چگونه با کارمندانی که از خانه کار خود را انجام می دهند، رفتار کنیم؟

دورکاری در بین کارمندان و کارفرمایان به محبوبیت قابل توجهی دست یافته است. به جای اینکه نصف روز خود را در ترافیک باشند تا به محل کار بروند، آنها می توانند در خانه بنشینند و با همکاران، مشتریان و تأمین کنندگان در ارتباط باشند. کارمندان می توان وقت تلف شده در رفت و آمد را با خانواده خود صرف کنند و به کارهای شخصی خود برسند. در نتیجه، فرصت های شغلی امروزی می تواند تعادل را بین کار و زندگی برقرار کند تا منجر به افزایش رضایت شغلی و بهبود سلامت افراد شود.

دورکاری برای کارفرمایان نیز منفعت های زیادی دارد. به همین دلیل است که این روزها، بسیاری از شرکت ها از دورکاری استقبال می کنند. گذشته از مزایایی که با نیروی کار شاد و وفادار به وجود می آید، شرکت ها از کارمندان دورکار برای کاهش هزینه های عملیاتی، استخدام استعدادهای برتر و افزایش سود استفاده می کنند. 

پدیده دورکاری، نظر بسیاری از افراد متقاضی کار را به خود جلب کرده است و باعث شده برخی کارفرمایان، از روش های انعطاف پذیر ارتباط از راه دور، به عنوان ابزار استخدام استفاده کنند. با افزایش محبوبیت دورکاری در میان کارکنان و کارفرمایان، بدون شک کارمندان شما نیز تمایل بیشتری به کار کردن از خانه نشان می دهند. پس دوست داشته باشید یا نه، در هر صورت باید خود را با این پدیده وفق دهید و مقدمات لازم برای مدیریت آن را فراهم کنید. 

پس خود را برای ارتباط از راه دور با کارمندان خود آماده کنید. باید از سیاست هایی در این زمینه استفاده کنید که بیانگر نیازها و ارزش های شرکت شما باشد. برخی از شرکت ها با شک و تردید به این موضوع نگاه می کنند و تصور می کنند که دورکاری باعث کاهش بهره وری کارمندان می شود. آنها تصور می کنند که کنترل کردن کارمندان از راه دور، کار دشواری است. این به شما بستگی دارد که مزایا و معایب ارتباط از راه دور با کارمندان را بسنجید.

هر نوع تجارت در هر صنعتی فرصت هایی برای بهره بردن از دورکاری دارد. پس نباید بدون فکر کردن در مورد مزایای آن، فوراً آن را رد کنید. البته برخی از کارها برای دورکاری مناسب نیستند. از جمله موقعیت هایی که به تجهیزات تخصصی و یا تعامل چهره به چهره با مشتریان نیاز دارند.

کارمندان شاغل در خانه خود می توانند شادتر و وفادارتر از همکاران خود در شرکت باشند. به عنوان مثال، مربیان آنلاین می توانند تمام مزایای آموزش آنلاین را حس کنند. آنها برنامه ای بسیار انعطاف پذیر دارند و تقریباً از هر مکانی در جهان، می توانند کار خود را به بهترین شکل انجام دهند. 

همچنین، کارمندان دورکار می توانند ضمن بهبود بهره وری، هزینه های عملیاتی را برای کارفرمایان خود کاهش دهند. وقتی کارمندانتان از شما می خواهند به آنها اجازه دورکاری بدهید، از این نکات برای تصمیم گیری درست استفاده کنید.

مطمئن شوید که این کار، شدنی است

دورکاری ممکن است برای برخی از شرکت ها غیر ممکن باشد. قبل از این که این روند کاری جدید را شروع کنید، باید همه جوانب را در نظر بگیرید. باید ببینید با سیاست ها و ارزش های شرکت هماهنگی دارد یا نه. هر شخصی که می خواهد در خانه کار کند، بدون شک روی همکاران و روند کار شرکت تأثیر می گذارد. پس باید همه جوانب را در نظر بگیرید.

