روکیدا
  • گجت‌ها
    • اخبار موبایل و گجت ها
    • گجت های پوشیدنی
    • نقد و بررسی تخصصی گجت ها
  • راهنمای خرید
  • بازی
  • فیلم و سریال
  • نرم افزار و اپلیکیشن
  • نجوم، هوا و فضا
  • موفقیت و پیشرفت
  • خودرو
No Result
View All Result
روکیدا
  • گجت‌ها
    • اخبار موبایل و گجت ها
    • گجت های پوشیدنی
    • نقد و بررسی تخصصی گجت ها
  • راهنمای خرید
  • بازی
  • فیلم و سریال
  • نرم افزار و اپلیکیشن
  • نجوم، هوا و فضا
  • موفقیت و پیشرفت
  • خودرو
No Result
View All Result
روکیدا
No Result
View All Result

نکات و ترفندهایی برای نوشتن ایمیل‌های کاری بی نقص

سمیرا گلکار توسط سمیرا گلکار
2 سال پیش
موضوع: موفقیت و پیشرفت
نوشتن ایمیل‌های کاری

نوشتن ایمیل‌های کاری

دسترسی سریع به سرفصل‌های این مطلب پنهان
1. 1. از قالب بندی متن به نفع خودتان استفاده کنید
2. 2. مثل حرفه ای‌ها از لینک استفاده کنید
3. 3. از به کار بردن فونت‌های غیرعادی یا غیرحرفه‌ای خودداری کنید
4. 4. یک امضای حرفه‌ای برای خودتان بسازید
5. 5. ایمیل را باز خوانی کرده و غلط‌های احتمالی را رفع کنید
6. 6. از کش دادن مطلب خودداری کنید!
7. خلاصه

اگر به دنبال راهی برای بهتر کردن ایمیل‌های کاری خودتان هستید، در جریان باشید که تنها نیستید. حتی افراد حرفه‌ای هم خیلی اوقات برای نوشتن ایمیل با مشکل روبرو شده و شفافیت، جمع بندی و کند بودن سرعت را از جمله مهم ترین عوامل اعلام می‌کنند.

اما نباید نوشتن ایمیل‌های کاری برای شما سخت و پیچیده باشد و برای نوشتن ایمیل‌های واضح و جذاب نیازی به مدرک هم ندارید! توجه به چند نکته و ترفند به شما برای برقراری ارتباط به روشی کارآمد و بدون صرف زمان زیاد کمک می‌کند.

1. از قالب بندی متن به نفع خودتان استفاده کنید

تقریباً همه ایمیل‌های امروزی در قالب کدهای HTML نوشته می‌شوند و این یعنی می‌توانید از قالب بندی محتوا برای تأکید یا شفاف سازی بخشی از متن استفاده کنید. استفاده از متن‌های پررنگ، زیرخط دار و مورب می‌تواند به انتقال هر چه بهتر مفهوم کمک کند.

با به کار بردن این قالب بندی‌های متن برای جلب توجه به سمت مفاهیم کلیدی، خوانایی ایمیل‌های شما بیشتر شده و می‌توانید اطلاعات بیشتری را در یک نگاه کلی به خواننده القاء کنید. با توجه به اینکه هر کارمند اداره در روز بیش از 80 ایمیل دریافت می‌کند، این کار به شما برای برجسته تر کردن متن، واضح تر کردن و قابل درک کردن هر چه بیشتر آن کمک می‌کند.

در رابطه با متون انگلیسی هرگز از حروف بزرگ استفاده نکنید چون معمولاً این کار توهین و حتی بی ادبی تلقی می‌شود.

قالب بندی متن می‌تواند به جلب توجه خواننده به سمت اطلاعات مهم یا تأکید بیشتر کمک کند
قالب بندی متن می‌تواند به جلب توجه خواننده به سمت اطلاعات مهم یا تأکید بیشتر کمک کند

2. مثل حرفه ای‌ها از لینک استفاده کنید

وقتی شخصی لینک یک داکیومنت یا سایت را درج کند کار شما راحت تر می‌شود و تنها کاری که باید انجام دهید کلیک کردن روی لینک مربوطه برای دسترسی به منبع آن است. ابرلینک‌ها راهکار خیلی خوبی برای حرفه‌ای تر شدن ایمیل‌ها و جذابیت هر چه بیشتر آنها نزد خوانندگان است.

