همیشه کار به خوبی پیش نمی‌رود. گاهی اوقات بهره وری تیم کاهش پیدا می‌کند و حتی با ناکارآمدی رو به رو می‌شویم. یکی از دلایل این اتفاق تعریف اشتباه نقش‌ها و مسئولیت‌ها است.
کارکنان چه زمانی پیشرفت بالایی خواهند داشت؟ زمانی که از مهارت‌های خود به خوبی استفاده کنند. در این صورت از انجام وظایف خود رضایت خواهند داشت.
با تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم در سازمان معجزه را به چشم می‌بینیم. چند قدم روکیدا را همراهی می‌کنید؟
نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم در محل کار چیست؟
نقش به موقعیت یک عضو از تیم می‌گویند. مسئولیت و وظایف با موقعیت گره خورده است. با دو عنوان نقش و مسئولیت سازمان روی ماموریت خاص خود تمرکز می‌کند.
به عنوان مدیر شما باید محیطی را ایجاد کنید که کارمندان در بهترین حالت خود کار کنند. یکی از عوامل کلیدی، بهبود مهارت‌های تیم به نسبت وظایف است.
هر یک از اعضای تیم باید وظایف خود را بداند. هر کدام از اعضای تیم برای انجام وظایف خود به چه مهارت‌هایی نیاز دارند؟ تقسیم کار موثر بین اعضای تیم، شما را بسیار سریع‌تر به هدف می‌رساند.
خوبی‌های تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم
۱. افزایش عملکرد
از همان لحظه‌ای که نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص کنید، بهبود عملکرد دیده می‌شود. هر یک از اعضای تیم با مسیر حرکت خود آشنا خواهد شد. دیگر با پرت شدن حواس دست و پنجه نرم نمی‌کنیم.
همراه با مشخص شدن وظایف، ورودی و خروجی کار نیز مشخص خواهد شد.
۲. همکاری کارکنان
تمام کارکنان به کار تیمی تشویق می‌شوند. جایی برای کار انفرادی وجود ندارد. در زمان کار، هر عضو از عضو دیگر یاد می‌گیرد و حلقه خوبی از دانش ایجاد خواهد شد.
در نتیجه کارکنان به یادگیری تشویق می‌شوند. البته که بار همکاری نباید روی دوش کارکنان باشد. اگر به عنوان یک بار اضافی به آن نگاه کنند، کار سخت خواهد شد.
۳. ایده‌ها
سرچشمه ایده‌های جدید، کارکنان شما هستند. در زمان همکاری هر لحظه ایده‌های جدیدی به ذهن آن‌ها می‌رسد. دنیایی از دیدگاه‌های مختلف، الهام بخش تفکر خارج از چارچوب کارکنان خواهد بود.
اگر کار شما با خلاقیت گره خورده باشد، ایده‌ها شرکت شما را حرکت می‌دهند.
۴. قدردانی
به عنوان رهبر تیم، باید اعضای تیم را شناسایی کرده و از آن‌ها قدردانی کنید. آیا بر اساس تعاریف و مسئولیت‌ها به سازمان کمک کرده‌اند؟ قدردانی می‌تواند به شکل مرخصی با حقوق یا پاداش باشد.
قدردانی از مسیر درست باعث می‌شود تا بدون نظارت، کارکنان با انضباط و تعهد بیش‌تر کارهای خود را انجام دهند.
۶ نکته برای تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها
۱. پروفایل شغلی کارکنان را درک کنید
باید کارمندان خود را به خوبی بشناسید. آن‌ها چه توانایی‌هایی دارند؟ تجربه چه کارهایی را داشته‌اند؟ پیش زمینه یادگیری کدام مهارت‌ها را دارند؟ با بررسی هر پروفایل، جواب سوالات را پیدا می‌کنید.
اگر افراد را بدون پیش زمینه درگیر کاری جدید بکنید، باعث آشفتگی خواهد شد.
۲. نقاط قوت و ضعف را پیدا کنید
شناسایی نقاط قوت و ضعف ارزش زیادی در کسب و کار دارد. اگر به درستی و بر اساس توانایی‌ها وظایف را تقسیم کنید، عملکرد بهبود پیدا می‌کند. اگر بر خلاف جریان شنا کنید، احتمال پیروزی شما کم خواهد بود.
از نرم افزارهای مربوط مانند آسانا (Asana) کمک بگیرید. در این نرم افزار وظایف فردی هر یک از اعضای تیم قابل پیگیری است.
۳. چه کاری باید انجام شود؟
پروژه‌های نیمه تمام یا ناقص هر کسب و کاری را نابود می‌کند. قبل از وظایف جدید، برای به پایان رساندن وظایف قبلی برنامه ریزی کنید. نرم افزارهایی مانند ترلو (Trello) به کمک شما می‌آیند.
۴. درباره نقش‌ها و مسئولیت‌ها با تیم خود بحث کنید
مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها بدون اطلاع کارکنان، کاری را به پیش نمی‌برد. شما باید تمام اطلاعات را به طرف مقابل منتقل کنید. شما می‌توانید کارکنان را برای وظایف خود آموزش دهید.
۵. مالکیت وظیفه
با انتقال مالکیت وظیفه، نشان می‌دهید که به تیم اعتماد دارید. در جریان کار مشارکت کنید اما مالکیت آن‌ها را زیر سوال نبرید. به آن‌ها نرم افزار ایرتیبل (Airtable) را پیشنهاد کنید.
۶. از بازخوردها استقبال کنید
با استقبال از بازخوردها با چالش‌های کارمندان آشنا می‌شوید. بازخوردها به شما کمک می‌کند تا وظایف را بدون هماهنگی روی دوش اعضای تیم نگذارید.
منبع: makeuseof.com
