تاخیر در انجام پروژه یک حقیقت تلخ بوده و علیرغم تلاش های فراوان، بسیاری از تیم ها موفق به تکمیل پروژه ها در موعد مقرر نمی شوند. اگر نمی خواهید در پروژه های فعلی و آینده خود تاخیر ایجاد شود، باید از عواملی که در تاخیر پروژه ها نقش دارند، آگاه باشید.
دانستن دلایلی که باعث تاخیر در پروژه ها می‌شود، به شما کمک کرده تا بهترین راه را برای اجتناب از آنها پیدا کنید. در این مقاله، دلایل تاخیر و روش‌هایی برای جلوگیری از تاخیر در انجام پروژه را با یکدیگر مرور خواهیم کرد.
1. سو گرفتن هدف پروژه به سمتی دیگر
هدف پروژه به طرح کلی پروژه اشاره داشته و سو گرفتن هدف پروژه به معنای هرگونه تغییر ناگهانی در هدف پروژه است. تصور کنید تیم شما در وسط یک پروژه بوده و ناگهان محدوده پروژه سو می گیرد. تمام تلاش‌هایی که تاکنون انجام دادید بیهوده خطاب شده و تاخیر در تکمیل پروژه نیز اجتناب ناپذیر خواهد بود. برای جلوگیری از این مشکل، یک برنامه پروژه‌ای طراحی کنید و مشتریان را مجبور به امضای قراردادی کنید که به طرح کلی پایبند باشند. همچنین، تمام روش‌های مختلف و منابع را محدود کرده تا از پیگیری منابع متعدد برای مرجع اجتناب کنید.
2. بی‌اطلاعی تیم از هدف پروژه
عضوی از یک تیم بودن به این معناست که ممکن است علت هر کاری را که انجام می دهید ندانید. با این حال، این بی اطلاعی می تواند باعث بی انگیزگی هم تیمی ها شده و منجر به تاخیر در پروژه شود.
تیم همکاری می تواند با درک ارتباط بین وظیفه خود و اهداف پروژه، انگیزه بگیرد. بنابراین، مشارکت همه اعضای تیم از مرحله برنامه ریزی پروژه، کار درستی است. نظر آنها را بخواهید تا بتوانید پروژه را با خیال راحت برنامه ریزی کنید.
اطمینان حاصل کنید که آنها تاثیر مشارکت خود بر پروژه و تیم را می‌بینند. این نگرش، به آنها انگیزه می دهد تا پروژه را در موعد مقرر به پایان برسانند.
3. امیدواری بیهوده و تعیین مهلت زمانی فضایی
شاید باورش برایتان سخت باشد، اما مهلت مقرر غیرواقعی و خیالی احتمالا دلیل اصلی تاخیر پروژه خواهد بود. با امیدواری بیهوده، تیم همکاری ممکن است تلاش بیشتری انجام دهد، اما اگر مهلت مقرر عاقلانه نباشد، تکمیل پروژه به موقع غیرممکن خواهد شد.
صرف نظر از اینکه مهلت تحویل زودتر محصولات، امیدوارکردن و وعده‌های دروغین به مشتریان، بهترین راه برای تحت تاثیر قرار دادن اعضای تیم است، اما سعی کنید تا اهدافی را تعیین کنید که واقع بینانه و قابل دستیابی باشند.
بسیاری از پروژه ها شامل وابستگی وظایف مختلف هستند. در این صورت، جدول زمانی پروژه را با در نظر گرفتن دسترسی به منابع، زمان تخمین زده و ترتیب کار طراحی کنید.
4. در دسترس نبودن منابع
اگر منابع مالی، انسانی و مادی لازم در دسترس نباشد، پروژه به تاخیر می‌افتد. در مورد منابع مالی، ارزیابی کنید که آیا بودجه اولیه می تواند هزینه پروژه را پوشش دهد یا خیر. اگر نه، در اسرع وقت بودجه اضافی دریافت کنید تا پروژه به دلیل کمبود بودجه به تأخیر نیفتد.
نسبت به منابع انسانی، ببینید آیا اعضای تیم مهارت و تجربه لازم را دارند یا خیر. در غیر این صورت، آنها را آموزش داده و یا وظایف را به افراد دیگر بسپارید. مراقب منابع مادی مانند زیرساخت ها باشید. در دسترس بودن این منابع، هرگز تضمین نشده اند و بهتر است که یک نسخه پشتیبان برای آنها آماده داشته باشید.
5. پیگیری نامناسب در پیشرفت کار
جمع آوری مداوم اطلاعات در مورد پیشرفت کار برای موفقیت پروژه، امری حیاتی می‌باشد. انجام ندادن این کار ممکن است منجر به تاخیر در پروژه شود. علاوه بر تعیین اهداف، باید پیگیری کنید که آیا در هر کاری تاخیر وجود دارد یا خیر. با این کار، می توانید ببینید که آیا تیم در مسیر رسیدن به هدف قرار دارد یا نه.