به همین دلیل باید یک نرم‌افزار ایمیل خیلی خوب داشته باشید البته اکثر سرویس‌های ایمیل تحت وب امروزی مثل جی میل هم خوب کار می‌کنند. گرچه این کلید میانبر در هر اپلیکیشنی متفاوت است اما معمولاً از ترکیب کلیدهای Ctrl + K (برای مک Cmd+K) برای اضافه کردن لینک استفاده می‌شود. اگر این روش کار نکرد، می‌توانید از منوی Help اپلیکیشن استفاده کنید.

لینک‌ها به مخاطبان کمک می‌کنند تا به سرعت منبع اطلاعات را پیدا کنند
لینک‌ها به مخاطبان کمک می‌کنند تا به سرعت منبع اطلاعات را پیدا کنند

3. از به کار بردن فونت‌های غیرعادی یا غیرحرفه‌ای خودداری کنید

وقتی قرار است برای ایمیل‌های حرفه‌ای فونت انتخاب کنید، سعی کنید به همان فونت‌های کلاسیک پایبند باشید. مثلاً خوانایی فونت‌های Arial و Calibri خوب است، برای مخاطبان آشنایی دارند و برای محیط‌های بیزنسی بسیار مناسب هستند. همچنین برای رسیدن به حداکثر خوانایی در سراسر متن از یک فونت استفاده کنید.

برای رسیدن به ظاهر و حس و حال حرفه‌ای تر از فونت‌های عادی استفاده کنید
برای رسیدن به ظاهر و حس و حال حرفه‌ای تر از فونت‌های عادی استفاده کنید

4. یک امضای حرفه‌ای برای خودتان بسازید

بعضی شرکت‌ها در زمینه آنچه که باید در امضاء وجود داشته باشد (یا نداشته باشد) دستورالعمل‌های راهنمای خاصی دارند اما در غیر این صورت خود شما هم می‌توانید این کار را انجام دهید.

درج لوگوی شرکت هم می‌تواند کمک زیادی به حرفه‌ای تر شدن ایمیل کند. اپلیکیشن‌های ایمیل مدرن معمولاً به شما امکان می‌دهند که لوگو را در مرکزیت متن قرار داده و متن را زیر آن بنویسد. یا می‌توانید لوگو را در سمت چپ قرار داده و متن را سمت راست آن درج کنید. در هر دو صورت ایمیل‌های شما حرفه‌ای تر به نظر رسیده و خوانندگان راحت تر می‌توانند با شرکت شما ارتباط برقرار کنند.

همچنین برای نوشتن امضای ایمیل باید سعی کنید سادگی را حفظ کنید. در این امضا فقط نام، سمت و شماره تلفن خودتان را اعلام کنید و در صورت امکان برای حساب‌های خودتان در شبکه‌های اجتماعی از آیکن‌های ساده‌ای استفاده کنید. برندهایی مثل توئیتر، فیسبوک و اینستاگرام همگی آیکن‌های خاصی دارند که می‌توانید از آنها در امضاهای خودتان استفاده کرده و آنها را به پروفایل‌های خودتان لینک کنید.

ابزارهای مختلفی هم برای ساختن امضاء وجود دارند مثل WiseStamp که به شما برای ساختن امضاهایی حرفه‌ای ظرف چند دقیقه کمک می‌کنند.

یک امضای حرفه‌ای کمک زیادی به حرفه‌ای تر شدن هر چه بیشتر ظاهر ایمیل‌ها می‌کند
یک امضای حرفه‌ای کمک زیادی به حرفه‌ای تر شدن هر چه بیشتر ظاهر ایمیل‌ها می‌کند

5. ایمیل را باز خوانی کرده و غلط‌های احتمالی را رفع کنید

شاید پرورش این عادت کار سختی باشد به خصوص برای اشخاصی که در روز 30 تا 40 ایمیل کاری می‌نویسند اما این کار کمک زیادی به برقراری ارتباط هر چه مؤثرتر می‌کند. اشتباهات املایی، دستوری و غیره همگی باعث می‌شوند ایمیل شما کمتر حرفه‌ای به نظر برسد.

