۸ گام برای سازماندهی تجارت کوچک شما: کارهای زیاد در زمان کوتاه؟!

46
زمان مورد نیاز برای خواندن این نوشته: ۶ دقیقه.

اگر شما هم از آن دسته از افرادی هستید که می‌خواهید صرفه جویی در زمان داشته باشید و کارهای زیادی را در طی یک روز انجام دهید، در این مطلب با روکیدا همراه باشید. سودآوری، مسئله بزرگی است. اگر کلمه “بازدهی” را در گوگل جستجو کنید، در ۰٫۴ ثانیه حدود ۱۹۶۰۰۰۰۰۰ نتیجه به دست خواهید آورد. برای سودآوری بیشتر، ابتدا بایستی کسب وکار کوچک خود را سازماندهی کنید و سپس آن را آغاز نمایید.
در ادامه، آمارهایی که بر مبنای یک نظرسنجی از ۱۲۹۰ صاحب کسب و کار کوچک است، را می‌بینید:
• ۸۳ درصد از صاحبان کسب و کارهای کوچک، معتقدند که داشتن یک اداره سازمان یافته، جزء حیاتی کار آن‌ها است.
• ۶۳ درصد از صاحبان کسب وکارهای کوچک معتقدند، داشتن یک سازمان اداری، با میزان سودآوری تجارت، نسبت تنگاتنگی دارد.
نداشتن نظم و ترتیب، باعث سخت‌تر شدن کارها می‌شود. این قضیه، تمرکز حواس و قدرت شما را کاهش می‌دهد.
در ادامه مطلب، ۸ راه برای این که ساختاری سازمان یافته داشته باشید تا بتوانید در زمان کوتاهی، کارهای بیشتری انجام دهید، آورده شده است.
۱- یک دستیار مجازی استخدام کنید.
همواره انجام وظایف تکراری، انرژی را کاهش می‌دهد، اما برای اداره کردن تجارتتان، چاره‌ای نیست و بایستی این وظایف را انجام دهید. اگر به داشتن یک دستیار فکر می‌کنید اما تا به حال کسی را استخدام نکرده اید، می‌توانید از یک دستیار مجازی کمک بگیرید.
دستیاران مجازی، کارمندانی هستند که خدمات اجرایی را به صورت مقرون صرفه و از راه دور، پیشنهاد می‌نمایند. برای ایجاد ارائه اسلاید شو، به کسی نیاز دارید؟ برای این کار یک دستیار وجود دارد. برای تنظیم قرارهای ملاقات به کسی نیاز دارید؟ دستیاران می‌توانند این کار را انجام دهند. دستیار مجازی می‌تواند طیف وسیعی از کارها، (از ارتباط برقرار کردن با مشتریان تا کمک کردن به شما در تصمیمات استراتژیک) را می‌تواند انجام دهد. با مراجعه به سایت‌هایی از قبیل Upwork , Zirtual , Fancy Hand می‌توانید فریلنسرها و دستیاران مجازی متخصص را بیابید تا با کمک گرفتن از آن ها، بازدهی و ثمربخشی زندگی شما، ۱۰۰ برابر شود. به این صورت که شما زمان بیشتری خواهید داشت تا بر روی مسائل مهم کارتان متمرکز شوید و بتوانید تجارت خود را ارتقاء دهید.

۲- برای تمامی کارها، از فضای ابری بهره مند شوید.
آیا تا به حال برای شما این اتفاق رخ داده که کامپیوترتان خراب شود و فایل‌های مهم را از دست داده باشید؟ یا این که تا به حال پیش آمده که در یک جلسه حاضر باشید و به اسناد و مدارک و برنامه‌ها نیاز داشته باشید؟ آیا مایلید تمامی فایل‌ها از لپ تاپ به تلفن هوشمندتان، به طور کامل همگام سازی شوند؟
اگر پاسخ شما به سوالات بالا مثبت است، بهترین راه این است که فایل‌های خود را در فضای ابری نگه دارید. با این کار علاوه بر امنیت بیشتر فایل ها، هر زمان و مکانی که به آن‌ها نیاز داشتید، به راحتی دسترسی خواهید داشت. شما هم به جمع ۸۲ درصد از صاحبان مشاغل که از استراتژی ابری پیروی می‌کنند، بپیوندید و از ابزارهای رایگان از قبیل Dropbox و Google Drive، که بر روی کامپیوتر و تلفن‌های همراه اجرا می‌شوند، استفاده کنید. با این کار، هر زمانی که به فایل‌ها نیاز داشتید، بدون توجه به این که از چه وسیله‌ای ( کامپیوتر یا تلفن هوشمند) استفاده می‌کنید، می‌توانید به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