زمانی که امکان دورکاری را بررسی می کنید، باید شرایط داخلی شرکت و نقش و وظایف فردی که درخواست دورکاری می دهد را بسنجید. به هر حال، بسیاری از کارها نیاز به نظارت، دستگاه یا شرایطی دارد که فقط در داخل شرکت وجود دارد. احتیاط کنید! زیرا تصمیم اشتباه ممکن است هزینه های جبران ناپذیری را به دنبال داشته باشد.

از تصمیم عجولانه خودداری کنید. با کمی تلاش و خلاقیت می توانید از شرایطی که به نظر می رسد دورکاری را غیرممکن می کند، فرصت های شگفت انگیز بسازید. در ارزیابی مفهوم دورکاری در شرکت خود، از مدیران و کارمندان خود بخواهید که شما را یاری کنند. اگر با هم جوانب را بررسی کنید، می توانید سیاست های معقول و برنامه های مشخصی طراحی کنید که بر تصمیمات فعلی و آینده شرکت تأثیر گذار باشد.

اکنون فرصت خوبی است تا با کارهایی که یک کارمند در طی یک روز کاری یا یک هفته انجام می دهد، بیشتر آشنا شوید. حتی اگر احساس می کنید حضور فیزیکی یک کارمند در محل کار الزامی است، فوراً درخواست او را رد نکنید. به جای این کار، شرایطی را فراهم کنید که بتواند برخی روزهای هفته را در خانه کار کند. اگر انعطاف پذیر و روشن فکر باشید، می توانید کاری کنید که به نفع همه باشد و شما نیز از مزایای دورکاری کارمندان استفاده کنید.

کارمندان خود را ارزیابی کنید

خوب، حالا که مشاغل مختلف در سازمان خود را بررسی کردید تا ببینید آیا می توان آن را در خانه انجام داد، نوبت آن رسیده تا کارمندان مختلف را مورد ارزیابی قرار دهید. آیا این فرد می تواند وظایف خود را به شکل درست در خانه انجام دهد.

هر فرد به عنوان یک انسان، دارای ارزش هایی است. اما برخی افراد نمی توانند مسئولت دورکاری را به شکل صحیح بپذیرند. به خصوص در مورد کسانی که همیشه تحت نظارت بوده اند، دورکاری شاید چندان مناسب نباشد.

1- مدیریت مسئولیت

پیش از آنکه درخواست کارمند خود در مورد دورکاری را بپذیرید یا رد کنید، به خصوصیات آن شخص فکر کنید. آیا او می تواند کار را در خانه انجام دهد؟ اگر می بینید که فرد تاکنون نتوانسته انگیزه لازم برای کار را نشان دهد و همیشه تحت نظارت شدید بوده، می توانید درخواست او را رد کنید. برخی از افراد به طور ذاتی، نظم لازم برای دورکاری را ندارند. اگر درخواست دورکاری یک کارمند که نمی تواند خود را مدیریت کند، تأیید کنید، این کار می تواند باعث شکست هر دوی شما شود.

2- تصور عملکرد افراد

اگر شخصی در انجام کارها در دفتر مشکل دارد و اغلب اعضای تیم را ناامید می کند، بهتر است درخواست دورکاری او را رد کنید. هر آنچه را در مورد کارمند خود می دانید، در نظر بگیرید و بر اساس آنچه می دانید، تصمیمی معقول بگیرید. آیا فرد ابتکار عمل و ارتباطات فعال از خود نشان داده است؟ اگر جواب مثبت است، ممکن است بخواهید به درخواست او جواب مثبت بدهید.

شما همچنین می توانید مصاحبه ای با افراد تیم داشته باشید. ببینید آیا کارمندان دیگر می توانند با شخصی که در خانه کار می کند به خوبی در ارتباط باشند.

