سمیرا گلکار
فهرست عنوان‌ها
با داشتن طرح اشتراک مایکروسافت 365 به ابزارهای کاربردی زیادی دسترسی خواهید داشت. هوشمندترین، قابل درک ترین و قابل تنظیم ترین آنها شیرپوینت است. 190 میلیون کاربر در بیش از 200 هزار سازمان کوچک و بزرگ از شیرپوینت استفاده می‌کنند.
شیرپوینت می‌تواند با حذف نیاز به استفاده از چندین اپلیکیشن مدیریت پروژه و کارهای مختلف، به صرفه جویی در وقت کمک کند. به این ترتیب می‌توانید زمان بیشتری را برای رشد حرفه خودتان، رسیدگی به مشتریان یا انجام کارهای جانبی صرف کنید.
مایکروسافت شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت یک ابزار مدیریت محتوای آنلاین است. این ابزار امکان ذخیره فایل‌ها در کلود برای به اشتراک گذاری و انجام کارهای مشارکتی را فراهم می‌کند. شیرپوینت به شما کمک می‌کند تا سایت اصلی و فرعی بسازید و شلوغی کار تیم‌ها و گروه‌های مختلف را کمتر کنید.
با شیرپوینت می‌توانید یک اینترانت ایجاد کنید تا شما، همکاران و فریلنسرها در آن به صورت امن روی یک فایل یا داکیومنت کار کنید. در این سیستم یک ادمین مرکزی وجود دارد که دسترسی‌ها را کنترل می‌کند تا هر کاربر بتواند به راحتی فایل‌ها را باز، ویرایش و ذخیره کند.
شیرپوینت قابلیت‌های پیشرفته زیادی دارد که به شما و تیم شما برای مدیریت کارهای شخصی و حرفه‌ای کمک می‌کنند. از جمله قابلیت‌های پرکاربرد در این پلتفرم می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- به اشتراک گذاری فایل با کاربران داخلی و خارجی؛
- مدیریت محتوای پروژه مثل عکس‌ها، مقاله‌ها، سورس کدها، ویدیوها و غیره؛
- قابلیت طراحی سایت و ساب سایت برای کمتر شدن شلوغی کارها و تیم‌ها؛
- تماس با همکاران از طریق سایت‌های ارتباطی؛
- اپلیکیشن موبایلی که به کاربران امکان می‌دهد با موبایل به سایت‌های ارتباطی یا تیم‌ها دسترسی داشته باشند؛
- ایجاد جریان کاری و یادآور برای اتوماسیون کارها و پروژه‌ها؛
- استفاده از قابلیت جستجو برای پیدا کردن منابع، کارها و فایل‌ها.
چه اشخاصی باید از شیرپوینت استفاده کنند؟
شیرپوینت برای کارهای خلاقانه مثل نوشتن کد اپلیکیشن‌ها، طراحی گرافیکی، کلیپ‌های صوتی و ویدیویی، مقالات سایت‌ها، تهیه فاکتور و غیره طراحی شده است. این پکیج شامل ابزارهایی مثل تحلیل داده، الگوی آماده برای طراحی سایت، الگوی پایگاه دانش و جریان کاری مدیریت پروژه است.
بنابراین، محدوده قابلیت‌های این ابزار نیازهای مختلفی را در برمی گیرد از تولید محتوا به صورت فردی گرفته تا نیازهای کسب و کارهای بزرگ. خیلی از فریلنسرهای حرفه‌ای یا گروه‌های کوچک متشکل از افراد خلاق از شیرپوینت برای طراحی مراحل مختلف نرم‌افزار، اپلیکیشن موبایلی، سایت یا پروژه‌های تولید محتوا استفاده می‌کنند.