۳- سیستم خود را به نرم افزارهای حسابداری آنلاین، ارتقاء دهید.
من سالیان متمادی از نسخه دسکتاپ QuickBooks استفاده می‌کردم. نرم افزار مفیدی بود، اما زمان زیادی طول می‌کشید تا حساب‌ها را تطبیق دهد و انجام این کار، فرایند بسیار سخت و زمان بری بود. زمانی که به استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین روی آوردم، تمامی این مشکلات برطرف شد.
ابزارهای مبتنی بر فضای ابری، به آسانی و به طور حیرت انگیزی قادرند تمامی حساب‌ها را سازماندهی کنند و اتلاف وقت هم نداشته باشند. این ابزارها، وارد حساب بانکی شما می‌شوند، تعاملات را انجام می‌دهند و آن را با ورودی‌های شما، مطابقت می‌دهند. شاید بتوان گفت، بهترین ویژگی این ابزارها این است که شما می‌توانید از طریق نرم افزارهای تلفن‌های همراه، در هر زمان و مکان، حساب‌های خود را تطبیق دهید.
پیشنهاد ما به شما QuickBooks Online و Xero است.

پیشنهاد روکیدا
به 16دلیل شبکه‌های اجتماعی برای کسب و کارها فوق العاده سودمند هستند

۴- از نرم افزارهای رسانه اجتماعی استفاده کنید.
آیا می‌پندارید که استفاده از رسانه‌های اجتماعی، باعث اتلاف وقت می‌شود؟ صفحات بازخورد رسانه اجتماعی خود را به صورت دستی آپدیت نکنید. از نرم افزارهایی استفاده کنید که اکثر کارهایی که شما در زمان حضور در رسانه‌های اجتماعی انجام می‌دهید، را به صورت اتوماتیک انجام دهند و با این کار زمان بیشتری به دست آورید.
نرم افزارهای Buffer , Hootsuit , Sprout Social به صورت اتوماتیک، رسانه‌های اجتماعی را آپدیت می‌کنند که در نتیجه باعث صرفه جویی در زمان ارزشمند شما، در طی یک هفته یا یک ماه می‌شوند. به این ترتیب، زمانی که ذهن شما بر روی مسائل دیگر متمرکز است، رسانه‌های اجتماعی برای شما فعالیت می‌کنند. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل‌های بسیار قوی دریافت می‌کنید که به شما کمک می‌کنند تا برای پیش برد استراتژی‌های اجتماعی خود، تصمیمات دقیق‌ترین اتخاذ کنید.

۵- استفاده از ورق (کاغذی) سازماندهی تجارت را کند می‌کند
مدت بسیار زیادی است که ما از کاغذ برای کارها استفاده می‌کنیم. اما امروزه، تکنولوژی جایگزین‌های بهتری را پیش روی ما نهاده است. Genius Scan برای شما این امکان را فراهم آورده تا بتوانید اسناد و مدارکتان را اسکن کنید و آن‌ها را در قالب فایل‌های JPEG یا PDF بفرستید. این نرم افزار با ابزارهای نوت بوک از قبیل Evernote مطابقت دارد.
آیا مایل نیستید اسنادتان را به طور دستی اسکن کنید؟ از Shoeboxed استفاده کنید. خیلی آسان، در ابتدا تمامی مواردی که قصد دارید آن‌ها را اسکن کنید، جمع آوری می‌کنید و آن‌ها را به Shoeboxed می‌فرستید، این نرم افزار تمامی کارهای مدنظرتان را انجام می‌دهد. این نرم افزار با بسیاری از ابزارهای آنلاین همگام است تا شما به راحتی اطلاعات اسکن شده خود را بر روی آن‌ها ارسال کنید.