3- شایسته امتیاز

اگرچه ارتباط از راه دور می تواند به سود شرکت شما باشد، اما به یاد داشته باشید که دورکاری، یک امتیاز است. افرادی که پرحرف و تنبل هستند، شایسته این امتیاز نیستند. یک کارمند وقت شناس که اهداف شرکت را به طور مداوم، کوشا و جدی دنبال می کند، بیشتر سزاوار این امتیاز است. 

به عنوان یک مدیر و کارفرما، باید بدانید فردی که در شرکت عملکرد خوبی از خود نشان نمی دهد، در خانه نیز چندان فعال نخواهد بود. اگر احساس می کنید که شخص کم کاری کرده است، این موضوع را به عنوان دلیل رد درخواست وی عنوان کنید.

4- استدلال معتبر

چرا یک کارمند می خواهد در خانه کار کند؟ به عنوان یک کارفرما، باید اطمینان حاصل کنید که کارمندان شما دلایل خوبی برای تمایل به دورکاری دارند. کشف این دلایل ممکن است نیازمند تلاش و صبر باشد. درک عواملی که باعث درخواست دورکاری می شوند می تواند به شما کمک کند تا در مورد تأیید یا رد کردن درخواست آن ها تصمیم درستی بگیرید.

برخی از کارمندان می خواهند در خانه کار کنند، زیرا فکر می کنند با وقت و تلاش کمتر، می توانند حقوق خود را دریافت کنند. در این صورت، باید آنها را در دفتر کار نگه دارید و روی کارشان نظارت داشته باشید. پیش از آنکه قضاوت کنید، به یاد داشته باشید که برخی از کارمندان، ممکن است درک روشنی از خواسته های درونی خود نداشته باشند.

از طرف دیگر، کارمندان صادق و با انگیزه ممکن است دلایلی برای دورکاری داشته باشند که معتبر و دلگرم کننده باشد. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است بخواهد بین کار و زندگی خود، تعادل موثری ایجاد کند که هم برای نقش شخصی و هم نقش حرفه ای او مفید باشد. 

برخی از کارمندان ممکن است مسائل شخصی بلند مدت یا کوتاه مدت مانند مشکلات جسمی یا مراقبت از کودک داشته باشد. چنین دلایلی نشان می دهد که این افراد می خواهند زندگی خود را مدیریت کنند و در عین حال به شما وفادار باشند. سعی کنید در این موارد، ذهنی باز داشته باشید و نیازهای هر کارمند را درک کنید.

5- ابزار موجود

برای دورکاری موفق، کارمندان باید ابزار لازم را در اختیار داشته باشند. پیش از اینکه درخواست دورکاری را بپذیرید، باید مطمئن شوید که ابزار لازم در اختیار وی قرار داشته باشد.

مهم ترین چیز برای دورکاری، اینترنت پرسرعت است. کارمندان باید به ابزار اینترنتی مانند ایمیل و پیام رسان ها یا ابزار گفتگوی تصویری دسترسی داشته باشند. هر کار ابزار خاص خود را نیاز دارد. او همچنین به یک کامپیوتر مناسب که بتواند برنامه ها را با سرعت بالا اجرا کند نیاز دارد.

6- یک دفتر کار، در خانه

کسانی که دورکاری می کنند، باید یک منطقه اختصاصی در خانه داشته باشند. همچنین باید مرزی بین خود و اعضای خانواده ایجاد کند تا خللی در کار وی ایجاد نشود. همچنین باید فضای کافی در خانه برای دروکاری وجود داشته باشد. قبل در پذیرفتن درخواست کارمند برای دورکاری، شرایط خانه وی را بررسی کنید. مثلاً برای کسانی که در خانه کوچک و پرجمعیت زندگی می کند، دورکاری چندان مناسب نخواهد بود. 

