داشتن کارهای زیاد می تواند یک موهبت دو جانبه باشد. از جهت مثبت قضیه، پس از به پایان رساندن لیست کار های روزانه خود و انجام همه کار ها احساس خوبی دارید و احساس می کنید توانایی انجام درست کار ها را دارید. اما از طرف دیگر، این که بفهمید اول کدام کار را انجام دهید و چه مقدار وقت و انرژی صرف آن کنید می تواند به یک معضل بزرگ تبدیل شود. فناوری فقط آتش مشکلات را بیشتر می کند. تلفن هوشمند به شما امکان می دهد تا وقتی در صف فروشگاه های مواد غذایی یا نانوایی هستید، ایمیل خود را چک کنید. همچنین، به شما این امکان را می دهد تا در حالی که در جشن تولد خواهرزاده خود هستید، مشغول چک کردن ایمیل های خود شوید. این روزها سطح استرس در افراد بسیار بالا رفته، زیرا مرز بین زندگی و کار بسیار مبهم شده است.
مدیریت زمان یکی از بزرگترین چالش های رهبری مؤثر در قرن بیست و یکم است. اگر مراقب نباشید، ممکن است بیش از حد به کارهای غیر ضروری توجه کنید و در مقابل، به کارهای ضروری هیچ اهمیتی ندهید. توانایی اولویت بندی به اندازه توانایی تأثیرگذاری برای رهبری خوب مهم است.
یکی از فلسفه های جذاب در مورد بهره وری به یکی از شخصیت های مهم قرن بیستم یعنی دویت دی آیزنهاور، ژنرال پنج ستاره آمریکا، مربوط می شود. وی در توصیف رویکرد خود در تصمیم گیری می گوید: “من دو نوع مشکل دارم: ضروری و مهم. آنچه ضروری است به ندرت اهمیت دارد و آنچه مهم است به ندرت ضروری است.” اتخاذ تصمیمات بسیار سخت و موفق در طول زندگی وی، منجر به ایجاد اصل معروف آیزنهاور شد. این اصل به رهبران کمک کرد تا اولویت بندی خود را بر اساس ضرورت و اهمیت انجام دهند. آیزنهاور به وضوح ارزش اولویت بندی را می دانست، همانطور که نویسنده مشهور، استیون کاوی، از آن با خبر بود. همین نویسنده، ماتریس آیزنهاور را باب كرد.
در این ماتریس چهار بخش وجود دارد. هر فعالیتی که انجام می دهید را می توانید با توجه به ضرورت و اهمیت آن طبقه بندی کنید. اگر بتوانید به استفاده از آن عادت کنید، بهره وری شما بالا می رود و استرس شما کاهش می یابد. اکنون به این دسته بندی های مهم می پردازیم.
همین الان انجام بده
وظایف در این بخش مهم و ضروری است و باید بخش زیادی از روز شما به آنها اختصاص یابد. وظایف با اولویت بالا باید امروز یا فردا به پایان برسد و تقریباً همیشه شما را ملزم می کند که “ابتدا قورباغه را قورت دهید.” پاسخ به ایمیلی که نیاز به پاسخ فوری دارد، در این گروه قرار می گیرد. همچنین است به پایان رساندن یک گزارش تا صبح. علاوه بر این، کارهایی که ممکن است مجازات بدی را برای شما به همراه داشته باشد بدون معطل کردن انجام دهید. اگر اکنون به این کارها رسیدگی نکنید، ممکن است عواقب ناخوشایندی به همراه داشته باشد.
برنامه ریزی داشته باش
این وظایف مهم هستند اما ضروری نیستند، اما هنوز هم لازم است برای ساماندهی و ثبت در برنامه روزانه زمان خود را به آن ها اختصاص دهید. اینها معمولاً اهداف بلند مدت مانند به پایان رساندن یک کتاب، اخذ گواهینامه های حرفه ای یا مرتب کردن جلسات مباحثه برای پروژه های آینده است. همچنین ممکن است شامل قرار ملاقات با پزشک، بررسی عملکردهای سه ماهه یا ارائه پرونده مالیاتی باشد. نکته جالب در مورد این کارها این است که شما می توانید هر زمان که دوست داشتید بر روی آنها کار کنید. فقط فراموش نکنید که برای انجام کار، یک یادآوری مناسب مانند ایجاد نشانگرها، تعیین کنید.
وظایف خود را به دیگران محول کن
این بخش مربوط به کارهایی است که ضروری بوده اما چندان مهم نیستند و باید به یک متخصص دیگر واگذار شود. اگر طراحی گرافیکی، واقعاً کار شما نیست، چرا وقت و انرژی گرانبهای خود را با آن تلف می کنید؟ بهتر است این کار را به یک دپارتمان هنری ارسال کنید. به همین ترتیب، بسیاری از اطلاعات خوب از جلسات تجاری بدست می آیند، اما غالباً لازم نیست که برای بهره مند شدن از آن در جلسه حضور داشته باشید. می توانید کسی را برای نوت برداری به جلسه اعزام کنید و خودتان به جلسه نروید. به این ترتیب می توانید از زمان خود برای اولویت های دیگر استفاده کنید. با این حال، اگر هیچ کدام نتیجه نداد، می توانید خودتان روی آن ها کار کنید، اما تنها به عنوان اولویت سوم پس از به اتمام رساندن اولویت های اول و دوم.
حذف کن
آن فعالیتهای بی اهمیت و غیر ضروری که انگار روز شما را می خورند در این دسته قرار می گیرند. این موارد معمولاً شامل چیز هایی می شود که حواس شما را پرت می کنند: بازی کردن یا فرستادن پیام با گوشی، افتادن در چاه رسانه های اجتماعی یا چک کردن ایمیل های بی پایان. همه این ها در حالی رخ می دهد که الویت های اصلی را فراموش کرده اید. سعی کنید تا حد ممکن این عادت های بد را از بین ببرید. این عادت ها جز اتلاف وقت چیزی نیستند و مانع از انجام کارهای مهم شما می شوند. این بدان معنی نیست که شما نمی توانید گاهی اوقات در فعالیت های متفرقه شرکت کنید. به هر حال همه به کمی تفریح و فعالیت های جانبی نیاز دارند. فقط یادتان باشد که زمان زیادی را به آن اختصاص ندهید.
ماتریس آیزنهاور ابزاری مؤثر است که می توانید به صورت شخصی و حرفه ای از آن استفاده کنید. از آن برای کاهش زمان تلف شده و افزایش بهره وری استفاده کنید. این بدان معناست که استرس کمتری خواهید داشت و در نهایت بیشترین بهره وری را از توانایی های خود خواهید برد. این یک پیروزی برای شما و برای همه افراد در زندگی شما است. به اولویت بندی فکر کن!
