نمی‌توانید همه وظایف را به پایان برسانید؟ سه روش ساده برای عقب نماندن از برنامه

تمرکز بر موعد مقرر، ممکن است باعث شود شما مهمترین وظایف خود را نادیده بگیرید.

به عنوان صاحب یک تجارت کوچک، به دلیل تقاضای بالا، همیشه زمان کم می آورید. اگرچه ممکن است رسیدگی به وظایف بر اساس موعد مقرر، یک رویکرد منطقی به نظر برسد. اما زمان شروع رسیدگی به یک کار، نباید صرفاً بر اساس موعد مقرر باشد. شما نه تنها باید بدانید که موعد مقرر یک وظیفه چه زمانیست، بلکه باید بدانید چقدر طول می کشد. اگر هر دو عامل را در نظر نگیرید، احتمالاً وظایف فوری را بر مهمترین وظایف که برای تجارت شما بسیار مهم هستند، ترجیح خواهید داد. در اینجا سه روش برای ارزیابی مجدد اولویت ها و اطمینان از عقب نماندن از برنامه ها معرفی می‌کنیم.

۱- پروژه های بزرگ را به وظایف کوچک با موعد مشخص، تقسیم کنید.

مهمترین کارهایی که باید برای تجارت خود انجام دهید، معمولاً شامل پروژه ها یا تولیدات طولانی مدت می شود که هفته ها یا شاید حتی ماه ها طول می کشد. اما شما کاری که برایش دو روز مهلت دارید نسبت به پروژه بزرگی که موعد مقرر آن سه ماه دیگر است، در اولویت قرار می‌دهید. چرا که فرصت کمتری برای انجام آن دارید. حالا در نظر بگیرید کاری که موعد آن دو روز دیگر است، فقط پنج دقیقه طول می کشد، اما آن پروژه ای که سه ماه مهلت دارد، دو هفته از برنامه عقب است و به هفته ای ۴۰ ساعت کار مداوم نیاز دارد. در این صورت، کدام را در اولویت قرار می دهید؟

گزارش سالانه موسسه مدیریت پروژه نشان می دهد، شرکت ها به دلیل عملکرد ضعیف، سالانه ۱۲ درصد از سرمایه گذاری خود را در پروژه ها از دست می دهند. این امر تا حدودی به این دلیل است که مدیران و کارمندان پروژه، در این توهم هستند که وقت زیادی دارند. اما این طور نیست. وظایف بزرگ با موعد مقرر طولانی، این حس را در شما ایجاد می کنند که این یک پروژه بیشتر نیست و هنوز وقت برای آن زیاد است و نباید عجله کرد. برای جلوگیری از ایجاد این حس، باید فکری بکنید. بهترین کار این است که آن را به چند قسمت تقسیم کنید و برای هر یک، موعدی جداگانه تعیین کنید. شاید موعد مقرر پروژه، سه ماه دیگر باشد. اما اگر لازم باشد یکی از بخش های آن را امروز به پایان برسانید، اولویت این بخش بالاتر از آن وظیفه پنج دقیقه ای است که فردا باید تمام شود. 

۲- کارهایی که به افراد دیگر وابسته است را در اولویت قرار دهید.

به عنوان یک صاحب کسب و کار، بسیاری از مهمترین وظایف شما شامل جذب تیم رهبری و کارمندان شما خواهد بود. به عنوان مثال، کدام یک اولویت بیشتری از نظر شما دارند: رسیدن به چشم انداز فروش که می خواهید ماه آینده به آن برسید یا به پایان رساندن یک سخنرانی مهم در هفته آینده؟

شما باید فرض را بر این بگذارید: کارهایی که به مشارکت دیگران نیازمند است، مانند مذاکرات فروش، بیشتر از کاری که خودتان انجام می دهید طول می کشد. اگر این کار را انجام ندهید، زمانی که به موعد مقرر نزدیک می شوید، خود را در شرایط دشواری خواهید یافت. به این دلیل که لازم است زمان زیادی را صرف کنید تا با کسی که باید این کار را انجام دهد تماس بگیرید و از او بخواهید که کار را سریع تر به پایان برساند.

زمانی که تخمین می زنید یک وظیفه چقدر از وقت شما را می گیرد، حتماً زمان انتظار و زمانی که تلف می شود را نیز در نظر بگیرید. هرچه افرادی که وظایف را به آنها محول می کنید حرفه ای تر باشند، زمان بیشتری ذخیره خواهید کرد. به همین ترتیب، هر چه کنترل کمتری نسبت به افرادی که وظایف را به آنها محول می کنید داشته باشید، باید تأخیر و اتلاف وقت بیشتری را در نظر بگیرید.

۳- اگر مطمئن نیستید که یک کار چه مدت طول می کشد، در اولین فرصت آن را شروع کنید.

در تجارت، به خصوص به عنوان یک استارتاپ، شما دائماً با کارهایی مواجه می شوید که قبلاً انجام نداده اید. گاهی بر سر دوراهی قرار می گیرید. از یک طرف، کاری که قبلاً انجام داده اید و مهلت کمی دارد. از طرف دیگر، کاری که قبلاً انجام نداده اید و مهلت بیشتری دارد. احتمالاً کاری که مهلت کمی دارد را در اولویت قرار می دهید.

اما تجربه ثابت کرده که معمولاً افراد نمی توانند تخمین درستی از مدت زمان به پایان رساندن یک فعالیت داشته باشند.

کوچکترین موانع یا حواس پرتی غیر منتظره می تواند یک کار نیم روزه را به یک کار یک روز و نیمه تبدیل کند. باید برای هر فعالیت، ۱۰ تا ۱۵ درصد زمان اتلاف شده در نظر بگیرید. سعی کنید همیشه موعد کوتاه تری نسبت به موعد مقرر در نظر بگیرید تا اتفاقات پیشینی نشده، خللی در کار شما ایجاد نکند.

شاید در نگاه اول، انتخاب اولین فعالیت برای به اتمام رساندن، آسان به نظر برسد. اما این یک فرآیند کاملاً پیچیده است. استفاده از این سه استراتژی ساده می تواند به شما برای تصمیم گیری در مورد اولویت ها کمک کند و در نهایت در رشد کسب و کار شما موثر واقع شود.