با این ۹ استراتژی عالی بهره وری کارکنان را به حداکثر برسانید

در ایران با نزدیک شدن به تعطیلات سال نو با شرایط مشابهی روبرو می‌شویم.  این موضوع در حوزه کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها اختلالاتی ایجاد کرده و می‌توانید از کارمندان خود انتظار حواس پرتی را داشته باشید.

فرقی ندارد دغدغه آنها برنامه ریزی برای شب سال نو باشد یا خرید هدیه برای اعضای خانواده، در این شرایط بهره وری کارکنان افت پیدا می‌کند و در این فصل شاهد برخی از ناهماهنگی‌ها بین کارکنان هستیم.

شاید وسوسه شوید در چنین موقعیتی راه سخت گیری را در پیش بگیرید و به کارکنانتان بفهمانید که باید بدون توجه به جشن‌های اجتماعی و ملزومات تعطیلات، تمرکز معمول را به کارشان داشته باشند، شاید به کار گرفتن این روش برای مدیریت چنین موقعیتی بهترین کار نباشد.

به جای اینکه بهره وری را به شانس بسپارید، به دنبال پیاده سازی یک استراتژی کاری “سازگار با تعطیلات” باشید. ما در این مقاله چند راهکار به شما ارائه می‌دهیم که می‌توانید به کمک آن کارکنانتان را درگیر کار بسازید و در واقع نسبت به روش قبل که هیچ تعادلی بین کار و زندگی ایجاد نمی‌کند و حتی باعث می‌شود کارکنان استرس بیشتری در طی تعطیلات احساس کنند، موثرتر واقع می‌شود.

1- ساعات کاری منعطف‌تری را در نظر بگیرید

اعضای تیم شما برای انجام مسئولیت‌های شخصی و مسئولیت کاری خود ممکن است در حال گذراندن دوران سختی  باشند.

اگر بتوانید برای کارکنان خود ساعات منعطف‌تری را در نظر بگیرید تا بتوانند ساعات کاری خود را برای رسیدن به خانواده و موارد ضروری اجتماعی خود در این اوقات تغییر بدهند می‌توانید از بار روانی  آنها – که در زمان تعطیلات افزایش پیدا می‌کند – بکاهید.

منظور ما این نیست که اعضای تیم هر وقت دلشان خواست سر کار بیایند و بروند یا اینکه نسبت به گذشته، ساعات کمتری به کار مشغول شوند. آنها را تشویق کنید که برنامه ریزی کرده و با همکاران و هم‌تیمی‌های خود ارتباط خوبی داشته باشند. از تقویم مشترک استفاده کنید (مانند تقویم گوگل) به این ترتیب می‌توانند برای زمانی که همه افراد برای همکاری و جلسه در دسترس هستند راحت‌تر برنامه ریزی کنند. اگر همین حالا هم ساعات کاری منعطفی برای تیمتان دارید، مطمئن شوید که با ابزاری مانند Slack به طور مرتب چک می‌شوند، این را هم در نظر داشته باشید که با ابزاری مانند اسکایپ یا کنفرانس ویدیویی می‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید.

تحقیقات نشان می‌دهد تا زمانی که همه کارها به طور مرتب انجام شوند و شیفت کاری پوشش داده شود، وجود ساعات کاری منعطف باعث افزایش بهره وری می‌شود.

2- از کارکنان نخواهید اضافه کاری کنند مگر در صورت وجود ضرورت مطلق

گاه به انجام رساندن کار یک مشتری نیازمند اضافه کاری است، این موضوع قابل پیش بینی و مایه افتخار است.

با این حال، اگر به پایان رسیدن پروژه مورد نظر در روز بعد مشکلی ایجاد نمی‌کند، نیازی نیست کارکنان را مجبور کنید تا اواخر شب کار کنند. اضافه کاری در طی فصل تعطیلات باعث می‌شود دیدگاه کارکنان نسبت به کار اضافه این باشد که در حال تنبیه شدن هستند و این موضوع روی کیفیت کاری که در حال انجام آن هستند تاثیر می‌گذارد. مطمئن شوید که به همه چیز فکر کرده‌اید و در هنگام کار روی پروژه‌های مهم، زمان کافی برای تنفس و تمام کردن آن در اختیار کارکنان قرار بدهید، به این هم فکر کنید که احتمال دارد با مشکلاتی مانند در تعطیلات بودن کارکنان و پاسخگویی کند کاربران طی تعطیلات مواجه شوید.

