فرض کنید شما باید 10 فعالیت را در یک روز انجام دهید که 5 مورد از آنها کارهایی هستند که زمان زیادی از شما نمی‌گیرند مثلا می‌توانید آنها را در عرض 1 یا 2 ساعت انجام دهید. با انجام این 5 کار شما نیمی از فعالیت‌های روزانه خود را در زمانی بسیار کوتاه انجام دادید و حالا زمان کافی برای پرداختن به فعالیت‌های وقت‌گیر‌تر دارید.
ذهن شما انجام این فعالیت‌های کوچک را به عنوان یک برد تلقی می‌کند و همین امر باعث می‌شود انرژی و انگیزه شما برای انجام بقیه فعالیت‌ها در طول روز بیشتر باشد.
مرحله هفتم: بدانید چه موقع از کار دست بکشید
آخرین مرحله که بسیار نیز مهم هست، این است که بدانید چه موقع دست از فعالیت بکشید. این کار باعث می‌شود خستگی را از خود دور نگه دارید. همیشه به خاطر داشته باشید که هیچگاه خود را بیش از حد خسته نکنید چون روز آینده نیز کارهایی دارید که باید آنها را انجام دهید.
زمانی که فعالیت‌های موجود در لیست روزانه خود را به اتمام رساندید وقت آن است که به خود استراحت دهید حتی اگر زودتر از زمان تخمینی موفق به اتمام آنها شدید. این زمان اضافه را به خود اختصاص دهید و استراحت کنید.
توجه داشته باشید که شما سزاوار این استراحت هستید و از آن به خوبی استفاده کنید. همانطور که گفتیم این مرحله بسیار مهم است زیرا انرژی شما برای روز بعد را فراهم می‌کند.
نکاتی که باید به آنها توجه داشته باشید
مواردی که در بالا ذکر شد فرایند گام به گام به پایان رساندن فعالیت‌ها بود. با این حال، در میان این روند، موارد دیگری را نیز باید در نظر داشته باشید. نکاتی که در ادامه ذکر می‌شوند باعث افزایش روحیه کاری شما در این روند خواهد شد.
نکته اول: مراقب خودتان باشید!
در اینجا فقط چند نکته وجود دارد که باید به آنها توجه کنید. شما باید از خودتان مراقب کنید تا همیشه سالم و پرانرژی باشید. تغذیه مناسب، ورزش کردن، رعایت بهداشت و نظافت علاوه بر افزایش اعتماد به نفس باعث می‌شود تا همیشه با انگیزه و با انرژی ظاهر شوید. به یاد داشته باشید اگر سلامت شما خدشه دار شود نمی‌توانید با تمام قوا روی کارهای خود تمرکز کنید و طبیعتا بازدهی شما کاهش پیدا خواهد کرد.
نکته دوم: استراحت کافی داشته باشید!
کار بدون توقف از رایج‌ترین و بزرگ‌ترین اشتباهات افراد در محیط کاری است. بسیار از مردم فکر می‌کنند اگر بدون وقفه کار کنند می‌توانند حجم بیشتری از فعالیت‌ها را به پایان برسانند؛ در حالی که با این کار تنها ذهن و جسم خود را خسته خواهند کرد بدون اینکه بازدهی مطلوب داشته باشند. همیشه به خاطر بسپارید استراحت کردن به معنی وقت تلف کردن نیست. همانطور که در مرحله هفتم نیز ذکر کردیم بسیار مهم است که زمانی را بین انجام فعالیت‌ها به استراحت کردن اختصاص دهید تا انرژی از دست رفته خود را مجددا به دست آورید.
نکته سوم: لیست برنامه‌های خود را انعطاف پذیر طراحی کنید
سعی کنید لیست خود را انعطاف پذیر طراحی کنید چون حادثه هیچگاه خبر نمی‌کند. همیشه این احتمال وجود دارد که برایتان کار ضروری پیش آید. اگر لیست خود را ثابت و بدون فضا برای تغییر طراحی کنید ممکن است نتوانید فعالیت‌های خود را به پایان برسانید ولی اگر همیشه جای خالی برای کارهای ناتمام قرار دهید دیگر استرس فعالیت‌های ناتمام را نخواهید داشت؛ چون می‌دانید که می‌توانید آن را در زمان دیگری به اتمام برسانید.
نکته چهارم: از استرس دوری کنید!
زمانی که مشغول انجام فعالیتی هستید تمام حواس خود را روی کاری که انجام می‌دهید، متمرکز کنید. سعی کنید تا حد امکان به کارهای دیگر یا اتفاقات پیش رو فکر نکنید. عدم تمرکز علاوه بر اینکه می‌تواند وقت شما را هدر دهد ممکن است شما را وادار به انجام مجدد همان فعالیت کند.
در پایان
در پایان فراموش نکنید هیچ دو انسانی مشابه هم نیستند. مواردی که در این مقاله به آن اشاره شد می‌تواند در انجام دادن فعالیت‌ها کمک شایانی بکند ولی شما می‌توانید با توجه به خصوصیات و علایق خودتان آن را شخصی سازی بکنید. با توجه به چارچوب کلی انجام کارها در این مقاله، سعی کنید با انجام آزمایش و یافتن بهترین روش آن را برای خود عملی کنید. تا زمانی که چارچوب کلی را رعایت کنید می‌توانید با توجه به نیاز‌هایتان در برنامه ریزی خود تغییراتی ایجاد کنید.
پس دیگر وقت خود را تلف نکنید و با انجام مراحل یاد شده کارهای ناتمام خود را به پایان برسانید!
