اوت لوک یا جیمیل کدام‌یک خدمات بهتری در اختیار کاربران قرار می‌دهند

اوت لوک یا جیمیل بهتر است از آن دسته پرسش‌هایی است که در تمامی محافل فناوری مطرح می‌شود. از یک طرف مایکروسافت، پشتیبان اوت لوک است و از طرف دیگر گوگل از جیمیل حمایت می‌کند. با این حساب می‌توان گفت با ۲ سرویس قدرتمند ایمیل روبه‌رو هستیم که به لحاظ پشتیبانی چیزی کم‌و‌کسر ندارند. از طرف دیگر ایمیل به ابزاری پرکاربرد در ارتباط‌های کاری و حرفه‌ای تبدیل شده است. به همین دلیل زندگی دیجیتال بدون ایمیل معنایی ندارد. اینجاست که کاربران برای انتخاب اوت لوک یا جیمیل سردرگم می‌شوند. انصافاً باید اعتراف کرد اوت لوک و جیمیل امکانات نسبتاً‌ مشابهی را پیش روی کاربران قرار می‌دهند. این شرایط انتخاب میان اوت لوک یا جیمیل را دشوارتر کرده است. با این حال از آنجایی که در روکیدا همیشه به دنبال پیداکردن بهترین روش‌ برای تعامل با دنیای دیجیتال هستیم، در ادامه با هم می‌بینیم اوت لوک بهتر است یا جیمیل.

اوت لوک یا جیمیل: نگاهی به ویژگی‌های کلی این ۲ سرویس ایمیل

اوت لوک خدماتی برای تعامل با ایمیل‌ها در بستر دسکتاپ و وب فراهم می‌کند. همان‌گونه که اشاره شد، اوت لوک را مایکروسافت توسعه می‌دهد. جالب است بدانید هم‌اکنون اوت لوک چیزی حدود ۵۰۰ میلیون کاربر در سرتاسر دنیا دارد. اوت لوک در نسخه‌ رایگان و پولی عرضه می‌شود. نسخه پولی امکانات گسترده‌تری مانند فهرست تماس‌ها (Contacts)، تقویم و مدیریت وظایف (Task Management)، را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

از طرف دیگر جیمیل را داریم که خدمات ایمیل را به رایگان برای کاربران فراهم می‌‌کند. جیمیل توسط گوگل اداره می‌شود. این سرویس ایمیل اولین بار در سال ۲۰۰۴ معرفی شد. کاربران از مرورگر، اپلیکیشن‌های ایمیل و نسخه اندروید و آی‌.‌او‌.اِس به جیمیل دسترسی دارند. خدمات جیمیل فقط به سرویس ایمیل خلاصه نمی‌شود. با اشتراک در این سرویس، امکانات دیگری مانند گوگل‌درایو، تقویم گوگل و مستندات گوگل (Google Docs)، نیز در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.

برای اینکه بین اوت لوک یا جیمیل بهترین سرویس ایمیل را انتخاب کنید، در ادامه به ویژگی‌های هر ۲ اشاره می‌کنیم.

۱. امکانات

وقتی از دید مقایسه‌ای اوت لوک یا جیمیل را بررسی می‌کنیم، به لحاظ امکانات اوت لوک گوی سبقت را از جیمیل می‌رباید. ویژگی‌های اوت لوک مانند مدیریت خودکار ایمیل‌ها، ابزار پاکسازی ایمیل و شخصی‌سازی تمپلیت‌ها از ویژگی‌هایی است اوت لوک در اختیار کاربران قرار می‌دهد. نظیر چنین ویژگی‌هایی را در جیمیل سراغ نداریم. به این ترتیب می‌توان گفت به لحاظ امکانات، اوت لوک چیزی برای کاربران کم نمی‌گذارد و با یکی از کامل‌ترین سرویس‌های ایمیل روبه‌رو هستیم.
برای نمونه می‌توان به قابلیت آرشیو در اوت لوک اشاره کرد. پوشه Archive در اوت لوک، امکانات بیشتری نسبت به جیمیل برای کاربران فراهم می‌کند. از طرف دیگر فهرست تماس‌ها و تقویم نیز در رابط‌کاربری اوت لوک مشاهده می‌شود. به همین دلیل تنظیم‌ قرارهای ملاقات در اوت لوک بسیار راحت‌تر از جیمیل است.