می توانید برای انجام این کار از ابزارهای مختلف کمک بگیرید. مثلاً برای زبان انگلیسی Grammarly یک افزونه مرورگر بسیار مفید است که به یافتن چنین اشتباهاتی کمک می‌کند اما دقت داشته باشید که نباید فقط متکی بر ابزارهای خودکار باشید. باید ایمیل خودتان را از ابتدا تا انتها با دقت بخوانید تا همه اشتباهات احتمالی را پیدا کنید.

حتماً اشتباهات داکیومنت‌ها را بخوانید و به دنبال یک ابزار مفید برای کمک به نوشتار باشید
حتماً اشتباهات داکیومنت‌ها را رفع کنید و به دنبال یک ابزار مفید برای کمک به نوشتار باشید

6. از کش دادن مطلب خودداری کنید!

بیشتر افراد مثل ما و شما هر روز تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنند. به غیر از یک سلام ساده و خداحافظی مؤدبانه سایر قسمت‌های متن را هم تا جای امکان ساده و مستقیم نگه دارید. از تکرار مکررات و طولانی شدن متن پیشگیری کنید.

نوشتن ایمیل مثل حرف زدن نیست. این متون روی صفحه نمایش می‌مانند و مخاطب هر زمان که خواسته باشد می‌تواند به آن دسترسی پیدا کند پس نیازی به تکرار موضوعات یا چند بار ارجاع به یک محصول یا یک مفهوم خاص وجود ندارد.

همانطور که اشاره شد با استفاده از قالب بندی متن برای تأکید و درج لینک برای ارجاع به اسناد می‌توانید ایمیل خودتان را ساده اما کارآمد و قوی کنید.

خلاصه

نوشتن ایمیل‌های کاری خوب کار سخت و زمانبری نیست هر چند نیاز به تمرین دارد. این 6 نکته ساده به شما برای نوشتن متونی واضح تر و خواناتر کمک می‌کنند و به متن شما ظاهر و حس و حالی حرفه‌ای تر می‌دهند.

نوشتن ایمیل‌های حرفه‌ای با اطمینان و به موقع مهارتی است که می‌توان مثل هر مهارت دیگری آن را یاد گرفته و بهبود داد. منابع زیادی هم در فضای آنلاین وجود دارند از جمله الگوهای رایگان که به شما برای انجام هر چه بهتر و راحت تر این کار کمک می‌کنند.

مطلب قبلی

گوگل دیسکاور چیست و چه کاربردی دارد؟

مطلب بعدی

آموزش فورس ری استارت (Force Restart) و حالت ریکاوری در آیفون

مرتبط با همین موضوع:

10 روش برای شروع یک روز خوب و سازنده: روز خود را با انرژی شروع کنید!

10 روش برای شروع یک روز خوب و سازنده: روز خود را با انرژی شروع کنید!

11 ماه پیش
10 روش برای افزایش انرژی: نکاتی مهم برای داشتن انرژی بیشتر در طول روز!

10 روش برای افزایش انرژی: نکاتی مهم برای داشتن انرژی بیشتر در طول روز!

12 ماه پیش
10 روش مطالعه تاثیرگذار: اگر میخواهید اثربخش مطالعه کنید این مطلب را از دست ندهید!

10 روش مطالعه تاثیرگذار: اگر میخواهید اثربخش مطالعه کنید این مطلب را از دست ندهید!

12 ماه پیش

10 روش برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف در سال جدید: 10 نکته که در برنامه ریزی نباید فراموش کنید!

1 سال پیش
10 روش برای ترک سیگار: ساده ترین راه های ترک سیگار!

10 روش برای ترک سیگار: ساده ترین راه های ترک سیگار!

1 سال پیش
10 روش برای داشتن خواب بهتر: 10 راه ساده برای از بین بردن بی خوابی!

10 روش برای داشتن خواب بهتر: 10 راه ساده برای از بین بردن بی خوابی!

