اگر به دنبال راهی برای بهتر کردن ایمیل‌های کاری خودتان هستید، در جریان باشید که تنها نیستید. حتی افراد حرفه‌ای هم خیلی اوقات برای نوشتن ایمیل با مشکل روبرو شده و شفافیت، جمع بندی و کند بودن سرعت را از جمله مهم ترین عوامل اعلام می‌کنند.
اما نباید نوشتن ایمیل‌های کاری برای شما سخت و پیچیده باشد و برای نوشتن ایمیل‌های واضح و جذاب نیازی به مدرک هم ندارید! توجه به چند نکته و ترفند به شما برای برقراری ارتباط به روشی کارآمد و بدون صرف زمان زیاد کمک می‌کند.
1. از قالب بندی متن به نفع خودتان استفاده کنید
تقریباً همه ایمیل‌های امروزی در قالب کدهای HTML نوشته می‌شوند و این یعنی می‌توانید از قالب بندی محتوا برای تأکید یا شفاف سازی بخشی از متن استفاده کنید. استفاده از متن‌های پررنگ، زیرخط دار و مورب می‌تواند به انتقال هر چه بهتر مفهوم کمک کند.
با به کار بردن این قالب بندی‌های متن برای جلب توجه به سمت مفاهیم کلیدی، خوانایی ایمیل‌های شما بیشتر شده و می‌توانید اطلاعات بیشتری را در یک نگاه کلی به خواننده القاء کنید. با توجه به اینکه هر کارمند اداره در روز بیش از 80 ایمیل دریافت می‌کند، این کار به شما برای برجسته تر کردن متن، واضح تر کردن و قابل درک کردن هر چه بیشتر آن کمک می‌کند.
در رابطه با متون انگلیسی هرگز از حروف بزرگ استفاده نکنید چون معمولاً این کار توهین و حتی بی ادبی تلقی می‌شود.
قالب بندی متن می‌تواند به جلب توجه خواننده به سمت اطلاعات مهم یا تأکید بیشتر کمک کند
2. مثل حرفه ای‌ها از لینک استفاده کنید
وقتی شخصی لینک یک داکیومنت یا سایت را درج کند کار شما راحت تر می‌شود و تنها کاری که باید انجام دهید کلیک کردن روی لینک مربوطه برای دسترسی به منبع آن است. ابرلینک‌ها راهکار خیلی خوبی برای حرفه‌ای تر شدن ایمیل‌ها و جذابیت هر چه بیشتر آنها نزد خوانندگان است.
به همین دلیل باید یک نرم‌افزار ایمیل خیلی خوب داشته باشید البته اکثر سرویس‌های ایمیل تحت وب امروزی مثل جی میل هم خوب کار می‌کنند. گرچه این کلید میانبر در هر اپلیکیشنی متفاوت است اما معمولاً از ترکیب کلیدهای Ctrl + K (برای مک Cmd+K) برای اضافه کردن لینک استفاده می‌شود. اگر این روش کار نکرد، می‌توانید از منوی Help اپلیکیشن استفاده کنید.
لینک‌ها به مخاطبان کمک می‌کنند تا به سرعت منبع اطلاعات را پیدا کنند
3. از به کار بردن فونت‌های غیرعادی یا غیرحرفه‌ای خودداری کنید
وقتی قرار است برای ایمیل‌های حرفه‌ای فونت انتخاب کنید، سعی کنید به همان فونت‌های کلاسیک پایبند باشید. مثلاً خوانایی فونت‌های Arial و Calibri خوب است، برای مخاطبان آشنایی دارند و برای محیط‌های بیزنسی بسیار مناسب هستند. همچنین برای رسیدن به حداکثر خوانایی در سراسر متن از یک فونت استفاده کنید.
برای رسیدن به ظاهر و حس و حال حرفه‌ای تر از فونت‌های عادی استفاده کنید
4. یک امضای حرفه‌ای برای خودتان بسازید
بعضی شرکت‌ها در زمینه آنچه که باید در امضاء وجود داشته باشد (یا نداشته باشد) دستورالعمل‌های راهنمای خاصی دارند اما در غیر این صورت خود شما هم می‌توانید این کار را انجام دهید.