از طرف دیگر جیمیل تمامی ایمیل‌هایی که آرشیو کرده‌اید را به پوشه عمومی All Mail منتقل می‌کند. این وضعیت سردرگمی کاربران را به دنبال دارد. به خصوص اگر کاربر جدید جیمیل باشید.

اگر تاکنون با جیمیل کار کرده باشید، حتماً‌ می‌دانید که تقویم و فهرست تماس‌های گوگل در جیمیل تعبیه نشده است. به همین دلیل کاربران در حین استفاده از جیمیل، باید برای تعامل کامل با تقویم یا فهرست تماس‌ها، حتماً این ابزارها را جداگانه باز کنند. ناگفته پیداست انتقال میان اپلیکیشن‌ها کاربران را سردرگم می‌کند و خستگی آن‌ها را به دنبال دارد.

در مجموع می‌توان گفت بیشتر کاربران حرفه‌ای با ما هم عقیده‌اند که اوت لوک یا جیمیل، هر کدام ویژگی‌های خوبی دارند. با این حال کفه ترازوی امکانات اوت لوک از جیمیل سنگین‌تر است.

۲. قیمت

کاربران برای انتخاب اوت لوک یا جیمیل به لحاظ قیمتِ این سرویس‌ها نیز مردد هستند. با این حال انصافاً باید اعتراف کرد نسخه رایگان سرویس‌های اوت لوک یا جیمیل، امکانات چشمگیری را در اختیار کاربران عادی فراهم می‌کند. ناگفته پیداست برای دسترسی به ویژگی‌های حرفه‌ای در اوت لوک و جیمیل، باید حتماً اشتراک این سرویس‌ها را خریداری کنید.

اینجاست که بحث قیمت میان اوت لوک یا جیمیل مطرح می‌شود. نسخه پولی هر ۲ سرویس امکانات نسبتاً مشابهی را پیش روی کاربران قرار می‌دهند. با این حال با خرید اشتراک اوت لوک یا جیمیل، فضای ذخیره‌سازی ابری متفاوتی در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.

طرح G Suite Basic جیمیل، مبلغ ۶ دلار برای استفاده ماهانه با فضای ذخیره ابری ۳۰ گیگابایت از کاربر طلب می‌کند. طرح G Suite Business نیز با هزینه اشتراک ماهانه ۱۲ دلار، فضای ذخیره ابری نامحدود برای کاربران فراهم می‌کند. طرح G Suite Enterprise نیز برای کاربران حرفه‌ای چیزی معادل ۲۵ دلار تمام می‌شود.

از طرف دیگر کابران برای دسترسی به امکانات نسخه پولی اوت لوک باید پکیج مایکروسافت ۳۶۵ را خریداری کرده باشند. قیمت نسخه‌های Premium این پکیج از قرار زیر است:

اشتراک ماهانه نسخه Microsoft 365 Home از ۶،۹۹ دلار در ماه آغاز می‌شود. این مبلغ برای اشتراک سالانه به ۶۹.۹۹ دلار می‌رسد. اشتراک نسخه Microsoft 365 Personal قیمتی برابر با ۹.۹۹ دلار دارد. این اشتراک سالانه برای کاربران ۹۹.۹۹ دلار تمام می‌شود.

با در نظر گرفتن قیمت سرویس‌های اوت لوک و جیمیل می‌توان با یک حساب سرانگشتی نتیجه گرفت که گوگل دست‌ودلبازی بیشتری نسبت به مایکروسافت در قیمت‌گذاری نسخه‌های پولی جیمیل به خرج داده است.

۳. رابط‌کاربری

کاربران برای انتخاب بهترین رابط کاربری در بین اوت لوک یا جیمیل نیز دچار مشکل هستند. با این حال می‌توان گفت جیمیل رابط‌کاربری بسیار خوش‌دستی را پیش روی کاربران قرار دارده است. رابط‌کاربری جیمیل به ۲ قسمت اصلی تقسیم می‌شود. منویی که گروه‌بندی ایمیل‌ها مانند inbox، drafts و گزینه‌های دیگری از این دست را نمایش می‌دهد. منوی دیگر نیز محتوای ایمیل‌ها را پیش روی کاربر قرار می‌دهد.

گوگل برای طراحی رابط‌کاربری جیمیل از روش مینیمالیستی بهره گرفته است. به لطف این طراحی، تمامی منوهای جیمیل ظاهری‌ساده دارند و تعامل با آن‌ها نیز راحت‌تر است.