7- آماده شدن

اگر بر اساس ارزیابی ها، به این نتیجه رسیدید که با دورکاری فرد موافقت کنید، باید در مرحله آخر، یک جلسه با فرد دورکار داشته باشید. باید اصول و ارزش های شرکت را گوشزد کنید و از او بخواهید که مرتب گزارش کار خود را ارسال کند. همچنین باید چند وقت یک بار، جلسه حضوری داشته باشید و تجربیات خود را با هم به اشتراک بگذارید.

شما همچنین باید آمادگی خود برای این کار را نیز بسنجید. ممکن است بعضی وقت ها فراموش کنید که برخی از کارمندان در شرکت نیستند و در خانه مشغول به کار هستند. این مسئله ممکن است باعث شود، کسانی که به شرکت می آیند نسبت به کسانی که در خانه کار می کنند، حسادت کنند و حس کنند که بیشتر کارهای شرکت بر دوش آنهاست.

به همین شکل، کسانی که در خانه کار می کنند نیز نباید حس کنند که از مزایا یا ترفیع رتبه محروم شده اند. همچنین، نباید بگذارید رابطه کسانی که در خانه کار می کنند با کارمندان دیگر قطع شود.

تصمیم خود را بگیرید

شرکت ها می توانند با استفاده از کارمندان دورکار به جای کارمندان سنتی، در هزینه های خود صرفه جویی کنند. برای مثال، دیگر نیاز نیست که یک دفتر کار خیلی بزرگ اجاره کنید. علاوه بر این، هزینه های آب و برق و موارد دیگر نیز کاهش می یابد. با کاهش هزینه ها، شما می توانید به پیشرفت بیشتری دست یابید.

با دورکاری، کارمندان از اینکه نباید هر روز ترافیک و شلوغی را تحمل کنند، خوشنود خواهند بود و رضایت آنها بیشتر خواهد شد. این باعث می شود که آنها از کار کردن برای شما لذت ببرند و حس وفاداری آنها به شما بیشتر شود.

ارائه گزینه دورکاری می تواند منجر به کاهش آمار کسانی که کار را ترک می کنند، شود. مثلاً شما کارمندی را دارید که باید از یکی از اعضای خانواده خود که به شدت بیمار است، برای مدت طولانی مراقبت کند. در گذشته آن فرد مجبور بود کار خود را ترک کند. اما امروز با دورکاری می توان چنین مشکلاتی را حل کرد. توانایی جلب رضایت و حفظ پرسنل می تواند با گذشت زمان، هزینه های استخدام و آموزش را کاهش دهد. 

گرچه نمی توانید از نزدیک، بر کارمندان خود نظارت داشته باشید، اما می توانید سیاست ها و ابزارهایی را در نظر بگیرید تا بتوانید با آنها در ارتباط باشید.

دورکاری به یک امر کاملاً طبیعی در دنیای امروز تبدیل شده است. هر روز شرکت های بیشتری به این روش روی می آورند. بهتر است شما هم وارد این جریان شوید، اما با آگاهی این کار را انجام دهید و مسائلی که در این مطلب بیان کردیم را در نظر داشته باشید.

نتیجه گیری

شاید در ابتدا تصور کنید که دورکاری، عملکرد شرکت شما را مختل می کند، اما یک ذهن باز و روشن به شما کمک می کند تا از دورکاری به عنوان یک فرصت استفاده کنید و با تقویت روحیه و حس وفاداری کارمندان، از این شرایط سود ببرید. اما این کار را بدون ارزیابی معیارهای مختلف انجام ندهید.

پس از بررسی کارایی یک کارمند داوطلب دورکاری، می توانید سایر عوامل مؤثر بر درخواست آنها برای دورکاری را ارزیابی کنید. شخصی که دلایل خوبی برای دورکاری داشته باشد، به شرط داشتن شرایط و ابزار لازم، می تواند گزینه خوبی برای این کار باشد.

دورکاری یک روش عالی برای بهبود زندگی کارمندان و افزایش سودآوری شرکت شماست. از نکات فوق برای یادگیری چگونگی رسیدگی به درخواست کارمند خود برای دورکاری استفاده کنید.