کدام رفتارهای شما باعث می شود، اعضای تیم نتوانند وظایف خود را به خوبی انجام دهند؟

در این مطلب، روش هایی را برای افزایش بهره وری اعضای تیم معرفی خواهیم کرد. با روکیدا همراه باشید.

به عنوان مدیر و رهبر یک سازمان، یکی از مهمترین نقش های شما، الهام بخشیدن و ایجاد انگیزه در اعضای تیم است. این کار شبیه به کار مربیان ورزشی است. البته شاید نتوانیم مثل یک مربی افسانه ای مانند الکس فرگوسن باشیم، اما می توانید از نکات مثبت چنین افرادی درس بگیریم و سعی کنیم مثل آنها باشیم.

به عنوان یک رهبر، باید با بازیکنان تیم خود، رابطه بهتری داشته باشید. شما باید به بازیکنان جوان تر، درس زندگی بیاموزید. اما، رهبر بودن به معنای خودآگاهی است. یعنی پذیرفتن کاستی ها و اشتباهاتی که شما به عنوان یک رهبر، مرتکب می شوید و کار تیم را سخت تر می کنید.

شاید پذیرفتن این مسئله که برخی رفتارهای شما باعث می شود، اعضای تیم نتوانند به خوبی وظایف خود را به پایان برسانند، کار سختی باشد. در اینجا ۹ مورد از رفتارهای مدیران اشاره می کنیم که باعث می شوند، اعضای تیم نتوانند کارهای خود را به راحتی انجام دهند.

۱- کمک نکردن به آنها، در اصلاح مشکلات مربوط به مدیریت زمان.

دلیل اصلی این مشکل، که ما نمی توانیم بهره وری کافی داشته باشیم چیست؟ جواب این سوال، کلنجار رفتن با مقوله مدیریت زمان است.

شاید بگویید، مشکل مدیریت زمان کارمندان به من چه ارتباطی دارد؟ این مشکل خودشان است. این که یک فرد نمی تواند به درستی از زمان خود استفاده کند، به شما ارتباطی ندارد؟ خوب، این وظیفه شماست که در زمان بروز چنین مسائلی، به اعضای تیم خود کمک کنید. اما چطور می توانید به اعضای تیم، در مورد مشکلات مربوط به مدیریت زمان کمک کنید؟

به عنوان اولین نکته، مطمئن شوید که آنها زمان خود را صرف اولویت ها می کنند. یک راه برای اینکه بفهمید به چه چیزهایی اهمیت می دهند، این است که در مورد اهدافشان با آنها بحث کنید. این بحث می تواند به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا به صورت سالانه، در راستای اهداف سازمان شما انجام شود. انجام این کار، نه تنها به فعالیت ها هدف و معنی می بخشد، بلکه به شما اطمینان می بخشد که کارمندان، در حال کار کردن روی موضوعات درست، در زمان درست هستند.

بعد از کشف این مسئله، می توانید:

  • به آنها کمک کنید تا مسائل پیچیده را حل کنند. برای مثال، بفهمید که چرا کارها را تا موعد مقرر به اتمام نمی رسانند. اگر لیست انجام وظایف آنها، بسیار طولانی است، به آنها یاد دهید که چگونه اولویت بندی کنند.
  • چیزهایی که حواس آنها را پرت می کند کم کنید. مثلاً جلسات غیرضروری را کمتر کنید.
  • موعد مقرر برای به پایان رساندن وظایف باید منطقی باشد.
  • ساعت کاری انعطاف پذیر برای آنها در نظر بگیرید. تحقیقات نشان می دهد که ساعت ثابت، مثلاً ۷ تا ۳، باعث کاهش بهره وری می شود. اجازه دهید تیم شما ساعتهایی کار کند که بهره وری بیشتری داشته باشد.
  • اگر کارمندان از تمام توان و وقت خود استفاده می کنند، وظایف اضافی به آنها محول نکنید.
  • آنها را ترغیب کنید تا یک کار بزرگ را به بخش های کوچکتر تقسیم کنند.
  • به آنها کمک کنید تا بین زندگی شخصی و زندگی کاری، تعادل برقرار کنند. اجازه دهید هر از گاهی، فرصتی برای استراحت داشته باشند. وقتی ساعت کاری به اتمام رسید، از آنها نخواهید بیشتر کار کنند.