از طرف دیگر گزینه‌های بیشتری در رابط‌کاربری اوت لوک مشاهده می‌شود. کاربران با تعامل با یک نوار ریبون که در سرتاسر صفحه وجود دارد می‌توانند به گزینه‌های زیادی دسترسی پیدا کنند. این رویکرد باعث شده تا رابط‌کاربری اوت لوک در نگاه اول گیج‌کننده به نظر برسد. کاربرانی که به‌تازگی با اوت لوک آشنا شده‌اند قطعاً در تعامل با رابط کاربری اوت لوک دچار سردرگمی خواهند شد. با این حال، پس از مدتی تعامل با رابط‌کاربری اوت لوک، این رابط‌کاربری ملکه ذهن کاربر می‌شود و مشکلی در تعامل با آن پیدا نمی‌کنند.

۴. فضای ذخیره‌سازی

کاربران به لحاظ فضای ذخیره‌سازی نیز در انتخاب اوت لوک یا جیمیل مردد هستند. حتماً‌ در جریان قرار دارید که برای استفاده از جیمیل می‌توانید فایل‌ها را به گوگل‌درایو آپلود کنید. سپس می‌توانید این فایل‌ها را بوسیله جیمیل به اشتراک بگذارید. برای نمونه هر زمان که سعی در آپلود فایل‌های حجیمی به سرویس ایمیل خود داشتید، جیمیل برای آپلود این فایل به سرویس گوگل‌درایو پیام می‌دهد. با این حساب می‌توان گفت انتقال فایل‌ها به فضای ذخیره‌سازی گوگل کار بسیار راحتی است.

همان‌گونه که می‌دانید مایکروسافت نیز دست‌روی‌دست نگذاشته و سرویس وان‌درایو وظیفه فضای ذخیره‌سازی مورد نیاز کاربران را بر عهده دارد. انصافاً‌ باید گفت تعامل میان اوت لوک و وان‌درایو، فرایندی بسیار ساده و راحت است.

اینجاست که در مقایسه اوت لوک یا جیمیل باید به ظرفیتی که این سرویس‌ها در اختیار کاربر قرار می‌دهند نگاهی داشته باشیم. اوت لوک با سخاوتمندی تمام ۱۵ گیگابایت فضای رایگان برای کاربران مهیا کرده است. مقدار ۵ گیگابایت نیز به کاربران جدید وان درایور اختصاص می‌یابد تا مجموعاً به ۲۰ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی رایگان دسترسی داشته باشند. نسخه پولی Microsoft 365 نیز ۵۰ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی برای کاربران مهیا می‌کند. کاربران در این فضا فایل‌های دلخواه را با فرمت‌های مختلف می‌توانند ذخیره کنند.

نسخه رایگان ایمیل گوگل هم ۱۵ گیگابایت فضا برای کاربر مهیا کرده است. کاربران در محیط وان‌درایو یا جیمیل می‌توانند به این فضا دسترسی داشته باشند. اشتراک در سرویس G Suite Basic Account هم ۳۰ گیگابایت دیگر به فضای ذخیره‌سازی کاربران جیمیل اضافه می‌کند.

با این حساب به لحاظ فضای ذخیره‌سازی می‌توان گفت مایکروسافت دست‌و‌دلبازی بیشتری نسبت به گوگل به خرج داده است.

۵. امنیت

وقتی صحبت از ایمیل و ارتباطات کاریِ دیجیتال به میان می‌آید، امنیت نقش مهمی در انتخاب اوت لوک یا جیمیل ایفا می‌کند. به همین دلیل مایکروسافت و گوگل تمهیدات ویژه‌ای برای امنیت سرویس‌های ایمیل اوت لوک و جیمیل برداشته‌اند. گوگل فناوری رمزگذاری خودکار را برای ایمیل‌ها در نظر گرفته است. در این فناوری از پروتکل Transport Layer Security برای رمزگذاری ایمیل‌ها استفاده می‌شود. به لطف این رویکرد، لایه امنیتی مازادی برای ایمیل‌ها در جیمیل اعمال می‌شود. از طرف دیگر قابلیت شناسایی ۲ مرحله‌ای (Two Step Verification)، نیز برای ورود کاربران به جیمیل تعبیه شده است.