درج لوگوی شرکت هم می‌تواند کمک زیادی به حرفه‌ای تر شدن ایمیل کند. اپلیکیشن‌های ایمیل مدرن معمولاً به شما امکان می‌دهند که لوگو را در مرکزیت متن قرار داده و متن را زیر آن بنویسد. یا می‌توانید لوگو را در سمت چپ قرار داده و متن را سمت راست آن درج کنید. در هر دو صورت ایمیل‌های شما حرفه‌ای تر به نظر رسیده و خوانندگان راحت تر می‌توانند با شرکت شما ارتباط برقرار کنند.
همچنین برای نوشتن امضای ایمیل باید سعی کنید سادگی را حفظ کنید. در این امضا فقط نام، سمت و شماره تلفن خودتان را اعلام کنید و در صورت امکان برای حساب‌های خودتان در شبکه‌های اجتماعی از آیکن‌های ساده‌ای استفاده کنید. برندهایی مثل توئیتر، فیسبوک و اینستاگرام همگی آیکن‌های خاصی دارند که می‌توانید از آنها در امضاهای خودتان استفاده کرده و آنها را به پروفایل‌های خودتان لینک کنید.
ابزارهای مختلفی هم برای ساختن امضاء وجود دارند مثل WiseStamp که به شما برای ساختن امضاهایی حرفه‌ای ظرف چند دقیقه کمک می‌کنند.
یک امضای حرفه‌ای کمک زیادی به حرفه‌ای تر شدن هر چه بیشتر ظاهر ایمیل‌ها می‌کند
5. ایمیل را باز خوانی کرده و غلط‌های احتمالی را رفع کنید
شاید پرورش این عادت کار سختی باشد به خصوص برای اشخاصی که در روز 30 تا 40 ایمیل کاری می‌نویسند اما این کار کمک زیادی به برقراری ارتباط هر چه مؤثرتر می‌کند. اشتباهات املایی، دستوری و غیره همگی باعث می‌شوند ایمیل شما کمتر حرفه‌ای به نظر برسد.
می توانید برای انجام این کار از ابزارهای مختلف کمک بگیرید. مثلاً برای زبان انگلیسی Grammarly یک افزونه مرورگر بسیار مفید است که به یافتن چنین اشتباهاتی کمک می‌کند اما دقت داشته باشید که نباید فقط متکی بر ابزارهای خودکار باشید. باید ایمیل خودتان را از ابتدا تا انتها با دقت بخوانید تا همه اشتباهات احتمالی را پیدا کنید.
حتماً اشتباهات داکیومنت‌ها را رفع کنید و به دنبال یک ابزار مفید برای کمک به نوشتار باشید
6. از کش دادن مطلب خودداری کنید!
بیشتر افراد مثل ما و شما هر روز تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنند. به غیر از یک سلام ساده و خداحافظی مؤدبانه سایر قسمت‌های متن را هم تا جای امکان ساده و مستقیم نگه دارید. از تکرار مکررات و طولانی شدن متن پیشگیری کنید.
نوشتن ایمیل مثل حرف زدن نیست. این متون روی صفحه نمایش می‌مانند و مخاطب هر زمان که خواسته باشد می‌تواند به آن دسترسی پیدا کند پس نیازی به تکرار موضوعات یا چند بار ارجاع به یک محصول یا یک مفهوم خاص وجود ندارد.
همانطور که اشاره شد با استفاده از قالب بندی متن برای تأکید و درج لینک برای ارجاع به اسناد می‌توانید ایمیل خودتان را ساده اما کارآمد و قوی کنید.
خلاصه
نوشتن ایمیل‌های کاری خوب کار سخت و زمانبری نیست هر چند نیاز به تمرین دارد. این 6 نکته ساده به شما برای نوشتن متونی واضح تر و خواناتر کمک می‌کنند و به متن شما ظاهر و حس و حالی حرفه‌ای تر می‌دهند.
نوشتن ایمیل‌های حرفه‌ای با اطمینان و به موقع مهارتی است که می‌توان مثل هر مهارت دیگری آن را یاد گرفته و بهبود داد. منابع زیادی هم در فضای آنلاین وجود دارند از جمله الگوهای رایگان که به شما برای انجام هر چه بهتر و راحت تر این کار کمک می‌کنند.