۲- فقدان هوش هیجانی

همانطور که در مقالات مختلف به آن اشاره شده، هوش هیجانی عبارت است از توانایی درک کردن، حس کردن و واکنش نشان دادن به هیجانات خود و اطرافیان. علاوه بر این، هوش هیجانی شامل بخش های زیر می شود:

  • خودآگاهی: احساسات و نقاط ضعف و قوت خود را بشناسید.
  • خودمدیریتی: هیجانات خود را طوری کنترل کنید که آرام بمانید.
  • آگاهی اجتماعی: مهارت های اجتماعی برای درک کردن مخاطب و ارسال پیام به یک گروه خاص.
  • مدیریت روابط: همدلی با دیگران، به طوری که بتوانید با آنها رابطه عمیق تری برقرار کنید.

لازم است بدانید که هوش هیجانی، نه تنها نقش مهمی در بهره وری ایفا می کند، بلکه به شما کمک می کند تا یک رهبر موثر باشید. برای مثال، به لطف هوش هیجانی، شما می توانید نقاط ضعف و قوت تیم خود را شناسایی کنید. برای این کار، شما می توانید وظایف را به آنها محول کنید، به جای آنکه همه را به تنهایی انجام دهید. همچنین، شما مهارت های ارتباطی لازم برای شرح دادن اهداف و انتظارات برای این وظایف را خواهید داشت.

۳- این که هرگز اتاق کار خود را ترک نکنید.

یک ایراد بزرگ که بسیاری از مدیران در زمینه بهره وری مرتکب می شوند، این است که تمام روز را روی صندلی خود نشسته اند. حداقل روزی یک بار در شرکت قدم بزنید. این کار به شما فرصتی می دهد، تا با همکارانتان معاشرت کنید. این مکالمات کوتاه می توانند جایگزین فرستادن ایمیل یا جلسات طولانی شوند.

به دنبال راه هایی باشید تا برای هر یک از کارمندان وقت بگذارید. یک جلسه کوتاه به همراه ناهار یا یک مکالمه تلفنی کوتاه. این کار، نه تنها حس همکاری و اعتماد را افزایش می دهد، بلکه فرصتی به شما می دهد تا بر کار آنها نظارت داشته باشید. در حین نظارت بر کار آنها، خواهید فهمید که چه مشکلاتی دارند و چگونه می توانید برای حل این مشکلات، به آنها کمک کنید.

برخی محققان به کاربرد شبکه های اجتماعی در این زمینه اشاره دارند. با هر روشی که این کار را انجام می دهید، باید بهترین روش برای ایجاد انگیزه در آنها را پیدا کنید. آیا آنها به حمایت نیاز دارند، یا رقابت؟ مربی شمایید. پس تصمیم گیری با شماست.

۴- مدیریت ذره بینی (Micro-management)

هر وقت که به تماشای یک بازی فوتبال می نشینم، یک مسئله بدجور روی اعصاب من است. آن هم زمانی است که مالک تیم، خود را به شدت درگیر بازی می کند. می فهمم. این تیم توست و برای آن هزینه کردی، وقت گذاشتی و حسابی تلاش کردی. اما بگو چرا یک مربی استخدام کردی؟ پس او چه کاره است؟ اجازه بده که مربی تیم، تنها کسی باشد که با بازیکنان و مسئولین زمین بازی، صحبت می کند. تو باید آرام در کنار زمین بنشینی. نقش خود را از فراموش نکن: تو یک حمایت کننده هستی!

زمانی که سخن از مدیریت و رهبری به میان می آید، یک نکته همیشه اهمیت دارد. اگر به اعضای تیم خود اعتماد ندارید تا اجازه دهید خودشان به کارها رسیدگی کنند، پس چرا آنها را استخدام کردید؟

گرچه مدیریت ذره بینی گاهی لازم است، اما زیاده روی در این کار، کارمندان را دیوانه خواهد کرد. پس، چنین رئیسی نباشید. شاید کمی چالش برانگیز باشد، اما از پس آن بر می آیید با:

  • استخدام افراد درست.
  • بیان واضح اهداف و انتظارات.
  • تأمین ابزار و منابع مورد نیاز آنها.
  • ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری در سازمان.
  • از تیم خود بخواهید که همه چیز را یادداشت کنند، تا هم شما و هم خودشان بدانند که چه کارهایی انجام داده اند.
  • اجازه دهید هر زمان و به هر شکل که خواستند کار کنند (البته بر اساس چارچوب های شرکت).
  • اجازه دهید که در تصمیم گیری ها نقشی داشته باشند.