قابلیت‌های شیرپوینت به عنوان یک ابزار کاربردی
ابزار تحت وب شیرپوینت که با اشتراک مایکروسافت 365 عرضه شده یک ابزار کاربردی قوی اما ساده است. امکانات پرکاربردی که این ابزار را تبدیل به یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه و کارها کرده اند، عبارتند از:
1. کارهای مشارکتی
شیرپوینت یک پلتفرم بسیار انعطاف پذیر و مقیاس پذیر برای همکاری با منابع داخلی و خارجی است. یک کاربر ادمین مرکزی وجود دارد که می‌تواند سطوح مختلف دسترسی را برای کاربران سایت‌های تیمی تعیین کند.
شما و تیمتان می‌توانید به صورت لحظه‌ای و بدون روبرو شدن با هر گونه تأخیر روی یک فایل کار کنید. بنابراین خیلی از تولیدکنندگان محتوا و توسعه دهندگان خلاق ترجیح می‌دهند که برای کار گروهی روی پروژه‌ها از شیرپوینت استفاده کنند.
یکی از قابلیت‌های همکاری شیرپوینت، سازماندهی اطلاعات از طریق سایت‌ها و ساب سایت‌ها است که به کاربران امکان می‌دهد بدون نیاز به کار با ایمیل‌های مختلف، چت، تماس صوتی و غیره روی پروژه کار کنند.
2. مدیریت محتوا
مدیریت محتوا برای اشخاص یا گروه‌های حرفه‌ای که به دنبال ارتقای بهره وری هستند چالش بزرگی محسوب می‌شود. با شیرپوینت می‌توانید بدون نیاز به برنامه نویسی‌های پیچیده، از این چالش عبور کنید.
مدیران محتوا می‌توانند به راحتی چندین پروژه را در شیرپوینت مدیریت کنند. انتشار یا به روزرسانی محتوای سایت‌ها مثل رویدادها، اخبار، وبلاگ‌ها، فایل‌های ارائه، به روزرسانی تصاویر و غیره به راحتی با شیرپوینت انجام می‌شود.
نیازی نیست که هر پروژه مدیریت محتوا را از صفر شروع کنید. قالب‌های آماده حرفه‌ای وجود دارند که می‌توانید خیلی راحت از آنها استفاده کنید. به غیر از محتوا، کنترل کامل نسخه‌های فایل را در اختیار دارید. شیرپوینت چندین نسخه از فایلی که شما و تیمتان روی آن کار می‌کنید ایجاد می‌کند.
هر زمان لازم بود می‌توانید نسخه‌های قبلی را بازیابی کرده یا خطاهای سیستمی را از شیرپوینت پاک کنید. برای پشتیبان گیری، ذخیره یا اصلاح فایل‌ها به هیچ ابزار شخص ثالثی وابسته نیستید.
3. مدیریت پروژه
شیرپوینت قابلیت‌های زیادی دارد که می‌توانید برای مدیریت پروژه و کارها از آنها استفاده کنید. بدیهی ترین قابلیت این است که این ابزار نقش یک محل مرکزی برای ذخیره همه داکیومنت‌های مربوط به پروژه و فایل‌های قابل تحویل را دارد.
می توانید به روش‌های مختلف شیرپوینت را سفارشی سازی کنید. مفهوم سایت در شیرپوینت، نقش ابزاری برای برنامه ریزی کارهای روزمره، زمانبندی کارهای هفتگی و پرسش و پاسخ برای انجام کارها را دارد. بعلاوه، برای نظارت بر عملکرد و مستندسازی پروژه می‌توانید قابلیت‌های ثبت گزارش را فعال کنید، از جمله:
- ثبت تغییرات و فعالیت‌های کاری؛
- ثبت مشکلات گزارش شده توسط این منابع؛
- پیگیری زمانبندی پروژه؛
- تغییر داده‌های مربوط به پیگیری کارها.
همچنین شیرپوینت به شما امکان می‌دهد که یک جریان کاری برای روان سازی کارهایی مثل محول کردن وظایف، تأیید پروژه، ارائه پیش نمایش و بازخوردهای مشتریان ایجاد کنید.