ممکن است زمان‌هایی هم پیش بیاید که اضافه کاری ضرورت پیدا می‌کند. در چنین شرایطی اگر می‌توانید، اضافه کاری را به جای یک وظیفه اجباری، به عنوان یک مزیت برای کسانی که می‌خواهند در طی تعطیلات بیشتر کار کنند پیشنهاد بدهید. اگر ایجاد چنین انعطافی برای شما ممکن نیست، برای پیش بردن برنامه خود هر کاری که می‌توانید را انجام دهید تا کارکنان موضوع را متوجه شده و برای زمان‌هایی که می‌توانند برای این کار اختصاص دهند برنامه ریزی کنند. از آنها تشکر کنید. حتی اگر این اضافه کاری یکی از وظایف معینی است که از آنها انتظار می‌رود انجام دهند. از خدمات آنها سپاسگذاری کنید و اجازه بدهید بدانند که کارشان برای شما ارزشمند است.

3- خرید آنلاین برای تعطیلات را در ساعات کاری ممنوع کنید

این موضوع برای مدیریت بهره وری کارکنان در طی تعطیلات سال نو اهمیت بسیار زیادی دارد زیرا در محل کار شیوع پیدا می‌کند.

وقتی می‌توان حجم عظیمی از خریدهای تعطیلات خود را از طریق اینترنت انجام داد چه کسی وسوسه نمی‌شود این کار را هر روز هفته انجام دهد و از دردسرهای خرید خود را راحت کند؟

با اعضای تیم خود درباره سیاست‌های مربوط به انجام فعالیت‌های شخصی (مانند خرید آنلاین) در ساعات کاری و با استفاده از اموال شرکت صحبت کنید. اگر موردی که ما مثال زدیم را برای آنها در نظر گرفته‌اید، خودتان نیز از آن پیروی کنید. شما هم در طی ساعات کاری به خرید آنلاین نپردازید.

4- در برابر حال و هوای تعطیلات واقع بین باشید

تعطیلات در واقع زمان خوبی برای ایجاد اتصالی قوی‌تر بین اعضای تیم، به اشتراک گذاشتن داستان‌های مسافرت‌ها، غذاها و مقصدهای جالبی است که اعضا آن را تجربه کرده‌اند.

واقع بین باشید و بپذرید که کارکنان ممکن است در این وقت سال کمی پرحرف‌تر شوند. شما هم می‌توانید به جمع آنها بپیوندید، حتی اگر رئیس هستید. فقط مطمئن شوید بین صرف زمان برای تعریف درباره کلکسیون بدشکل عمه و خاله، با رسیدگی به امور مشتریان تعادل وجود دارد.

به زمان افراد حاضر در جلسات اهمیت بدهید. پانزده دقیقه کامل را صرف صحبت درباره موضوعات خارج از دستور کار صرف نکنید – اعضای تیم از اینکه برای زمانشان احترام قائل شوید از شما سپاسگذار خواهند بود. فعال باشید. برای مثال اگر اعضای تیم نمی‌توانند جلوی هیجان خود را بگیرند و می‌خواهند ارتباط بیشتری با هم داشته باشند، می‌توانید برای صرف نهار در دفتر برنامه بریزید.

5- درباره امور قابل انجام در داخل و خارج تیم، در جلسات به بحث بپردازید

هیچ کس دوست ندارد مسائل تکراری را بشنود، اما طی تعطیلات وجود جلسات باعث می‌شود حواس افراد به یک موضوع متمرکز شود. برای مثال، به جای اینکه خروجی کار را به شانس بسپارید، برگزاری یک جلسه در اول صبح آغاز هفته، می‌تواند باعث بهره وری بیشتر در طول هفته شود. اجازه ندهید این جلسه زمان زیادی به طول بیانجامد، و به خاطر داشته باشید که آنچه در جلسه می‌گذرد باید ثبت شده و بین اعضای تیم به اشتراک گذاشته شود تا همه روی یک موضوع تمرکز کنند.