۶- صفحه دسکتاپ نامرتب کامپیوتر را خالی کنید.
آیا زمانی که به صفحه دستکتاپ کامپیوترتان بنگرید و ببینید که همه چیز سازمان یافته و در جای خود قرار دارد، احساس خوبی پیدا نمی‌کنید؟ اگر به یاد نمی‌آورید که چه زمانی این حس خوب را داشته اید، زمان آن فرارسیده که صفحه دستکتاپ کامپیوترتان را سازماندهی کنید. یک کار محیطی بیانگر این است که این مسئله تاثیر مستقیمی بر روی بهره وری دارد.
محققان موسسه علوم اعصاب دانشگاه پرینستون به این نتیجه دست یافتند که آشوب و هرج و مرج، باعث برهم خوردن تمرکز حواس بر روی یک موضوع خاص می‌شود. اگر صفحه نمایش کامپیوتر شما تمیز و عاری از جزئیات باشد، باعث می‌شود انگیزه و خلاقیت شما بیشتر شود. هر روز، زمانی را برای پاک کردن فایل‌های اضافی درنظر بگیرید و فایل‌های جدید را در فولدرهای مناسب قرار دهید.

پیشنهاد روکیدا
راهنمای مبتدیان: بازاریابی اینترنتی برای کسب‌وکارهای کوچک

۷- زمان را از آن خود کنید و به سازماندهی تجارت بپردازید
اگر برای تجارتتان به پیگیری‌های زمانی نیاز دارید، همچنین اگر به ارسال فاکتور و پیگیری هزینه‌ها با توجه به بودجه نیاز دارید، یک راه حل مانند سایت Harvest، این کار را سهل می‌کند. شما می‌توانید از آن بر روی کامپیوتر و یا بر روی گوشی‌های موبایل خود استفاده کنید و بدین ترتیب تمامی این وسایل همگام سازی می‌شوند.
همچنین، به یاد سپاری قرارهای ملاقات رفت و برگشتی، کاری دشوار است. برای حل این مورد، از یک نرم افزار مانند Calendy استفاده کنید تا به صورت اتوماتیک قرارهای کاری را برنامه ریزی کند. همچنین شما می‌توانید از دستیار مجازی کمک بگیرید تا بتوانید به تمامی قرارهای کاری و برنامه ریزی شده، برسید.


۸- برای سازماندهی تجارت بهتر، مدیریت تماس‌های خود را بهبود بخشید.
مدیریت آن دسته از مشتریان، پرداخت‌ها و سایر اطلاعات کلیدی دیگر، چالش پیش رو است که ممکن است برای شما گران تمام شود. امروزه، تجارت‌های کوچک مدرن و موفق، از مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) مانند اینفیوژن سافت (Infusionsoft) استفاده می‌کنند تا بتوانند همه کارهای خود را سازماندهی کنند. همچنین با اینفیوژن سافت، شما قادرید اتوماسیون بازاریابی شخصی انجام دهید، مثلا حتی زمانی که در حال استراحت هستید، برای شما کمپین‌های کاری ایمیل را انجام می‌دهد. همچنین این نرم افزار، پاسخ ایمیل‌های معمولی را به جای شما می‌دهد.
تجارت کوچک و سازمان خود را اولویت بندی کنید. ما به شما قول می‌دهیم که به این ترتیب زندگی شما به سمت سودآوری بیشتر پیش خواهد رفت.

۸ گام برای سازماندهی تجارت کوچک شما: کارهای زیاد در زمان کوتاه؟!
شما چه امتیازی می‌دهید ؟

4 دیدگاه

دیدگاه شما چیست ؟

Please enter your comment!
Please enter your name here