اوت لوک نیز امکانات امنیتی چشمگیری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با فعال‌کردن قابلیت‌های امنیتی در اوت لوک، کاربران برای ارسال هر ایمیل باید بر روی گزینه رمزگذاری کلیک کنند. با این حال اگر کاربر گزینه رمزگذاری را در حین ارسال ایمیل فراموش کند، این ایمیل بدون اقدامات امنیتی ارسال می‌شود و حفاظت اوت لوک به خطر میفتد.

با در نظر گرفته جنبه‌های امنیتی میان اوت لوک یا جیمیل، به راحتی می‌توان گفت که جیمیل امنیت بسیار بیشتری نسبت به اوت لوک دارد.

۶. تعامل با اپلیکیشن‌ها

هر کدام از سرویس‌های ایمیل اوت لوک یا جیمیل، رویکرد متفاوتی برای تعامل با اپلیکیشن‌ها در نظر گرفته‌اند. برای نمونه اِکستِنشن‌های (Extension) زیادی را سراغ داریم که با جیمیل تعامل دارند. اکستنشن‌های Giphy, Boomerang و Gmelius، از اکستنشن‌هایی هستند که اضافه‌کردن آن‌ها به مرورگر کروم، عملکردهای زیادی در استفاده از جیمیل پیش روی کاربران قرار می‌دهد. بسیاری از این اکستنشن‌ها بهره‌روی کاربران در گروه‌های چند نفره را به میزان چشمگیری بیشتر می‌کنند. اکستنشن‌هایی مانند Grammarly، Slack، Evernote و Zoom از دیگر ابزارهایی به حساب می‌آیند که کاربران می‌توانند از آن‌ها در جیمیل استفاده کنند.

در این زمینه اوت لوک نیز حرف‌های زیادی برای گفتن دارد. Trello، Github، Asana قسمتی از ابزارهایی است که با اضافه‌کردن آن‌ها به اوت لوک، دامنه کاربری گسترده‌ای برای کاربران فراهم می‌شود. اکستنشن‌های Evernote، Grammarly و Boomrang نیز برای اوت لوک وجود دارد.

به لحاظ اکستنشن‌ها و اپلیکیشن‌هایی که برای تعامل با اوت لوک یا جیمیل وجود دارد، باید گفت هر دو سرویس ایمیل گسترده متنوعی را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.

۷. پشتیبانی مشتری

هر ۲ سرویس‌ اوت لوک یا جیمیل پشتیبانی بسیار مطلوبی را برای کاربران فراهم کرده‌اند. دسترسی به مرکز راهنمای گوگل (Google Help Center)، کار بسیار ساده‌ای است. از طرف دیگر هر کدام از سرویس‌های اوت لوک یا جیمیل جامعه کاربری بسیار گسترده‌ای دارند. این کاربران نیز تجربیات خود را در شبکه‌های اجتماعی و محافل فناوری آنلاین با یکدیگر به اشتراک می‌گذراند.

ناگفته نماند G Suite پشتیبانی ۲۴ ساعته‌ تلفنی نیز به کاربران می‌دهد. در این زمینه مایکروسافت نیز برای اوت لوک چیزی کم نگذاشته است. کاربران مایکروسافت ۳۶۵ قادر به چت با کارمندان پشتیبانی اوت لوک هستند. با این حال در مجموع باید گفت به لحاظ پشتیبانی بین اوت لوک یا جیمیل، روی گوگل بیشتر می‌توانید برای رفع مشکلات جیمیل حساب باز کنید.

جمع‌بندی نهایی

اوت لوک یا جیمیل سرویس‌هایی نیستند که بتوانید به راحتی از کنار آن‌ها گذر کنید. این غول‌های دنیای ایمیل امکانات گسترده‌ای برای کاربران فراهم می‌کنند. به همین دلیل امیدواریم با توجه به نکته‌هایی که از مقایسه میان اوت لوک یا جیمیل با شما در میان گذاشتیم، بهترین گزینه را برای تعامل با ایمیل‌ها انتخاب کنید. برای راحت‌ترشدن فرایند انتخاب میان اوت لوک یا جیمیل، بهتر است توقعی که از یک ابزار ایمیل دارید را گوشه‌ای یادداشت کنید. سپس با مقایسه ویژگی‌های اوت لوک یا جیمیل با فهرستی که آماده‌ کرده‌اید، بهترین سرویس ایمیل را برگزینید.