می توانید از ابزارهای مدیریت وظایف (task management) برای سنجش پیشرفت هر کار استفاده کنید. پس از مشاهده تاخیر در هر کاری، می توانید کار را به شخص دیگری بسپارید. در صورت لزوم، این نرم‌افزار‌ها به شما کمک می‌کنند تا همه وظایف یک پروژه را به آسانی واگذار کنید.
6. عدم هماهنگی بین سهامداران
همه طرف‌های درگیر در یک پروژه باید باهم هماهنگ باشند. در غیر این صورت، نمی توانند یک پروژه را در موعد مقرر تحویل دهند. هماهنگی نادرست منجر به سوء تفاهم شده و در نهایت پیشرفت پروژه را مختل می کند.
به همین دلیل است که هر عضو تیم باید فورا از کوچک‌ترین تغییر پروژه، انتظارات مشتری و هرگونه تأخیر از اعضا تیم مطلع باشد. جلسات تیمی باید به طور منظم برای انتقال اطالاعات جدید برگزار شود.
تیم همکاری همچنین باید از نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه (project management) برای اطلاع از تاریخ های سررسید و موعدهای مقرر استفاده کنند. این نرم افزارها همچنین تمام هماهنگی‌های تیم را برای شفافیت بیشتر، در یک مکان حفظ می کند.
7. عدم تمایل به کار تیمی
یک پروژه موفق به تلاش گروهی نیاز دارد. هر عضو، از جمله مدیر، باید نقش خود را به طور موثر ایفا کند تا تیم به هدف خود نزدیک‌تر شود. گاهی اوقات، اعضای تیم با هم همکاری نمی کنند و این ناهماهنگی منجر به تاخیر در پروژه می شود. حتی مدیران امروزی، تمایلی به مدیریت دقیق ندارند.
همه باید به خاطر داشته باشند که هدف نهایی، تکمیل پروژه در موعد مقرر است. شما نباید پروژه را تنها به دلیل جلوگیری از تفرقه و دعوا بین اعضا به خطر بیاندازید.
در حالی که اعضای تیم برای انجام بهترین عملکرد خود به فضا و قدرت تصمیم گیری خود نیاز دارند، مدیران نیز باید هر زمان که لازم است برای جلوگیری از تخریب پروژه مداخله کنند. مدیران همچنین باید اقدامات فوری را برای حل هر گونه ناسازگاری تیمی انجام دهند.
8. عوامل شخص ثالث
سازمان ها اغلب در مراحل خاصی از پروژه به مشارکت شخص ثالثی نیاز دارند. اگر فروشندگان خارج از تیم، وظایف خود را به موقع انجام ندهند، می توانند مسئول تاخیر در پروژه باشند. این اتفاق معمولا به دلیل عدم اطلاع این فروشندگان از اهداف پروژه شما اتفاق می‌افتد.
همچنین، تیم‌ها با فروشندگان در مورد وظایف محول شده هماهنگ نمی‌کنند و در صورت تاخیر از طرف شخص ثالث، دچار مشکل می‌شوند. برای جلوگیری از چنین مسائلی، به آنها مهلت دقیق بدهید و تا زمان تحویل با آنها در تماس باشید. همچنین می توانید برای تاخیر در قرارداد، جریمه قید کنید. بنابراین، آنها تحویل به موقع را جدی‌تر خواهند گرفت.
9. شرایط غیر منتظره
در آخرین نکته، شما با برخی موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده مواجه می‌شوید که ممکن است منجر به تاخیر در پروژه شود. بلایای طبیعی، اختلالات آب و هوایی، بی ثباتی درسیاست، رکود جهانی، مشکل در سرمایه گذاری و… می توانند پروژه شما را به تاخیر بیندازند.
اگرچه این دلایل قابل پیشگیری نیستند، اما مطمئنا می توانید با برنامه ریزی دقیق، تأثیر آنها را کاهش دهید. همه اعضای تیم باید همیشه برای بدترین شرایط آماده باشند. رها نکردن تکالیف در آخرین لحظه، گامی محکم برای مبارزه با این موضوع است. اعضای تیم همچنین باید همکاری لازم را پس از بلایا و با حجم کار اضافی داشته باشند تا پروژه ها به موقع کامل شوند.
پروژه ها را از تأخیر نجات دهید
یک پروژه می تواند در هر مرحله از مسیر خود خارج شود. با دانستن دلایل متداول تاخیر در پروژه و راه‌حل های اجتناب از تاخیر، می توانید تحویل پروژه را به موقع محقق کنید. در این حالت، دستیابی به اهداف سودمند نیز آسان تر از همیشه خواهد شد.