4. راهکارهای ترکیبی
شیرپوینت با بیشتر اپلیکیشن‌های مایکروسافت 365 ترکیب می‌شود تا یک رابط کاربری روان برای مدیریت پروژه ایجاد کند. شیرپوینت نقش یک مخزن مرکزی برای داده‌های پروژه‌ها را دارد و سایر اپلیکیشن‌های مایکروسافت 365 مدیریت کارها و منابع را راحت تر می‌کنند.
می توانید شیرپوینت را با ابزارهایی مثل To-Do، Tasks، Planner و Project Online همگام سازی کنید. می‌توانید گزارش‌هایی تولید کنید تا نظر خودتان را به فریلنسرها اعلام کنید.
شیرپوینت با پروفایل Outlook و Calendar ادغام می‌شود تا به سازماندهی و زمانبندی کارها کمک کند و بتوانید اولویت کارها را مشخص کنید. به همین صورت، می‌توانید سایت‌های تیمی شیرپوینت خودتان را در اپلیکیشن Teams به اشتراک بگذارید تا در Teams به مخاطبان، فایل‌ها، کارها و غیره دسترسی داشته باشید.
شیرپوینت قابلیت ادغام با پاورپوینت، Video، Stream و وان درایو برای پیش نمایش فایل‌ها و داکیومنت‌ها در سایت‌ها و ساب سایت‌های خودش را دارد. می‌توانید با حذف نیاز به انجام کارهای ساده مثل دانلود فایل‌ها از شیرپوینت برای ساختن اسلایدهای پاورپوینت، در وقتتان صرفه جویی کنید.
مزایای شیرپوینت
در مقایسه با سایر ابزارهای کاربردی برای مدیریت پروژه یا محتوا، شیرپوینت مزایای خاصی دارد از جمله:
1. صرفه جویی در هزینه‌ها
اگر هزینه خرید عضویت مایکروسافت 365 را پرداخت کرده باشید، می‌توانید با استفاده از شیرپوینت به عنوان ابزار بهره وری اصلی برای انجام کارهای شخصی و حرفه‌ای در هزینه‌ها صرفه جویی کنید.
2. امنیت داده‌ها
دولت‌ها و سازمان‌های بزرگ به اکوسیستم شیرپوینت برای کار با داده‌های حساس اعتماد دارند. در نتیجه می‌توانید برای انجام کارهای مشارکتی، فایل‌ها را در شیرپوینت ذخیره کنید بدون اینکه نیاز به نگرانی درباره سرقت اطلاعات داشته باشید.
3. مقیاس پذیری
مقیاس پذیری این ابزار به شما امکان می‌دهد که برای تهیه ابزارهای کاربردی هزینه کمتری صرف کنید. در صورت نیاز می‌توانید طرح اشتراک را گسترش دهید تا پروژه‌ها و منابع زیادی را شامل شود. اما وقتی پروژه‌ای ساده باشد، می‌توانید از طرح‌های کم هزینه تر برای آن استفاده کنید.
4. استفاده‌های چند کاربرده
انعطاف پذیری و چند کاربردی بودن باعث می‌شود که بتوانید از شیرپوینت به عنوان ابزار کاربردی اصلی استفاده کنید و همزمان مهارت‌های خلاقانه و نقش‌ها را تغییر دهید. می‌توانید پس از خاتمه پروژه از الگوی آن برای ساختن پروژه‌ای جدید استفاده کنید. می‌توانید با حذف نیاز به خرید اپلیکیشن‌های مختلف، در هزینه‌ها صرفه جویی کنید.
جمع بندی
امکانات شیرپوینت آن را تبدیل به ابزاری کاربردی برای مدیریت پروژه کرده اند. با استفاده از شیرپوینت و سایر اپلیکیشن‌های مایکروسافت 365 برای مدیریت کارهای حرفه‌ای و شخصی می‌توانید یک اثر دومینو مانند برای افزایش بهره وری ایجاد کنید.