1 سال پیش
مطلب بعدی
آموزش فورس ری استارت (Force Restart) و حالت ریکاوری در آیفون

آموزش فورس ری استارت (Force Restart) و حالت ریکاوری در آیفون

تبدیل دی وی دی

با راهکارهای تبدیل دی وی دی به محتوای دیجیتال آشنا شوید!

دیدگاهتان را بنویسید لغو پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

تازه‌ترین‌‌ها

بهترین لپت تاپ های گیمینگ سال 2023

چه خطراتی رایانه شما را تهدید می کند؟ با 6 مورد آشنا شوید

3 روز پیش
2 قدم تا دانلود از ساندکلاود: بدون اینترنت لذت ببرید

2 قدم تا دانلود از ساندکلاود: بدون اینترنت لذت ببرید

6 روز پیش
۲۵ فیلم و سریال برتر سال ۲۰۲۱ بر‌اساس کتاب‌های معروف

۲۵ فیلم و سریال برتر سال ۲۰۲۱ بر‌اساس کتاب‌های معروف

1 هفته پیش
آرزوی خواب خوب و تلفن هوشمند: 7 نکته طلایی

خواب راحت و موبایل: اپلیکیشن های متخصص خواب

1 هفته پیش

از دست ندهید

2 قدم تا دانلود از ساندکلاود: بدون اینترنت لذت ببرید

چه خطراتی رایانه شما را تهدید می کند؟ با 6 مورد آشنا شوید

مطالب جالب از سراسر وب

افزایش سرعت سایت وردپرس

برگزاری آزمون تافل در کوتاه ترین زمان | تسویه پس از دریافت کارنامه قبولی

برگزاری آزمون تافل هوم ادیشن تضمینی در کوتاه ترین زمان و کمترین هزینه

خرید اقساطی گوشی s23 ultra

نهال بادام

وام

خرید اقساطی

خرید سرور مجازی

گواهی ssl

دانلود افزونه و قالب وردپرس

درگاه پرداخت

خرید اقساطی گوشی

شرکت حسابداری

خرید اینترنتی لباس

ساخت فرم نظرسنجی آنلاین

خرید اینترنتی محصولات آرایشی و بهداشتی

املاکا : خرید، فروش، رهن و اجاره املاک مسکونی، تجاری، کشاورزی و صنعتی در سراسر ایران

نقد و بررسی روکیدا

بهترین لپت تاپ های گیمینگ سال 2023

بهترین لپت تاپ های گیمینگ سال 2023

جمعه 19 اسفند 1401 ساعت 1:31
16 لپ تاپ از بهترین لپ تاپ های سال 2023

16 لپ تاپ از بهترین لپ تاپ های سال 2023

جمعه 19 اسفند 1401 ساعت 1:12
نقد و بررسی گوشی گلکسی اس 23 اولترا Samsung Galaxy S23 Ultra

نقد و بررسی گوشی گلکسی اس 23 اولترا Samsung Galaxy S23 Ultra

یکشنبه 14 اسفند 1401 ساعت 20:53
آیپد پرو 2022، نقد و بررسی آیپد پرو 2022

آیپد پرو 2022، نقد و بررسی آیپد پرو 2022

یکشنبه 6 آذر 1401 ساعت 11:15
  • درباره روکیدا
  • تماس با ما
  • تبلیغات

© انتشار تمام یا بخشی از محتوای روکیدا در رسانه‌های آنلاین یا آفلاین، حتی با درج منبع و لینک به روکیدا، ممنوع بوده و صرفا با مجوز کتبی امکان‌پذیر است. 1400

No Result
View All Result
  • گجت‌ها
    • اخبار موبایل و گجت ها
    • گجت های پوشیدنی
    • نقد و بررسی تخصصی گجت ها
  • راهنمای خرید
  • بازی
  • فیلم و سریال
  • نرم افزار و اپلیکیشن
  • نجوم، هوا و فضا
  • موفقیت و پیشرفت

© انتشار تمام یا بخشی از محتوای روکیدا در رسانه‌های آنلاین یا آفلاین، حتی با درج منبع و لینک به روکیدا، ممنوع بوده و صرفا با مجوز کتبی امکان‌پذیر است. 1400