۵- شرایط کاری نامساعد

برای یک لحظه، به شرایط کاری فکر کنید. به تازگی، شغلی که آرزویش را داشته اید پیدا کردید. اما در روز اولی کاری، می‌بینید که محل کار شما در یک مکان شلوغ از شهر قرار دارد. علاوه بر سروصدا، یک صندلی درب و داغون با یک کامپیوتر که بهتر بود در موزه نگهداری می شد نصیبتان می شود. خداروشکر، خبری از نور هم در محل کارتان نیست. آیا می توانید بالاترین سطح کارایی و بهره وری را در چنین شرایطی ارائه دهید؟

زمانی که به تیم خود فکر می کنید، به شرایط و محیط کاری آنها نیز فکر کنید. میز و صندلی ارگونومیک به همراه کامپیوترهای به روز برای آنها تهیه کنید. مکانی آرام و به دور از هیاهو برایشان تأمین کنید تا بتوانند تمرکز کنند. مطمئن شوید که نورپردازی دفتر کار، مناسب باشد. تا جایی که امکان دارد، از نور طبیعی استفاده شود، که این خود منجر به افزایش بهره وری می شود.

راه های دیگری هم برای بهبود محل کار وجود دارد. از گل و گیاه استفاده کنید. اجازه دهید هر طور که خواستند، محل کار شخصی خود را بچینند.

از محیط کاری ناسالم دوری کنید. محیط کاری ناسالم یعنی رابطه بین کارمندان، رابطه ای همراه با اذیت و آزار، قلدری و کوچک شمردن باشد. حواستان به این مسائل باشد. ممکن است وارد محیط کار شما شده باشند و شما متوجه نشده باشید.

۶- عدم شفاف سازی

شاید یکی از مهمترین مسئولیت های شما به عنوان رهبر یک سازمان، این باشد که از تمام پتانسیل تیم خود استفاده کنید. یکی از راه های رسیدن به این هدف، شفاف سازی است.

شفاف سازی باعث می شود که محیط کاری سالم تری داشته باشید و حس همکاری در افراد بالا رود. جذابیت شفاف سازی در این است که حس اعتماد را در افراد بالا می برد و مشکلات را سریع تر حل می کند.

۷- اینکه مدام آنها را به خاطر اشتباهاتشان سرزنش کنید.

یکی از ایراداتی که برخی مدیران دارند، این است که عادت دارند فقط به دنبال اشتباهات افراد بگردند، به جای اینکه به خاطر کارهای خوبشان، از آنها قدردانی کنند.

البته، توجه داشتن به نقاط مثبت به این معنی نیست که اشتباهات آنها را نادیده بگیرید. به هر حال، تنها فرصت یادگیری آنها در این است که اشتباهات را به آنها یادآور شوید. مسئله این است که نباید نسبت به تلاش آنها بی تفاوت باشید. اجازه دهید بدانند که قدردان کوشش های آنها هستید. لازم نیست که حتماً بابت هر کاری جایزه بدهید. فقط بگذارید که بابت کارهای درستشان تشویق شوند، تا دوباره آن را تکرار کنند.

۸- اینکه رفاه آنها را در اولویت قرار ندهید.

مانند بحث مدیریت زمان، شاید فکر کنید که این هیچ ربطی به شما ندارد. اما حقیقت چیز دیگریست.

بدون شک، شما نمی تواند به کارمندان خود بگویید که چطور زندگی کنند. مخصوصاً بیرون از حوزه کاری. اما می توانید در محیط کار، سلامت و رفاه آنها را در اولویت قرار دهید. به عنوان مثال، شما می توانید یک برنامه سلامتی کارمندان راه اندازی کرده و مراقبت های پیشگیرانه را ارتقا دهید.

علاوه بر این، می توانید میان وعده های سالم در نظر بگیرید و آنها را به فعالیت بدنی تشویق کنید. هرچه تیم شما سالم تر و خوشحال تر باشد، وفادارتر و فعال تر خواهد بود.

۹- مقاومت در برابر تغییر

نکته پایانی این که، تغییر را با آغوش باز بپذیرید. شاید خیلی با آن راحت نباشید، اما تغییر، ماندگارترین چیز است. پذیرفتن تغییر تنها راحت گذراندن پستی و بلندی های تجارت است. سعی کنید این دیدگاه را به کارمندان خود هم انتقال دهید.

برای مثال، ساعت های کاری منعطف و دورکاری را در نظر بگیرید. تا چند سال پیش، حتی حرف زدن در مورد چنین ایده ای، یک تابو و حرکت ناشایست به شمار می رفت. امروزه، ۵۷ درصد از شرکت ها، ساعت های کاری منعطف به کارمندان خود می دهند. همچنین، ۱۵۹ درصد افزایش در دورکاری وجود داشته است.

با تمام این تفاسیر، شما مربی و رهبر هستید. پس خودتان باید بهترین مدل را برای مدیریت انتخاب کنید. به تیم خود کمک کنید تا کارها را به سادگی پیش ببرند. با استفاده از مطالب علمی نوین، دانش خود را به روز نگه دارید. مراقب باشید تا انجام کارها را برای اعضای تیم خود سخت نکنید.