از اینکه طی جلسات هفتگی زیاد از شما سوال شود نترسید، به اعضای تیم توضیح بدهید که دقیقا چه کارهایی باید انجام شود، و از آنها بخواهید برای عناصر مختلف پروژه پاسخگو باشند. اگر لازم می‌دانید می‌توانید برای حفظ بهره‌وری تک تک کارکنان، از یک سیستم نمره‌دهی استفاده کنید. در اواسط هفته بررسی کنید که آیا پیشرفتی حاصل شده است یا خیر.

مجبور نیستید تمام جزئیات را کنترل کنید، فقط به همه هشدار بدهید که در مورد روان نگه داشتن جریان کاری بسیار جدی هستید. اگر کارکنان در کار خود سستی به خرج بدهند، شما بلافاصله متوجه خواهید شد و می‌توانید قبل از آنکه فاجعه‌ای رخ بدهد در کار آنها مداخله کنید.

6- به تغییر دادن پست‌های شبکه‌های اجتماعی شرکت توجه کنید

چرا این واقعیت را انکار کنیم که همه در پینترست، توییتر، فیس‌بوک و اینستاگرام حال و هوای تعطیلات را دارند؟

اول سال زمان خوبی برای ارتقای صفحه کسب و کاری شما است، پس کارمندانتان را تشویق کنید تا تصاویر و افکار خود را در آن با شما به اشتراک بگذارند.

با این کار کسب و کار شما چهره‌ای انسانی پیدا می‌کند و این موضوع معمولا برای کارکنان سرگرم کننده است.

7-به عنوان یک تیم به یک کمک بلاعوض روی بیاورید

این فصل، زمانی برای بخشش است، پس چرا شما هزینه یک روز کاری خود را برای کمک به پناهگاه زنان، بانک غذای نیازمندان، یک مجموعه حمایت از حیوانات یا هر انجمن یا سازمان مدنی دیگری صرف نکنید؟ یا به عنوان یک کسب و کار به چند خانواده نیازمند کمک کنید و این فرصت را به اعضای تیم خود بدهید تا هدایا را انتخاب و کادو کنند.

این موقعیت فرصت خوبی برای هدیه دادن کارکنان نیز می‌باشد. می‌توانید از سازمانی پشتیبانی کنید که با ارزش‌های کسب و کاری شما همخوانی دارد و مجموعه‌ای از کارکنان خود را برای کاری که متناسب با بودجه حقوقی شماست به آن سازمان بفرستید تا یک روز در آنجا به کار مشغول شوند. این برنامه جالب خواهد بود و کارکنان از اینکه می‌دانند برای یک کار اجتماعی(مدنی) کمک می‌کنند حس خوبی خواهند داشت.

8- در روز آغاز سال جدید کار را زودتر تعطیل کنید

در ترافیک ماندن در یک روز مانده به آغاز سال نو معمولا باعث عصبی شدن افراد می‌شود، بنابراین کارکنان خود را سورپرایز کنید و به آنها اجازه دهید زودتر اداره را ترک کنند.

علاوه بر این، با اجرای استراتژی‌های عنوان شده در این مقاله خواهید دید که آنها اخیرا بهره وری خوبی داشتند و حال سزاوار کمی استراحت هستند!

9- خوش بگذرانید – تعطیلات هر سال یک بار اتفاق می‌افتد!

در نهایت، در برابر تعطیلات مقاومت نکنید. آن را بپذیرید و از این زمان به عنوان فرصتی برای امتحان برخی از استراتژی‌ها و ابزار بهره وری استفاده کنید. انعطاف و درک شما در بلند مدت موجب ایجاد وفاداری کارکنان و زیرساختی خوب برای کسب و کارتان خواهد شد.